大數據時代高校檔案管理優化的路徑探析

李彥

大數據時代高校檔案管理優化的路徑探析

李彥

大數據時代，高校檔案數據具備規模巨大、多源異構、價值密度低及處理迅速等基本特征。檔案大數據對傳統檔案管理觀念、管理技術、數據安全和人才需求提出了新的挑戰。

大數據高校檔案管理路徑優化

隨著云計算、物聯網技術的發展，人類社會不可逆轉地邁入大數據時代。在大數據背景下，“一切歸檔”的檔案理念正在進入人們的視野。檔案大數據給高校檔案管理帶來了前所未有的挑戰，如何優化高校檔案管理已成為一個迫切的話題。

一、高校檔案大數據的基本特征

檔案大數據，是指涉及檔案的規模巨大到無法在一定時間內用傳統的常有軟件對其內容進行抓取、管理和處理的數據集合。大數據時代，高校檔案數據具備大數據的基本特征。

1.檔案數據規模巨大

大數據時代，高校管理各業務系統產生的一切具有保存價值的文件、數據、視頻、實物等都能構成檔案信息。在傳統檔案收集范圍之外，新的基于信息系統形成的電子數據成爆炸性增長。另外，隨著檔案信息化進程的推進，大量的館藏實體檔案被加工轉化為數字檔案。檔案“存量”與“增量”的聚集，使高校檔案規模呈現海量增長。

2.檔案數據結構多源異構

高校檔案涉及黨群、行政、科研、基建、出版、財會、聲像等十多個門類，基于不同業務系統產生的數據資源有結構化數據、半結構化數據和非結構化數據。這些多源異構數據相互關聯，共同構成了高校檔案數據整體。

3.檔案數據價值密度低

檔案數據總量的擴大，最大可能地保障了檔案收集的全面性，海量數據的存儲能較好地保障數據的歷史價值。但從利用的角度來看，與傳統檔案相比，更多的檔案數據可能發揮不了使用價值。以視頻為例，連續不間斷監控過程中，可能有用的數據僅有一兩秒?？梢?，檔案數據價值密度高低與檔案數據的總量成反比。

4.檔案數據分析處理迅速

大數據核心的價值，就在于對于海量數據進行分析，為用戶提供更多快速、準確的個性化服務。在大數據背景下，用戶對檔案利用有更高的要求，檔案數據的處理速度是關鍵的一步。大數據技術能充分保障數據的快速處理，為用戶挖掘更多真實可靠的需求信息。

二、高校檔案大數據管理面臨的挑戰

1.對檔案管理觀念的挑戰

傳統檔案管理中，檔案的收集、整理、保存、利用均遵循一定的價值主線展開。在資料來源上尊重全宗原則，關注檔案形成的方式；檔案鑒定上注重對單個文件的價值判斷；保管對象上側重對檔案實體的關注；檔案服務上側重于用戶對檔案的查詢與利用。大數據時代，檔案管理觀念、理論、方法、途徑均發生了很大的變化?！耙杂脩粜枨鬄橹行摹钡臋n案理念將取代傳統的“重保管輕利用”管理觀念，人們可以不再關注檔案的“為什么”，只需知道“是什么”；不必注重檔案數據如何形成，只要重視檔案數據怎樣利用，從海量數據中挖掘出有價值的信息，進行科學預測或充分滿足用戶的需求。

2.對檔案管理技術的挑戰

大數據時代，檔案來源的單一途徑已徹底改變，幾乎所有的組織、個人均能產生類型不同、結構各異的檔案數據。檔案管理需要借助現代管理技術有效實現對檔案大數據的收集、存儲、分析、利用，進而推動檔案管理信息化水平的不斷提升。在檔案收集上，要采取更多的數據處理技術，實現檔案系統管理的前端控制；在檔案存儲管理上，要應用更多的存儲處理技術，保障數據安全；在檔案利用中，要提升檔案智能化服務技術，以更高效地服務用戶。

