加強土地檔案管理提高管理效率的建議

劉明飛

摘 要 土地檔案管理屬于一種隱性工作，表面上它的作用和價值并不明顯，但其實質是一項服務社會、服務經濟和服務民生的基礎性工作。尤其是隨著社會的進步科技的發(fā)展，土地檔案管理的地位、作用、價值、標準和要求也都發(fā)生了相應的變化。在當代社會主義的要求下，充分發(fā)揮土地檔案管理的作用，更好地為社會和國土資源部門服務。

關鍵詞 土地檔案；管理效率；信息化

中圖分類號：G271；F301 文獻標志碼：B 文章編號：1673-890X（2015）36--02

1 跟隨時代步伐做好土地檔案管理工作

土地檔案管理工作要隨著時代的發(fā)展而發(fā)生改變，要擺脫傳統(tǒng)的管理模式。土地檔案管理有其自身的特點，它更加要求實用性、真實性、客觀性、資料完整性和圖像完整性等，所以管理上要更加嚴格縝密[1]。

現(xiàn)代社會已經步入了信息時代，如果采用傳統(tǒng)的管理方法，以文件、文檔等形式進行貯存，不僅信息貯存效率底下，還可能存在滯后性，對后期土地利用和規(guī)劃存在不利影響。所以要跟隨時代的步伐，采用最先進的管理方法——網絡管理。網絡管理具有諸多優(yōu)點[2]，第一，網絡管理方便快捷。網絡管理在單位時間內的工作效率是傳統(tǒng)方法的幾倍甚至幾十倍，有利于節(jié)省人力資源和經濟支出，并且在資料查詢和傳遞方面更加方便；第二，信息儲備量大；第三，貯存種類多樣，網絡貯存沒有格式限制，并且文字資料和圖片資料可以結合儲存。

2 加強檔案隊伍建設

2.1 加強工作人員業(yè)務培訓，提高業(yè)務素養(yǎng)

土地檔案管理工作的好壞主要取決于工作人員的業(yè)務能力和業(yè)務素養(yǎng)，所以要加強工作人員的培訓十分必要。優(yōu)秀檔案管理人員要自身的業(yè)務能力過硬，能夠從工作中總結經驗，需找方便快捷高效的工作方法。根據(jù)《檔案法》的要求，對于檔案管理人員的培訓要采取“請進來”和“走出去”相結合的培訓。培訓邀請業(yè)內專家進行授課，引進最先進的管理技術和管理設備，提高辦公效率。專家授課是間歇性、定期性的，所以工作人員要提高自己的學習能力，不斷擴展自己的知識范圍，提高自我的綜合素質[3]。同時，檔案管理人員要積極配合業(yè)務部門所組織的培訓，端正培訓態(tài)度，努力成為業(yè)務過硬的素質高的精英人才。

2.2 加強對國土資源檔案管理人員的政治思想教育

土地檔案管理人員是工作的核心基礎，他們的重要性不言而喻。首先，作為工作人員要有兢兢業(yè)業(yè)、勇于奉獻、團結協(xié)作的工作態(tài)度，雷厲風行的工作作風，而且要有樂于奉獻的工作精神。時刻把講學習、講政治、講正氣放在首位，認認真真履職，老老實實干事，要自覺遵守檔案資料的保密性。二是提高自身的思想覺悟，機密性文件堅決保密，感情與工作要分離清楚，不能因為感情深厚而泄露秘密土地文件。無論是領導還是職員，不可以利用職務之便，以權謀私。凡未經領導或主管業(yè)務部門的批準，檔案一律不得借閱或復印，以維護國土資源檔案資料的嚴肅性，促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展，為經濟社會又好又快發(fā)展提供最佳服務。

