呆賬核銷檔案管理問題分析與改進(jìn)建議

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，金融業(yè)各項(xiàng)工作不斷深入推進(jìn)。在此過程中，必須認(rèn)真防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)處置資產(chǎn)損失，有效提高資產(chǎn)質(zhì)量，充分實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)保全，特別要做好呆賬核銷工作。呆賬核銷檔案是指在呆賬核銷工作中形成的具有保存與查證價(jià)值的相關(guān)材料，主要包括在核銷過程中形成的申報(bào)、審核、審批、核銷材料，在貸款業(yè)務(wù)過程中形成的貸款申請(qǐng)、貸款調(diào)查、貸款審批、借款合同、貸款催收通知書等書面材料，以及在向人民法院起訴過程中形成的起訴書、人民法院判決（調(diào)解）書、人民法院裁定書、人民法院債權(quán)憑證等材料。做好呆賬核銷檔案管理，對(duì)于全面了解呆賬核銷工作過程，掌控核銷項(xiàng)目信息，規(guī)范賬銷案存管理，提高貸款核銷工作效率，切實(shí)為金融業(yè)健康發(fā)展服務(wù)，都具有積極意義。

1 問題分析

其一，檔案管理制度不健全。目前，我國關(guān)于呆賬核銷檔案管理的規(guī)章制度缺失，政府層面制定的《金融企業(yè)呆賬核銷管理辦法》《信貸檔案整理規(guī)則》等規(guī)章制度中，沒有明確提及呆賬核銷檔案管理的方式方法，也缺乏具體的檔案工作要求。其二，檔案資料收集不完整。由于呆賬核銷檔案材料的產(chǎn)生過程復(fù)雜、形成周期較長，檔案遺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如，根據(jù)《金融企業(yè)呆賬核銷管理辦法》規(guī)定，借款人或者被投資企業(yè)在貸款過程中產(chǎn)生的借款材料、被催收過程中產(chǎn)生的催收材料以及核銷過程中形成的核銷材料是呆賬核銷檔案的重要組成部分，但實(shí)際工作中這些檔案材料遺失較為嚴(yán)重；此外，因同一檔案材料經(jīng)手人員調(diào)動(dòng)頻繁，借據(jù)、借款合同、保證函等重要材料在收集過程中往往要經(jīng)多人轉(zhuǎn)手，極易造成散失。其三，檔案交接手續(xù)不規(guī)范。以玉環(huán)農(nóng)村合作銀行為例，銀行要求客戶經(jīng)理在案卷結(jié)案后要把呆賬核銷材料及時(shí)歸檔，并與檔案員辦理好交接手續(xù)。但在實(shí)際工作中，客戶經(jīng)理往往將呆賬核銷材料單獨(dú)裝盒并自行保存，沒有按要求履行交接手續(xù)；一些客戶經(jīng)理直接將呆賬核銷材料交給信貸文員整理，再由文員交由綜合檔案室，而客戶經(jīng)理與檔案員之間沒有辦理交接手續(xù)，造成工作責(zé)任不明確，如果發(fā)生問題易出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象；個(gè)別客戶經(jīng)理素質(zhì)較低，無視呆賬核銷檔案管理要求，拒交呆賬核銷材料。

2 改進(jìn)建議

第一，建立專門的呆賬核銷檔案管理制度。政府應(yīng)當(dāng)出臺(tái)呆賬核銷檔案管理制度，從宏觀層面對(duì)檔案工作要求進(jìn)行規(guī)定；各相關(guān)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定有針對(duì)性的呆賬核銷檔案工作規(guī)范，細(xì)化工作責(zé)任，明確工作要求。以銀行為例，建議銀行制定呆賬核銷檔案管理規(guī)范，明確以下事項(xiàng)：一是呆賬核銷檔案歸檔范圍；二是各支行指定兼職檔案人員負(fù)責(zé)本支行呆賬檔案材料的收集與整理，于次年6月底前造好移交清冊(cè)，將清冊(cè)與檔案一并移交總行綜合檔案室；三是支行客戶經(jīng)理負(fù)責(zé)將工作中形成的呆賬核銷材料及時(shí)主動(dòng)移交兼職檔案管理員集中管理，不得把檔案材料據(jù)為己有；四是總行綜合檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)各支行的呆賬核銷檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一編目、保管和開發(fā)利用。

第二，對(duì)呆賬核銷檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核。以銀行為例，需做到以下幾點(diǎn)：一是由各支行兼職檔案人員編寫呆賬核銷檔案的真實(shí)性調(diào)查報(bào)告，經(jīng)支行認(rèn)定小組討論，由經(jīng)辦支行負(fù)責(zé)人簽署意見，上報(bào)總行合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)部；二是由銀行合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)部匯總各支行上報(bào)的呆賬核銷檔案，并會(huì)同計(jì)劃信貸部、財(cái)會(huì)信息部對(duì)檔案的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行審核并簽署意見，再上報(bào)董事會(huì)風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)進(jìn)行再次審核；三是由審計(jì)部門對(duì)檔案的完整性與真實(shí)性進(jìn)行最后把關(guān)。

第三，建立呆賬核銷檔案信息共享數(shù)據(jù)庫。可以全面推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）工作為契機(jī)，建立呆賬核銷檔案信息共享數(shù)據(jù)庫，由綜合檔案室面向特定用戶提供下載或批量復(fù)制檔案全文或目錄數(shù)據(jù)的服務(wù)，并授權(quán)用戶通過查詢服務(wù)接口獲得或引用所需檔案的詳細(xì)信息，提升檔案的利用效率。