論檔案管理在疾病控制中心的重要性及實踐策略

崔 濤

濟(jì)寧市婦幼保健院

論檔案管理在疾病控制中心的重要性及實踐策略

崔 濤

濟(jì)寧市婦幼保健院

信息技術(shù)的發(fā)展給我國很多行業(yè)都帶來了新的挑戰(zhàn)，疾病控制中心的檔案管理也不例外。現(xiàn)階段的外界環(huán)境需要檔案管理的方式得到相應(yīng)的更新，但目前我國很多控制中心在這方面還有很多欠缺，管理人員還沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而使得其很難在實際管理工作中取得相應(yīng)的效果。基于此，本文先介紹了檔案管理的重要性，深層次的闡述了其在控制中心的實踐策略。

檔案管理；疾病控制中心；管理設(shè)備；管理制度

疾病控制中心本身就具有預(yù)防、控制各類重大疾病、殘疾等重要使命，在保證社會穩(wěn)定、提高公民保障等各個方面都有著不可替代的作用。而檔案管理在疾病控制中心是一項非常基礎(chǔ)的工作，雖然工作本身比較繁瑣，但是其保存的很多疾病資料也非常珍貴。而我國檔案管理的推行和應(yīng)用本身就比較晚，再加上一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展層次較低的區(qū)域缺乏必要的設(shè)備和人才，使得檔案管理在總體上還有很多不足的地方，阻礙了其進(jìn)一步發(fā)展。

一、檔案管理在疾病控制中心的重要性

檔案管理對于疾病控制中心的各項工作是非常重要的。首先，檔案管理給疾病控制中心提供了最基礎(chǔ)的資料支撐。疾病控制中心的各項研究性工作的開展需要往年的資料作為初始信息，而科學(xué)有效的檔案管理能夠?qū)⑦@些信息分類存放，在使用的時候快速的調(diào)動出來，給相應(yīng)的研究工作提供最優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)信息服務(wù)。其次，檔案管理能夠大大增加疾病控制中心的效率。現(xiàn)階段的檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理，特別是隨著信息技術(shù)和計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理也是信息化技術(shù)高度應(yīng)用的管理活動。這種模式不僅大大增強了檔案管理工作本身的效率，同時也帶動了控制中心其他工作的信息化融入，從而加快了新型技術(shù)在控制中心的推廣使用。最后，檔案管理能夠改善檔案管理人員的綜合素質(zhì)。目前我國各個地區(qū)疾病控制中心的管理人員素質(zhì)參差不齊，而強化檔案管理工作能夠提高控制中心對管理人員的需求標(biāo)準(zhǔn)，并將更多的資源投入到管理人員的培訓(xùn)等各個方面，從而大大增強了管理人員的綜合素質(zhì)。

二、檔案管理在疾病控制中心實踐中存在的問題

（一）管理設(shè)備相對落后

雖然說近幾年來我國各地的疾病控制中心的規(guī)模有了顯著的擴(kuò)大，檔案的類型和數(shù)量也有了較高層次的提升。但是這種變化同時也給檔案管理帶來了較大的負(fù)擔(dān)，即目前控制中心的很多設(shè)備都非常陳舊，新型設(shè)備的數(shù)量非常少。特別是在當(dāng)前信息化技術(shù)和計算機技術(shù)發(fā)展速度非常快的時代，檔案管理技術(shù)的更新速度非常快。但目前很多控制中心都沒有相應(yīng)的設(shè)備來支撐檔案管理工作，這也是現(xiàn)代化管理方法難以推行的重要原因。

（二）檔案管理機制有所欠缺

檔案資料是檔案管理的主要對象，但目前很多疾病控制中心對于資料的收集都有較大的欠缺，資料的整理工作也不完善。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因就是疾病控制中心的檔案管理機制有較大的欠缺，僅僅對一些重要的資料做出了詳細(xì)的歸檔要求，但對于其他檔案資料的收集和整理的約束還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。這也使得疾病控制中心在使用一些資料的時候，才發(fā)展這些資料還沒有進(jìn)行歸檔，從而大大延誤了工作的效率。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