3.對檔案數據安全的挑戰

傳統檔案安全管理，從“人防、物防、技防”三個方面注重對檔案實體的絕對保護。大數據時代，檔案安?！叭馈痹瓌t仍未改變。與傳統檔案的安全保護相比，現代檔案數據的安全將面臨更大的挑戰。這些檔案數據的存儲設備更易受到損壞，數據保管及讀取技術更易遭到淘汰，檔案數字化轉換可能導致檔案的原始憑證性改變，檔案數據的網絡安全更易遭到黑客攻擊，檔案電子數據面臨丟失、篡改、損毀、泄密的風險日益加大。

4.對檔案人才的挑戰

大數據時代，對檔案人才有了更高更新的要求。檔案工作者除了要掌握檔案專業知識與技能外，還要熟悉大數據知識與技術，能較好進行數據庫管理、大數據分析處理等。檔案管理部門要更多地培養和引進數據工程師、數據分析師、高級管理師等專門技術人才。

三、優化高校檔案管理的路徑選擇

1.樹立現代檔案管理理念

只有首先實現思想觀念的現代化，才有檔案工作的現代化。大數據時代，檔案管理工作者要解放思想，更新觀念，遵循人本原則，加強現代管理意識，樹立大檔案、大數據、大平臺、大服務理念。檔案工作者應積極適應檔案工作知識化、社會化、網絡化、人性化的需要，克服傳統檔案管理的惰性，實現檔案工作由“重保管輕利用”到“以用戶需求為中心”的管理觀念轉變，改變傳統的“出現問題—邏輯分析—因果關系—解決方案”逆向思維模式，運用“收集數據—量化分析—相互關系—優化方案”正向思維模式，從大量的檔案數據中挖掘出數據背后的隱性信息與知識，實現用戶更多的個性化需求。

2.推進檔案信息化建設

高校檔案信息化建設，是指通過運用現代信息技術，不斷開拓包括電子檔案在內的檔案資源，并不斷創造新的檔案信息資源利用。檔案信息化建設順應了社會發展的需要，能有效實現檔案資源的數字化、信息服務的網絡化、檔案管理的規范化和檔案資源共享的最大化。

（1）搞好檔案信息化基礎設施建設。裝備先進的檔案信息網絡系統和檔案信息化設備，有效實現檔案信息傳輸、交換、檢索、利用。

（2）搞好檔案信息化資源建設。堅持大檔案原則，努力實現館藏檔

案的數字化和新增電子文件的收集，全力建設館藏檔案目錄中心數據庫、數字檔案全文及專門數據庫。

（3）搞好檔案信息化標準規范建設。在電子文件的形成、接收、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、傳輸、利用和管理等方面構建標準化或制度化要求，為檔案信息化建設發展提供技術標準和制度保障，確保檔案信息和網絡運行安全。

（4）搞好檔案信息化利用服務建設。用戶已不滿足于檔案數據與文件的利用，更希望能獲取數據背后隱藏的信息與知識。檔案利用服務產品也由傳統的提供數據、文件轉變為提供知識。要改進檔案知識服務技術引擎，努力建設資源與學術搜索引擎、資源服務推薦引擎、知識服務社區實體行為智能分析引擎、用戶知識需求預測引擎及多維度信息獲取、組織、分析、決策引擎等。

3.促進檔案管理法治化

（1）堅持檔案管理的合法性原則，做到有法可依。建立健全檔案管理的法律法規和技術規范，是高校檔案工作的根本保障。大數據背景下，更要加大數字檔案技術標準與管理制度的創建工作。在宏觀政策層面，堅持國家頂層設計，構建起適應國家信息化戰略的電子檔案管理目標、原則、規劃和法律框架；在制度和資源管理層面，有關部門應建立起科學合理、操作可行的管理制度和行動措施，對管理制度、技術標準、操作規則、數據系統等進行精細化規定。微觀層面，高校要制定有關檔案管理規章制度，全面規定學校檔案工作管理體制、檔案機構基本任務與職責、專（兼）職檔案隊伍建設、檔案發展經費、檔案設施配備、文件材料歸檔、電子檔案接收、檔案管理、檔案利用與開放、檔案工作考核與獎罰、檔案信息化建設等。