3 學習國土資源檔案法，提高法治意識

作為土地檔案管理人員首先要了解和掌握我國《檔案法》的基本內容，它是日常管理工作的法律依據(jù)，要按照其規(guī)定完成自己的工作內容。《檔案法》是土地檔案管理工作的主線，必須進行有效地學習和宣傳；同時，要強調土地檔案管理工作在我國土地管理中的重要地位、作用和價值。另外，不斷增強國土資源管理系統(tǒng)土地檔案管理人員的管理意識，認真落實工作。

4 按照各地土地檔案管理目標認定的各項業(yè)務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業(yè)務建設

在國土資源管理工作中，檔案的形成要規(guī)范化，檔案的整理要系統(tǒng)化，檔案的保護要科學化，檔案的管理要現(xiàn)代化；要積極探索對電子檔案管理的新辦法，把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環(huán)節(jié)納入到檔案管理的范圍，并納入檔案管理部門的監(jiān)督管理之中。

5 建立分類明確的檔案數(shù)據(jù)庫

對土地檔案的數(shù)據(jù)庫進行分析，要充分利用計算機、網絡等功能進行土地檔案的信息化建設。首先，要建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對實地影像和圖片的管理以及維護，該數(shù)據(jù)庫的建立同時也可以與地籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)間進行有效連接，并通過對土地登記申請材料的掃描，之后再完成土地登記，這樣就可以生成電子影像檔案，該類檔案具有紀實性和重塑性。同時，文本檔案和電子檔案數(shù)據(jù)也因此而產生。要按照《檔案法》和檔案分類方案的要求，對在國土資源管理工作中形成的各種文件、材料、表格、臺賬、圖片和物件等，采取從總到分的方法進行分類。

一般情況下，可按照以下幾種方法進行分類，分別是年度、問題、級別、保管期限4種。建立檔案數(shù)據(jù)庫要對材料進行搜集齊全，這也是進行土地檔案管理工作的基礎，一定要保證原始資料收集不發(fā)生遺漏、沒有缺失等現(xiàn)象。

6 強化國土資源檔案管理的長效性 提高檔案的利用效率

在對土地資源管理過程中所形成的文字、圖像號聲音等資料，是對土地資源管理的真實反映。土地資源管理資料不僅能夠反映出當前土地利用狀況，而且可以為以后土地的利用和規(guī)劃提供相關依據(jù)。土地檔案管理是一項長期的而又艱巨的任務，在人們的思想意識中總會被誤解成技術含量不高，作用不大的工作。認為土地檔案管理工作存在滯后性，不能及時有效地反應實際情況。但是要看到土地檔案管理的作用不是顯性的，對于土地的長期發(fā)展具有不可估量價值。土地資源是不可再生的，是有限的，過度開發(fā)會影響子孫后代的生存和發(fā)展，如何才能夠最大限度地開發(fā)土地價值而又不影響后代的發(fā)展就需要依據(jù)土地檔案提供的資料進行研究。土地檔案管理具有長效性，它能夠記錄每個時期的土地開發(fā)變化，保存的資料可以隨時查詢，保證土地利用價值的最大化。

7 及時更換辦公硬件設施

辦公已經走入自動化和數(shù)字化時代，合理利用辦公資源，提高辦公效率是必要的。尤其是對于土地檔案管理工作更是如此。土地資源管理工作信息量大，需要采用先進的設備進行分類整理，保證資料的有序性、真實性、完整性和長久性。辦公硬件設施落后，會嚴重影響工作效率；同時，可能導致資料的流失或失真，所以土地檔案管理部門在條件允許的情況下要及時更換辦公設備，保證辦公設施的先進性。

參考文獻

[1]萬麗，張曉睿.談如何提高國土資源檔案管理與利用[J].黑龍江科技信息，2009（10）.

[2]郭志敏.淺析規(guī)范檔案服務行為[J].山東檔案，2001（1）.

[3]劉建偉.淺析國土資源檔案管理存在的問題[J].商情：教育經濟研究，2008（5）.

（責任編輯：劉昀）