管理人員素質(zhì)的高低已經(jīng)成為了檔案管理工作效率的主要保障，但疾病控制中心的高層管理者并沒有充分的認(rèn)識到這一點，不重視人員素質(zhì)建設(shè)，認(rèn)為在工作中只做好資料的收集和保護(hù)就行了，其他方面不用花費太多的人力和物力。事實上，這種想法的存在還是因為管理者本身對于檔案管理重要性的認(rèn)識不足，也就不會花費精力去建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍。

三、檔案管理在疾病控制中心的實施策略

（一）引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備

前文已經(jīng)分析過，檔案管理對于疾病控制中心來說是非常重要的。因此，控制中心應(yīng)該真正重視檔案管理，并加強其基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)。比如針對檔案管理設(shè)置專門的辦公室、存檔庫房、溫濕度設(shè)備等。另一方面，在推行和使用新設(shè)備、新技術(shù)的時候，疾病控制中心還要專門分派一些管理人才去專門掌握這些設(shè)備和技術(shù)的使用方法，從而保障其能夠在實際管理工作中充分得到使用。其次，疾病控制中心還要看到信息技術(shù)對于檔案管理的提升價值，在檔案管理工作中全面的推行信息化技術(shù)和設(shè)備，從而一步步的應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)完善檔案管理工作。

（二）完善檔案管理的機制

檔案管理的機制是管理工作有效展開的基礎(chǔ)保障，因此疾病控制中心在接下來的工作中必須要先對檔案管理機制進(jìn)行全面的完善。首先，控制中心應(yīng)該逐步完善檔案管理的基礎(chǔ)規(guī)章制度，并不斷的約束管理人員本身的言行舉止，增強員工本身對于檔案資料的重視程度，從而將更多的精力放在檔案管理上，避免檔案資料因為管理人員工作缺失而出現(xiàn)丟失。其次，為了更好的進(jìn)行檔案資料的收集和整合工作，疾病控制中心應(yīng)該針對所有的檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的評級工作。對于重要的資料進(jìn)行強化保護(hù)，確保每一項工作都能夠得到深入的實施；對于基礎(chǔ)性的資料要不定期的檢查，保障這些資料都能夠成功歸檔。

（三）提高檔案管理人才隊伍的綜合素質(zhì)

首先，疾病控制中心的高層管理者應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理的重要性，并在后續(xù)的工作中，針對員工隊伍群體加強檔案管理的宣傳工作。在這之中，管理者可以將檔案管理劃入到控制中心工作議程中，定期進(jìn)行檔案管理的專項會議討論。其次，疾病控制中心還應(yīng)該不斷的提高管理人才隊伍的綜合素質(zhì)。這方面要從兩個層面展開。第一，利用社會招聘來吸收一些高素質(zhì)人才，并且提供一些較高的福利來留住人才；第二，在控制中心內(nèi)部建立一個相對完善的人才培訓(xùn)體系，定期的對檔案管理人員進(jìn)行針對性的教育培訓(xùn)。

結(jié)束語

綜合來說，檔案管理工作對疾病控制中心來說是非常重要的。因此，控制中心應(yīng)該重視檔案管理工作在現(xiàn)階段的不足，利用有限的發(fā)展資源來更新檔案管理的設(shè)備，并結(jié)合實際工作現(xiàn)狀不斷的完善管理機制，同時增強檔案管理人才的綜合素質(zhì)，從多個層面共同提升檔案管理的實踐策略。

[1]葛蘭英.如何做好疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作[J].財經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2016(12):122.

[2]周小微,肖健.強化疾病控制機構(gòu)檔案管理的思考[J].蘭臺內(nèi)外,2015(3):63.

崔濤（1966-），男，漢族，山東濟(jì)寧任城人，研究生學(xué)歷，研究方向：檔案專業(yè)。