淺議檔案管理基本要求

萬 欣

吉林省水文地質調查所

淺議檔案管理基本要求

萬 欣

吉林省水文地質調查所

隨著信息技術的不斷發展，現代檔案逐步向電子檔案轉換，在新的技術背景下，開展檔案管理工作的基本需求也在不斷變化。本文主要探討了新時期檔案管理的各項基本需求。

檔案管理；制度；人員；基本要求

檔案是一種重要的信息資源載體，具有重要的現實價值和經濟價值，隨著現代科學技術的不斷發展，現代檔案管理發展對檔案管理人員、管理制度提出了新的要求。本文主要探討了新時期檔案管理的基本要求。

一、檔案管理對檔案的基本要求

伴隨著電子信息技術的不斷發展，現階段，對于重要信息資源的記錄和保存形式多以電子檔案的形式進行相應的管理工作。新時期檔案管理對電子檔案的基本要求主要體現在以下幾個方面。

（一）原始性

電子檔案與紙質檔案材料存在一個很明顯的不同，電子檔案在生成、傳播、存儲、接受過程中，電子檔案本身既是原始的，又是復制的。在歸檔保存的過程中，必須要保證電子檔案的原始性。

（二）真實性

電子檔案傳播迅速、易于復制，極可能在反復的傳播、復制過程中，產生真實性的變化。同時電子檔案的更改不會留下痕跡，記憶失真。因此在建立電子檔案過程中必須要進一步確保電子檔案的真實性。

（三）安全性

電子檔案的保存方式通常是存儲在計算機硬盤、磁盤、U盤等多種介質中，現階段“云盤”也被廣為推崇，但這些保存媒介，往往具有一定的危險性，例如計算機硬盤、磁盤、U盤等往往會受到物理環境的變化產生破壞，導致數據丟失，又例如云盤、計算機硬盤倘若遭受惡意攻擊，也會致使檔案數據丟失。因此，必須要進一步確保電子檔案的安全性。

（四）標準性

電子檔案往往有多種表現形式，由于組織機構不同、行業與專業的不同，相關的電子檔案的標準、格式也有所不同。電子檔案在傳播過程中可能會產生標準改變的現象，但在檔案管理保存中，必須要保證電子檔案的在行業內、組織機構內的標準性、完整性和統一性。

二、檔案管理對檔案管理人員的基本要求

在新時期繼續保證我國現代檔案管理工作持續、健康、穩定的發展，努力探討現代社會發展對檔案管理工作者素質的基本要求具有重要意義。作為現代檔案管理從業者，新時期檔案管理對其的基本要求主要包含：

（一）專業素質

檔案管理工作內容隨著現代社會信息化發展趨勢而產生了較大的轉變，為了適應這種新的轉變，切實的做好對檔案的管理工作，新時期的檔案工作者必須要有良好的專業素質：基礎檔案管理知識、信息技術、計算機技術等。同時檔案管理工作者還應該與時俱進，在工作過程中不斷的歸納總結工作經驗，積極學習新的檔案管理技術。

（二）服務意識

新時期檔案管理工作內容不再局限于對檔案信息的保存和管理，更注重的是對檔案信息的高效利用，更好的為社會服務。檔案管理工作者的服務意識的好壞，直接關系到珍貴檔案的安全性與高利用率的高低。基于此，新時期的檔案管理工作者必須要具備有良好的檔案服務意識，既要加強對檔案信息的檢索、編目、統計工作，同時也要熱情的答詢檔案利用者的疑問，做好檔案服務。

（三）創新意識

作為新時期的檔案管理工作者，具有創新意識、創新能力，是現代檔案管理工作新的發展需要。一方面，檔案管理工作者要不斷深入挖掘檔案管理的新方式、新方法，努力將現代化科技與檔案管理工作實質進行緊密的關聯，提升檔案管理效率，另一方面，檔案管理者還需要不斷的優化已有的管理體制、管理方法，不斷的進行創新。

三、檔案管理對檔案管理制度的基本要求

（一）形成與歸檔制度

應該進一步規范化檔案的形成制度，主要包括有：對電子檔案要求按照相關統一格式標準，并且應當將電子檔案的元數據和背景信息進行一統保存，確保電子檔案形成的完整性。與此同時，檔案的歸檔也十分重要，對于紙質檔案，應該采用統一的保存方式對其進行保管，應該采用科學的編目方法來對紙質檔案進行編目，便于查詢和利用。同時在將紙質檔案轉換為電子檔案過程中，應當確保其信息的準確性，應同時保存紙質檔案和紙質檔案。對于電子檔案的歸檔，則需要經歷檢測文檔有效性——與紙質檔案的一致性——存儲載體的檢驗——對歸檔的說明（歸檔時間、范圍、方式）等一系列的步驟，以確保電子檔案歸檔的科學性、真實性和合法性。

（二）保管制度

一是要對檔案載體的物理性保管，應建立一個適應紙質檔案、檔案載體（如磁盤、光碟、U盤等）保存的環境，保持好溫度、濕度環境。二是要進一步的提升檔案載體的質量，確保在一定的保存期限內，相關載體不會出現質量問題，導致數據信息的丟失。三是要加強對相關計算機設備的病毒檢測、防火墻設置，確保保存的電子文件不會感染病毒。

（三）利用制度

一方面需要分層次、分等級的進行對檔案利用的制度管理，應該根據檔案的密級為根據，進行多層次的管理，同時還需要考慮到管理機構的安全技術條件，來選取開放檔案的層次。另一方面需要加強對人員的管理制度，檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數據系統管理者和電子檔案保管人員等。應以他們各自的分工為依據，對其使用權限進行合理的限制，可根據各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內容，決定對其授權的范圍。

四、結束語

對于新時期的檔案管理工作者而言，想要進一步的提升檔案管理工作水平，就需要抓住新時期檔案管理的各項基本要求，實現對檔案的科學化管理，最大限度地利用檔案的內在價值，更加有效地發揮檔案的社會和經濟效益。

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