航天檔案數字化前鑒定工作探討

趙紅雨/航天檔案館

航天檔案是航天科技工業建設、運營與發展過程的真實記錄，是航天科技工業資產運營、管理與科研生產的重要憑證與依據，也是航天科技工業不可或缺的信息資源和重要資產。確保航天檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，對于維護國家利益和航天科技工業合法權益、提高航天科技工業的核心競爭力、促進國有資產保值增值等，都具有重要作用。

中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確要求：“加快推進傳統載體檔案數字化。各地區各部門各單位要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。各檔案館（室）要大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替原件提供利用，對已實現數字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施嚴防數字化過程中信息丟失、外泄和秘密泄露，對涉密檔案進行數字化要嚴格遵守保密規定?！边@是針對檔案部門開展檔案數字化工作提出的一項富有遠見的戰略要求。

檔案數字化是指檔案部門運用現代化的信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發等管理工作，實現檔案信息資源存儲的數字化、檔案信息資源管理的標準化、檔案信息資源傳遞的網絡化以及檔案數字化利用的過程。檔案數字化前鑒定指在對館藏檔案進行數字化處理之前開展的一系列鑒定工作，是按照有關原則、標準、規范和制度對檔案自身價值、珍貴程度、載體狀況及其利用需求進行鑒別和判斷，以確定數字化的范圍，并依據鑒定結果對數字化檔案實行分級管理，是檔案數字化工作的重要基礎和重要工作環節。

1 檔案數字化前鑒定的原則

一是精簡原則。精簡原則指需要數字化的館藏檔案必須經過精簡處理再數字化，既不能不加甄別全部數字化，也不能無序數字化。以航天檔案館為例，在長期的工作實踐中，我館形成了數量龐雜、門類豐富的檔案資料，按照精簡原則開展檔案鑒定，既要剔除內容重復的檔案，也要明確應當優先進行數字化的檔案，如利用需求迫切和利用頻繁的檔案、具有重要價值的檔案、年代久遠或保存現狀不容樂觀的檔案，等等。按照精簡原則進行檔案鑒定，既能準確反映航天科技工業的工作面貌，也能實現工作的節約化與集約化。

二是完整原則。完整原則指數字化后的檔案應保持系統性、完整性、準確性與全面性，因此在進行檔案數字化前鑒定時，要確保檔案資源結構盡可能趨于合理，并力求保持時間上的連續性、形式上的完整性以及內容上的多樣性。

2 當前工作中存在的問題

2.1 工作流程不完善、不合理

目前，航天檔案數字化前鑒定工作以“利用為先，急用先行”為原則，即優先對利用率較高的檔案進行鑒定，如優先對文書檔案門類進行鑒定；優先對急用的檔案進行鑒定，如結合航天事業紀念日，優先對部分年鑒、大事記等急用檔案進行鑒定。目前，航天檔案館檔案數字化前鑒定的工作流程還不夠完善，工作中經常出現鑒定不準確、鑒定時間過長、鑒定結果不佳等現象，影響整個工作進展速度和鑒定效果。

2.2 缺乏專門人才

航天檔案館館藏航天檔案的時間跨度為60余年，檔案數量非常龐大，檔案涉及文書、經營、會計、科研、質量、基建、設備儀器、特殊載體等多個門類，工作人員對這些檔案進行數字化前鑒定時，需要具備豐富的檔案工作經驗和業務技能，還需要具備科研生產、經營管理等方面的專業知識，唯此才能準確、快速地對檔案做出鑒定。然而，目前我館現有檔案人員不具備這種能力。

2.3 缺乏工作標準

完善的工作標準是實現工作規范化、確保工作質量的重要保障，但航天檔案數字化前鑒定缺乏相應的工作標準，由此造成的后果是，開展工作的主觀性較強，此外囿于工作人員的立場、知識、認知水平、專業水準等不盡相同，且專業水準普遍低下，鑒定工作存在很大的不確定因素，工作成效不盡如人意。

3 解決問題的方法

3.1 完善工作流程

一是準備階段。準備階段是做好航天檔案數字化前鑒定工作的基礎，主要包括以下方面：首先，成立鑒定機構并組織工作小組，加強對數字化前鑒定工作的領導，在組織上和人員上予以充分保證。其次，制定并明確工作職責，做到責任清晰明確、相關責任人各司其職，確保通力完成鑒定工作。再次，制定鑒定工作細則，在充分掌握相關標準規范和館藏資源相關情況的基礎上，制定檔案數字化前鑒定細則，作為開展鑒定工作和進行復查驗收的依據，同時要提升鑒定人員的規則意識，確保按照細則要求開展工作。需要注意的是，細則要包含相應條款來約束鑒定工作人員，以保障工作的規范性。

二是實施階段。在實施階段，鑒定工作小組成員按照鑒定工作職責和工作細則對檔案進行鑒定，確保工作客觀、公正、準確。就準確性來說，在工作中小組成員如遇把握不準的情況時，應共同分析研究、謹慎把關定奪，確保鑒定工作的準確性。在完成階段性的工作任務之后，小組成員可對工作成果進行交叉互檢，以減少差錯率，確保鑒定工作成效。在全部工作完成之后，工作小組組長應對小組成員的鑒定質量進行把關，可采用重點抽查法進行檢查。

三是驗收階段。工作結束后進行驗收，能夠有效對工作結果進行把關。應成立驗收工作組專門負責工作驗收，驗收工作組可由鑒定工作領導小組、工作小組及其他相關專家組成，采取現場檢查、重點抽查、質量驗證等方式進行驗收、把關，并出具驗收意見。

3.2 加強業務人員培訓

檔案數字化前鑒定工作具有較強的專業性與綜合性，對于檔案數字化工作的整個過程具有舉足輕重的作用，因此必須加強業務人員的培訓。這里的培訓包括兩個層面：一是引進專業人員，既要引進檔案工作人員，也要引進科研生產、經營管理等方面的人員，確保人員結構合理。二是強化人員培養機制，對于檔案工作人員，應為他們提供其他相關專業領域的培訓；對于非檔案專業的人員，應為他們提供檔案業務培訓。此外，要建立人才“走出去”機制，定期組織業務人員赴兄弟單位學習先進工作經驗，或參加檔案部門組織的業務培訓，不斷提升業務能力。

3.3 完善工作記錄

工作記錄是鑒定工作全過程的重要憑據，在開展檔案數字化前鑒定工作時要重視做好工作記錄，明確記錄包括鑒定檔案的名稱、鑒定日期、是否數字化以及鑒定后檔案的分類狀況等，以此規范鑒定程序、確保工作按規定流程開展，也便于及時發現工作中存在的問題并加以解決。

3.4 強化歸檔鑒定工作

檔案數字化前鑒定工作相當于二次鑒定，為避免工作中因為任務重、時間緊而出現“手忙腳亂”現象，影響工作成效，建議將工作重心前移，適度調整鑒定策略，重視并強化檔案歸檔時的鑒定工作。通過這種措施簡化檔案數字化前鑒定工作量，從而提高工作效率。

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