電力企業辦公室文秘工作水平提升對策

李利

（國網四川省電力公司大英縣供電分公司四川大英縣629300）

電力企業辦公室文秘工作水平提升對策

李利

（國網四川省電力公司大英縣供電分公司四川大英縣629300）

企業辦公室文秘工作肩負著以文輔政的重擔，企業辦公室文秘人員既肩負著對外交往的重任，也需合理協調企業內部各部門單位的相關事宜。而當前文秘工作仍存在著諸多問題。本文基于電力企業辦公室文秘工作現狀，首先分析了企業辦公室文秘工作的重要性，并探討了當前企業辦公室文秘工作存在的問題，最后提出了幾點做好企業辦公室文秘工作的對策。

電力企業；辦公室；文秘工作；提升對策

1 引言

辦公室屬于企業核心事物集中處理的關鍵場所，其文秘的工作事項繁瑣復雜，控制影響著企業的順利正常運行。辦公室文秘工作作為一個重要的信息傳輸角色，在工作上必須要做準確領會上級意圖，熟練相關業務技能，具備隨機應變及時處置突發狀況活泛的能力。只有做到眼觀六路、八面玲球，才能在工作上保證效率。

2 企業辦公室文秘工作的重要性

企業辦公室文秘崗位許多工作事務為做好領導工作的鋪墊，例如會前籌備工作、會議服務工作；信息收集與處理工作等。文秘的這些工作直接決定著領導的工作效率與工作進程。因而日常工作中文秘需要明確領導工作中的各個環節，加強同領導的溝通，充分為領導的工作做好鋪墊。其次，除了為領導工作做好鋪墊的作用，文秘工作還有著對領導工作進行延伸與拓展的重要作用。如企業領導進行決策之后，文秘需要結合會議草擬出領導決策文件，利用書面的形式準確表達出領導的決策內容并向各單位下發，同時收集與反饋各單位的意見與建議；企業領導出差，秘書需要有效整理好領導所帶回的重要資料并處理好各項事務。這也給文秘工作提出了較高的要求，秘書在嚴格按照領導要求辦事的同時，也要注重加強自身的應變能力來獲取工作的預期效果。

3 企業辦公室文秘工作存在的問題

3.1 缺乏實際問題處理經驗

電力企業辦公室文秘人員現重點只注重對文件事務的處理，但缺乏對實際問題的處理經驗。由于其具體工作性質，經常按照傳統模式進行，文秘人員只需熟悉書面文件日程的處理。但在人員溝通協調上，電力企業相關業務技術知識經驗儲備上，缺乏靈活性管理基礎。伴隨當代經濟的發展，各種電力相關技術的更新換代，電力企業面臨各項新科技、各種新辦公形式的轉換。而辦公室文秘人員思想易機械化，知識更新緩慢，在解決突發實際問題上不能有效的解決。

3.2 綜合素質有待提升

文秘人員的綜合素質不足也是當前所面臨的一個重要問題。就現狀來看，當前電力企業辦公室文秘人員通常為半路出家，缺乏專業系統的文秘知識，無法全面滿足工作需求，在工作當中無法高效完成任務；并且文秘人員自身知識更新較慢，學習與培訓的機會較少，綜合素質難以有效提升，工作視野與思路有待拓展；并且部分文秘人員也存在著服務意識差的現象，工作中表現為工作積極性不高、責任心不強等，導致辦公室文秘工作效率大打折扣。

3.3 缺乏統籌協調

在電力企業辦公室文秘工作中，由于企業的性質需要處理的事項會特別繁重。文秘工作人員經常缺乏明確的目標，正在處理稿件的同時突然領導又交代新的任務；在剛轉換新任務的過程中下級部門又過來請示項目決策；在交代工作的同時領導同時又在加急催促統計表格。同時間面臨各項緊急事物的處理分身乏術導致工作一團亂麻，在工作中機械式行動缺少靈活性沒有統籌意識，從而導致其工作效率低下工作完成度不高。