（2）堅持檔案管理的合理性原則，做到因地制宜。隨著社會的發展，可能出現法制滯后、法律真空的情況。在無法可依的情況下，高校應緊密結合校情，在自己的權限范圍內制定具體的檔案管理規則。高校因地制宜先行探索檔案立法，既合理合情，又發揮了“試驗田”作用，一些成功經驗，甚至可能科學上升為國家立法依據。

（3）堅持檔案管理的發展性原則，做到與時俱進。檔案管理法制化更要關注法制的公平、正義和合理性，貫徹立法的民主化原則，真正遵循檔案工作內在規律，減少部門利益立法。針對檔案管理中出現的各種新問題，及時推動檔案法規的立、改、廢，與時俱進，實現動態立法。在檔案管理法制化進程中，既要堅持按法制辦事，保障法制的權威執行，也要堅持法制的正確實施，加大執法監督。

4.構建現代檔案安全保障體系

（1）健全檔案安保制度。高校應在檔案，尤其是數據檔案的收集、整理、保存和利用上制訂一整套嚴格的檔案安保制度。定期或不定期舉行檔案安全教育和培訓，提升職工安全意識和安全技能。層層強化安全責任，確保檔案安保制度的精準實施，確保檔案安全的萬無一失。

（2）完善檔案安保設施。按“防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防霉、防高溫、防強光”等安全標準，全力建成現代化檔案庫房。除了配備滅火器、驅蟲藥、溫濕度計、空調機、除濕機等傳統安保設備外，還應配備庫房密集架、數字高清視頻監控系統、紅外防盜系統、自動滅火系統、溫濕度監控系統和電子門禁系統等現代安保設施設備。建成獨立可控的局域網及信息機房，配置網絡安全設備、存儲備份設備及高校檔案管理平臺。

（3）強化網絡信息安全。鑒于檔案數據的電子化特征，網絡信息安全建設應得到特別重視。高校檔案館的信息網絡要設置獨立的服務器，加裝單獨的防火墻，對網絡信息進行物理過濾。檔案信息化建設時，采用絕對安全的檔案管理信息系統。檔案數字化工作盡量由高校檔案館自己完成。條件不具備的，一定要選擇經政府部門認可的檔案中介服務機構作為合作對象進行數字化加工。對檔案數字化內容要謹慎選擇，對涉密程度很強的檔案可以掃描，但不能上傳到檔案利用服務網絡，以便從源頭保證檔案內容信息的安全。另外，對已形成的數字檔案應進行及時實現遠距離異地備份，進一步增加安全保險系數。

5.加強檔案人才隊伍建設

檔案人才隊伍建設是開拓檔案事業的關鍵。大數據帶來的巨大變化，在思想意識、專業知識與技術水平方面給檔案工作者提出了全新的要求。檔案工作者應實現從檔案專門人才到復合型人才的轉變，除了要精通檔案專業知識外，還要熟練掌握現代信息知識和技術。檔案管理人員更要具備現化檔案管理知識、大數據意識與專業技能。

加強高校檔案人才隊伍建設，主要通過兩種途徑：一是加大擁有現代檔案知識、技術人才的引進。二是著眼于在職檔案人員隊伍整體素質的提升。鑒于檔案工作在高校工作中的地位和影響，第二種途徑是主要的方式。高?？刹捎美^續教育、專題培訓、專題講座、學術交流、科學研究等多種多樣的教育培訓。通過培訓，加強職業道德教育，培育愛崗敬業精神；加強檔案專業知識教育，夯實檔案工作基礎；加強市場經濟意識教育，提升服務社會意識；加強現代技術技能培訓，適應大數據時代要求。

總之，大數據時代，檔案管理面臨新的機遇與挑戰。唯有進一步解放思想，加大人、財、物的投入，采用新的檔案數字與管理技術，推動檔案信息化和法制化進程，才能進一步持續、規范、創新、優化檔案管理。

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作者單位：湖南師范大學檔案館