企業檔案管理的保密工作

企業檔案是企業資產的重要組成部分，是企業生產、經營、管理等各項工作的基礎。在企業生產經營過程中如何加強企業核心機密和保密工作顯得尤為重要，結合企業檔案管理工作，從檔案保管過程保密、利用過程保密、開放過程保密等方面加強企業檔案保密工作，切實做好檔案的保密與利用。

檔案保管過程的保密

1.庫房管理的保密

檔案庫房應按照國家檔案管理有關規定需要單獨設置，但是目前大部分不具備條件的企業，往往將庫房設在公司辦公樓內。但一定要注意，不是任何辦公場所都可以用作檔案庫房使用的，從檔案保密的角度出發，不宜將庫房設在辦公樓的底層，在防護方面庫房門窗等應專門加固，以防盜、防竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開的“三分開”要求。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2.密級檔案的管理及保密

企業密級檔案是企業的核心秘密，為確保企業核心秘密的安全，必須管理好公司秘密檔案。

（1）密級檔案應與非密級檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜門等安全設施，從保管條件上確保企業密級檔案的安全。

（2）提高密級檔案管理人員的素質。密級檔案管理人員有知密早、知密多、知密深的特點,他們對保守企業秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，密級檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，同時還要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。

（3）加強密級檔案的日常管理。密級檔案的借閱、移出、銷毀等應嚴格按規定流程和手續辦理，過程必須由兩人共同完成，必須經指定領導審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。密級檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

3.檔案業務管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。一要做到確保檔案完好無損，對已經破損的檔案，要及時搶救。二要做到使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，同時要保證檔案內容的安全。三要做到檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。四要做到檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

4.檔案密級的變化

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，也是暫時的；大多數的趨勢是降密，直至解密。其變化原因主要有三個方面：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化。原來的密級文件指導作用與現在工作不相適應，已失去了指導作用，密級自然消除了。三是保密時限的變化。應依據檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

檔案提供利用過程的保密

檔案提供利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施。

1.制度建設

檔案提供利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復印制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的內容應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.隊伍建設

承擔提供利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨立處理利用中出現的一般問題。

3.監督措施

在提供利用過程中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。公司在檔案庫房安裝了攝像監視器。同時，對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書畫線或折書等不良習慣的利用者，要及時提醒。

正確處理保密與利用的關系

保守企業機密是每個員工應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保管輕利用的現象。檔案部門要改變傳統觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給企業安全和利益造成危害。所以，對檔案保密工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

做好檔案開放中的保密

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為企業所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1.做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行。

（1）初審。檔案管理人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。

（2）中審。由具有較高政策水平和對口專業業務人員，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。

（3）終審。由保密委員會，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定檔案的開放與否。

2.檔案的解密工作

保密檔案是有密級的，其劃分是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，因此就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開查閱進行管理,這就是檔案保密的時效性。

結語

通過對公司檔案保密工作的逐步加強，進一步提高檔案保密的意識，是檔案管理工作的一項重要內容和基礎工作，也是檔案管理工作一項艱巨的任務。在保密工作中要持之以恒，時刻警惕，確保企業的檔案保密與安全得到有效的加強，今后要在檔案全過程管理中，繼續探索和實踐檔案保密工作，保持在工作中持續改進。