4 電力企業辦公室文秘工作水平提升對策

4.1 強化執行，提升服務意識

作為企業領導的助手，文秘人員應當強化自身的執行意識。文秘人員可在領導決策之前提出自身意見，領導決定之后的事情必須要想方設法全面完成，做領導身旁忠實的執行人。同時，企業辦公室文秘人員數量有限，因而如何高效完成任務是一個重要的問題。文秘人員應當積極改善自身的工作方法。工作中應加強總結，理清辦公室工作規律所在，安排自身工作時間，從而能夠有條不紊地完成領導以及部門的各項工作任務；并且辦公室文秘人員通常情況下由于工作繁忙，自主安排的時間較少，因而在文秘人員在日常工作中有必要積極調整好自身的工作心態，以良好的態度應對各項工作任務。此外，企業辦公室的主要職責為向領導以及各部門所服務，因而對于文秘工作人員而言，樹立良好的服務意識是工作開展的根本。日常工作當中，企業辦公室文秘人員需要堅持自身良好的服務意識，以真誠熱情的服務為基礎，完成領導以及相關部門所交予的職責；不斷提升自身服務意識，協調好企業各個部門單位之間的關系，確保各項工作零擱置、零積壓、零失誤，較好為公司領導分憂，也為科室、基層服務。

4.2 及時溝融找準重點

在辦公室文秘工作中會需要與各部門人員接觸，要在及時溝通上下狠功夫。文秘人員在溝通反面比較欠缺的主要原因，是自身缺乏服務意識。電力企業辦公室文秘人員由于經常處理書面日常事務，在人情練達上表現欠缺且并不重視其自身有效傳達溝通的責任意識，文秘人員應當在工作中從被動服務意識轉為主動服務，充分發揮主觀能動性主動詢問領導當日準備事項，在工作關鍵期間主動溝通了解掌握工作信息，從被動接受安排工作到主動制定計劃采取行動，有效處理工作提高辦事水平。電力企業辦公室文秘的工作必須確保在短時間溝通中領會各項任務的工作重點與意義，只有不斷的改善被動的工作局面，在溝通中主動把握信息積極協調組織，才是提高工作水平最有效的途徑。

4.3 加強學習培訓積累經驗

在面對如今辦公環境多樣化的需求，電力企業辦公室文秘由于日常工作的機械化容易導致思想陳舊缺少靈活性，因此需要不管加強文秘的知識技能培訓學習，在工作中實踐中探索方法，積累高效工作處理問題的經驗。不斷夯實專業技能如：檔案管理、公文寫作、人事制度、電力企業相關技術等。只有通過不斷的提高文秘自身素質，在熟能生巧中結合勤奮好學才能提高文秘專業水平提高電力企業辦公效率。

4.4 抓好重點，注重工作細節

面對千頭萬緒的文秘工作，作為文秘人員，日常工作中需要注重統籌安排，切忌馬馬虎虎。具體來講，文秘人員需要將需要辦理的事情記于日志當中，區別輕重緩急、做好計劃，理順思路，只有這樣才能夠確保抓好重點，分清主次，不錯辦、不誤辦，做到事事有條理，提升工作效率。其次，企業辦公室文秘工作的重點為做好信息傳達，文秘人員應當做好企業文件的上傳下達工作，嚴格處理好公文的審核以及發文等工作，特別是一些重要的文件，更要杜絕錯誤領會領導意圖的情況發生；同時需要積極做好企業信息的報送工作。作為企業辦公室工作中的一個重要部分，信息工作直接反映出企業的各項工作動態。因而文秘人員在信息報送工作中需要將問題切實弄清楚，有憂報憂、有喜報喜，為領導的決策提供真實可靠的信息。此外，對于文秘人員而言，辦公室工作面較為廣泛，工作當中文秘人員需特別注重一些工作細節，處理好各個細節問題，保持謹慎仔細的工作原則，一心一意工作，認真對待領導與相關部門交予自身的工作。

5 結語

綜上所述，電力企業的辦公室文秘工作雖然表面上繁瑣普通，但因其重要的工作職能在企業中起到承上啟下，銜接上級領導與基層溝通的關鍵環節。辦公室文秘的工作水平直接影響企業的辦事效率，唯有從根本上不斷優化自身工作方式做好統籌協調，分清工作事項的輕重緩急井然有序的處理；在溝通上化被動為主動，積極通過對各項任務的主動了解，掌握關鍵信息與校心思路保證信息的準確與及時；不斷加強自身學習夯實各項辦公技能；積極端正自身工作態度樹立愛崗敬業樂于奉獻的精神，在工作中保持謙虛穩重的狀態才能有效提高電力企業辦公室文秘的工作水平。

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[3]張洪福.新形勢下做好高校辦公室文秘工作的對策思考[J].當代青年：下半月，2015（4）：58～59.

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1004-7344（2016）28-0032-02

2016-9-2