工程原始檔案整編程序改進的可行性探討

文/馬強　季雪玲

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工程原始檔案整編程序改進的可行性探討

文/馬強季雪玲

在企業運行中，工程檔案管理工作必須適應現代化和企業發展的需要，對傳統的檔案管理技術、方法和手段不斷地進行合理的改革創新

近幾年來，企業機構改革的全面實施，不可避免的對檔案工作產生了沖擊。一方面，隨著技術的不斷革新，企業創建國際型工程公司目標的提出和逐步實施，生產規模迅速擴大，市場份額不斷提升，效率成數倍增長，工程文件材料亦隨之大量增加，使得檔案人員精減后的緊缺與歸檔整理任務繁重之間的矛盾更為突出。另一方面，辦公自動化進程的加快，信息技術的逐步提升，使現行的檔案管理模式，根本不能滿足生產人員更快捷地獲得全面、準確的檔案信息的要求。因此，有步驟地、全面地改變傳統的歸檔、整理方法，實現檔案管理現代化，已經成為全體檔案工作者的共識。

在企業運行中，工程檔案管理工作必須適應現代化和企業發展的需要，對傳統的檔案管理技術、方法和手段不斷地進行合理的改革創新。工程檔案整編工作包括工程原始檔案整編和工程成品檔案整編兩個組成部分。本企業的工程檔案整編工作經過我們幾年來的不斷探索和努力，工程成品檔案整編工序已基本上達到了當前的最簡化程度。

在歷史長河中，檔案工作也刻上了時代的烙印。工程原始檔案的整編工作，多年來已經形成了一套規范、嚴格、系統的傳統模式。過去檔案過多地強調安全、保密，使檔案工作的重心偏向整理、保管。檔案管理基本上是手工整理、人工檢索等原始的理念框架，這種傳統方式就具有較強的科學性和實用性。如今，現代化企業進程卻使得傳統檔案整編工作的許多弊端逐步暴露出來，而且嚴重影響了檔案信息資源價值的發揮。工程原始檔案整理過程中的分類、成卷、擬名工序，方法繁瑣、復雜，有一定的主觀隨意性，案卷質量沒有保證。人為成卷也增加了檢索層次，影響檢索效率；案卷題名再次擬寫的隨意性使檢索途徑的可靠性下降。現在依然在使用的手工裝訂不僅費時費力，還不利于復印、縮微、掃描等工作的進行。

工程原始檔案不同于文檔，有特殊性，不能套用文檔以件為單位的歸檔模式。根據我們的實際情況，若直接以件為單位整編工程原始檔案，雖然可以避免組卷整編過程中出現的弊端，但是又帶來了新的困擾，打亂了常規歸檔所形成的穩定程序，對指導原始檔案材料歸檔和接收提出新的要求，使現行的以卷為單位的信息錄入、查詢、利用程序的數據庫結構出現紊亂，現存庫房信息與新的信息形成矛盾，甚至某些工作會更繁瑣，不利于工程原始檔案的管理和利用。

一、依據性文件、電算計算書、計劃大綱和監理工作中形成的文件等工程原始檔案材料，可以實行以文件的自然件為單位立卷（即以一件為一卷）進行整編。這些材料歸檔時基本上已自然成冊，裝訂也比較精美，無須再次裝訂；可直接利用文件自身生成的頁碼進行相關內容的填寫和錄入，省卻打印頁碼的工序。這種直接以件立卷的整編方式，不僅簡單易行，而且避免了組卷的繁瑣和案卷名稱再次擬定的不準確性，保留了案卷題名的原始性，便于網絡檢索、查詢和利用，使查閱檔案的準確率有較明顯的提高。

二、工程原始檔案中的廠家資料等基礎材料類，裝訂成本的以一本為一卷，散件以內容有內在聯系的為單位整理裝訂組卷。大于A3的圖紙整理方法不變。

三、卷冊任務書、校審單及評審表、互提資料、工程聯系單和變更通知單等工程原始材料，電子化歸檔目前還有一定的難度，以件為單位進行整編，不僅對查找利用無益，而且會增加檔案信息的錄入量，檔案檢索號也會成倍增加。因此，仍可沿用組卷方式進行整編。

四、工程原始檔案的整理裝訂工序可以進行簡化。摒棄傳統的三點線裝工序，改用不銹鋼釘（有普通和加厚兩種釘）裝訂，厚度以方便裝訂為宜；不用將封底和封面的粘貼分成兩個工序進行，用A3規格的牛皮紙把封底和封面統一起來，粘貼封面時同時反包粘貼封底，省卻一道工序，封面的打印版面和內容格式保持不變；大于A3無法裝訂的圖紙，不必逐頁加蓋庫房保管號，有連續的頁碼和卷冊目錄中的對照名稱，完全可以保證檔案管理中的庫管質量。

（作者單位：西北電力設計院IT信息應用管理部）