高校學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀與研究

呂 揚(yáng)

（武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 武漢 430074）

高校學(xué)生的檔案是大學(xué)生通過全國統(tǒng)一考試，并被大中專院校錄取之后的學(xué)生檔案，其是干部人事檔案管理工作中的重要組成部分。高校學(xué)生的檔案主要是以文字記載的形式就學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)能力和社會實(shí)踐能力進(jìn)行真實(shí)的記錄，是高校教育成果的直接體現(xiàn)，同時(shí)也是大學(xué)生畢業(yè)之后，就業(yè)、組織聘用、升遷和考核的重要依據(jù)，與學(xué)生未來的就業(yè)前途和命運(yùn)息息相關(guān)。最近幾年，隨著高校擴(kuò)大招生，學(xué)校每到新生入學(xué)和畢業(yè)生離校之后，就需要面臨巨大的檔案工作壓力，而現(xiàn)階段高校的學(xué)生檔案管理工作還存在著一定的問題，直接影響到學(xué)生就業(yè)、提干，甚至還會嚴(yán)重影響到高校學(xué)生檔案功能的有效發(fā)揮。因此，及時(shí)采取措施解決高校學(xué)生檔案管理過程中存在的問題就顯得十分重要了。本文主要結(jié)合作者實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，就高校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行了研究。

一、高校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)分析

高校學(xué)生檔案管理工作的主要對象是學(xué)生，因?yàn)楦叩仍盒－h(huán)境因素和個(gè)體發(fā)展階段的特殊性，高校學(xué)生檔案管理工作結(jié)合自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，學(xué)生檔案收集的集中性。高校學(xué)生的檔案收集工作和其他部門的檔案材料收集工作有著明顯的不同，高校學(xué)生的檔案收集工作主要集中在每年六月下旬到七月上旬畢業(yè)生離校和九月初新生報(bào)道，在這兩個(gè)階段中學(xué)生的檔案會大量的進(jìn)入和流出，在這兩個(gè)時(shí)期是學(xué)校檔案管理部門最為繁忙的時(shí)期；其次，檔案保存具有周期性。一般高校學(xué)生的檔案都是隨著招生結(jié)果自動進(jìn)入到本校中，隨著畢業(yè)生畢業(yè)離校而走出校園。因此，檔案從進(jìn)入學(xué)校到流出具備明顯的周期流動性，檔案的保存時(shí)間主要由學(xué)生的學(xué)制所決定；再次，學(xué)生檔案材料具有多樣性。通常情況下，高校的學(xué)生檔案，包括在校本科生的檔案和一些具備研究生招生資質(zhì)院校研究生的檔案。除了這些學(xué)生檔案，還包括了學(xué)校的預(yù)科生、自考學(xué)生的檔案，由于學(xué)生的學(xué)制和入學(xué)情況不一致，學(xué)校接受的檔案內(nèi)容具有很強(qiáng)的復(fù)雜性，在通常情況下，高校學(xué)生的檔案是隨著學(xué)生被學(xué)校錄取而自動轉(zhuǎn)入所在學(xué)校，檔案的內(nèi)容包含了學(xué)生在整個(gè)學(xué)習(xí)過程中生活中的方方面面，其內(nèi)容十分繁雜。高校學(xué)生檔案復(fù)雜和多樣性，流動性強(qiáng)的特點(diǎn)，給高校學(xué)生檔案管理工作帶來了巨大的難題，同時(shí)，在教育體制不斷深化改革的大背景之下，高校學(xué)生的檔管理工作將會面臨巨大的挑戰(zhàn)。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的不足

1.學(xué)生檔案管理理念落后，意識不足

學(xué)生檔案管理過程中面臨的各種問題，一個(gè)十分重要的原因就是檔案管理部門的檔案管理意識不足，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足。很多高校都沒有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，很多領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作讓誰做都可以，多數(shù)情況下都將檔案收集、整理和歸檔劃歸給學(xué)校的行政部門，管理十分的分散和落后，檔案收集不及時(shí)，臨時(shí)進(jìn)行檔案收集的現(xiàn)象十分明顯，學(xué)校對學(xué)生檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了學(xué)生檔案的真實(shí)性不足，使得檔案的利用價(jià)值沒有得到全面的發(fā)揮。

2.學(xué)生檔案信息不完善

從實(shí)際管理的情況分析，學(xué)生檔案材料主要是學(xué)生個(gè)人填寫的材料，材料的真實(shí)性難以考究，檔案中反映學(xué)生個(gè)人綜合素質(zhì)以及企業(yè)希望了解學(xué)生個(gè)人能力、身心健康、創(chuàng)新能力等方面的材料較少，教師在學(xué)生檔案中的評語以及學(xué)生客觀素質(zhì)發(fā)展?fàn)顩r的材料較少。同時(shí)，院校、系部、導(dǎo)員和班級干部所提供的堅(jiān)定性材料，領(lǐng)導(dǎo)意見方面多數(shù)都是蓋一個(gè)章，寫一個(gè)同意就完事了，沒有對學(xué)生進(jìn)行客觀和全面的評價(jià)。更有甚者為了提高學(xué)生的就業(yè)率，在檔案離校之前，集中將學(xué)生所犯的過錯(cuò)和學(xué)校的處分臨時(shí)撤銷，不能全面體現(xiàn)出學(xué)生在整個(gè)學(xué)習(xí)期間個(gè)體發(fā)展的全貌，導(dǎo)致檔案材料不完整，信息不完善，檔案管理跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，使得檔案不能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.檔案管理技術(shù)存在滯后性

現(xiàn)階段，大多數(shù)的高校還是采用過去傳統(tǒng)的陳舊模式對學(xué)生檔案進(jìn)行管理。管理理念和防范還停留在對紙質(zhì)檔案管理過程中。最近幾年，隨著高等院校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生檔案呈現(xiàn)出存放時(shí)間短，流動速度快，投遞單位多的發(fā)展特點(diǎn)，過去傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求。而有些高校雖然已經(jīng)積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備的，但多數(shù)都是僅限于學(xué)生基本信息的錄入和檢索，未能將計(jì)算機(jī)高效的管理作用全面發(fā)揮出來，還不能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

三、高校學(xué)生檔案管理工作的對策研究

1.及時(shí)完善相關(guān)制度規(guī)范

高校學(xué)生檔案的內(nèi)容十分復(fù)雜，因此，為了保證學(xué)生檔案管理的質(zhì)量，高校的檔案管理部門應(yīng)該在高校相應(yīng)方案法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定比較完善的檔案管理細(xì)則，對學(xué)生檔案是收集、整理、存檔、轉(zhuǎn)遞以及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)做出相應(yīng)的規(guī)范和要求，增強(qiáng)學(xué)生檔案管理的可操作性，提高檔案管理的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，確保學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范和完整。

2.提高師生的檔案意識

高校的檔案管理部門應(yīng)該采取各種措施，從多個(gè)途徑中對學(xué)生檔案的重要性進(jìn)行宣傳和教育，一方面要積極強(qiáng)化專業(yè)導(dǎo)員對學(xué)生檔案意識的教育工作，另一方面學(xué)校還可以通過采用專題講座、大課堂教學(xué)等方式對學(xué)生宣傳檔案管理的重要性。此外，還可以利用校園網(wǎng)絡(luò)、廣播和校報(bào)的等形式加強(qiáng)學(xué)生檔案意識，讓學(xué)生能夠清楚的認(rèn)識到檔案對自己未來就業(yè)、升遷、組織考察以及調(diào)用等各個(gè)方面的重要性，促進(jìn)學(xué)生保護(hù)好自己檔案，

3.加快學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

最近幾年，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)在教育系統(tǒng)中應(yīng)用和發(fā)展，學(xué)生檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。因此在未來，學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)要緊緊依托學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)平臺，通過對學(xué)生基本信息進(jìn)行登記和錄入，將學(xué)生在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)勵(lì)情況、社會實(shí)踐內(nèi)容、特長以及獲得資格等信息進(jìn)行數(shù)字化管理，并將這些信息及時(shí)的更新和補(bǔ)充，同時(shí)，對相應(yīng)的學(xué)生紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢和檢索，這樣能夠顯著提升畢業(yè)生電子檔案的轉(zhuǎn)遞效率。而學(xué)生本人可以通過設(shè)定名稱和登錄密碼利用校園網(wǎng)查閱自己的檔案信息，而在促進(jìn)畢業(yè)生到企業(yè)工作過程中，學(xué)校也可以利用學(xué)生的電子檔案和用人單位進(jìn)行溝通，從而憑借一站式的檔案檢索和查詢，最大程度的發(fā)揮畢業(yè)生檔案資源應(yīng)有的作用。

4.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

學(xué)生的檔案雖然不是學(xué)校永久需要保存的檔案，但他卻是學(xué)生人事檔案的前身，與學(xué)生未來的就業(yè)、工作和生活緊密相關(guān)。因此，就要求高校的檔案管理人員在對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理過程中應(yīng)該具備較高的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德精神和專業(yè)素養(yǎng)能力，嚴(yán)格按照相關(guān)法律制度和規(guī)程做好學(xué)生檔案的管理工作。同時(shí)，高校的檔案管理人員在日常工作過程中，還要不斷鞏固自身的專業(yè)知識，注重自身知識結(jié)構(gòu)的更新，不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理質(zhì)量。在實(shí)際檔案管理和理論學(xué)習(xí)過程中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，不斷探索解決新問題的方法和對策，改變過去檔案管理工作的被動局面，深化學(xué)生檔案服務(wù)的內(nèi)容，充分發(fā)揮好檔案在學(xué)生就業(yè)、生活等方面的重要作用。

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