機關檔案管理問題研究

曲哲

【摘 要】檔案是一個政府藉以完成其工作的基本行政工具，是機關工作的查考憑據，通過機關檔案可以真實地再現機關工作的歷史面貌，同時也給機關工作的持續發展提供了重要依據和參考作用，因此，做好機關檔案管理工作顯得尤為重要。機關檔案工作者具備較高的政治素質、精湛的業務素質和良好的職業道德是提高機關檔案管理水平的基礎和前提。機關創造良好的檔案工作環境，加強業務教育培訓，是提高機關檔案工作者素質和能力的關鍵所在。

【關鍵詞】機關檔案；管理工作者；基本素質

一、較高的政治素質是做好機關檔案管理工作的根本要求

機關檔案管理工作者，所接觸的工作涉密性比較強，規范性要求比較多，這就要求檔案管理工作者具備較強的工作責任心和保密意識，要求檔案管理工作者政治上可靠。具體來說，檔案管理工作者要堅持經常性的思想政治教育、黨的路線方針形勢教育，提高自身的政治素質，同時要樹立學習的榜樣，向雷鋒、焦裕祿、孔繁森、郭明義等同志學習，增強愛崗敬業、奉獻社會的意識，堅定理想信念，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，學會用黨的先進理論武裝頭腦，始終保持正確的政治方向，增強政治鑒別力和敏銳性。這是檔案管理工作者必做的功課，是做好檔案管理工作的首要前提和要求。

二、精湛的業務素質是做好檔案管理工作的重要要求

（1）機關檔案管理工作者一定要有豐富的業務知識。機關檔案管理的內容大都僅限于文件、文史資料和人事資料保存。不同內容對檔案管理工作提出了不同的要求，且有些檔案材料形成于不同的時期，與當時的政治、經濟、軍事、外交、科學和文化等方面政策規定有著不可阻斷的聯系，檔案管理工作者在整理保存這些資料的過程，就是對掌握當時政策法規情況的一次檢驗，是運用自身業務知識指導現實工作的過程。這就要求檔案管理工作者要認真廣泛地涉獵科學文化知識，熟練地學習掌握與之相關政策要求，對零散的各種檔案資料等進行處理和整編，進行科學地整理與鑒定，選擇好需要歸檔的材料。同時，檔案工作是由收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業務環節有機地構成，這些環節都有一定專業的研究領域。例如，收集工作必須保持原汁原味，不能有主觀原因，整理工作必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，鑒定工作必須依照把當時的要求與現實的需要有機結合起來，保管、檢索工作必須按照現行的制度規定去要求。這就要求檔案工作者必須經常學習檔案管理有關知識，不斷提高檔案工作者綜合知識水平。

（2）機關檔案管理工作者一定要有較高的科學管理水平。當前是知識經濟的時代，現代化、規范化管理已經熔入機關日常工作之中，建立科學的檔案管理機制，必然要求檔案工作者掌握科學的管理手段，不斷更新檔案管理水平。面對新形勢新要求，檔案工作者一要掌握檔案學的基礎理論和專業知識，既要學習好檔案學基本理論，包括公文寫作、檔案文獻編纂、檔案保護技術等，又要及時學習好黨和國家有關檔案工作的法律法規、政策制度，夯實基本業務技能；二要學習和掌握管理學知識，把管理的理念運用到檔案管理之中，對收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業務環節全部做到科技化、規范化、系統化，不斷提高工作效率，使檔案管理工作水平不斷提高。三要理論聯系實際，堅持學以致用的原則，增強創新發展的意識，不斷地總結檔案管理工作的經驗，探索檔案管理工作的規律，使之成為一項指導檔案工作發展的長效機制。

（3）機關檔案管理工作者一定要有較高的自動化辦公操作能力。檔案管理的現代化，離不開科技的投入，特別是計算機技術已經成為機關辦公自動化的重要載體。作為檔案管理工作，信息知識時代，檔案管理工作的信息資料很大一部分來源于網上信息平臺；檔案管理的系統化，更離不開用計算機編程技術開發的檔案管理數據庫。因此說，檔案管理工作者必須具有較強的計算機操作能力，能熟練地操作與檔案管理相關的現代化設備。這也是提高檔案管理工作者業務素質的一項基礎性工作，也是檔案管理工作者必須掌握的基本技能。

三、良好的職業道德是做好機關檔案管理工作的重要保障

政治合格、愛崗敬業、無私奉獻是對機關工作者的精神要求，是檔案工作者理應遵守一項基本工作要求。檔案工作與機關宣傳、服務、人事等工作相比，他更多的是幕后工作，更多的是不為外人所知的保密性工作，在外人看來是清水衙門。因此說，檔案管理工作者必須具有良好的職業道德。良好的職業道德反映在以下幾個方面，一是政治素質過關，有良好的思想道德情操，能夠樹立正確的人生觀和價值觀；二是具有強烈的事業感和責任心，把本職工作當事業來做，耐得住寂寞，甘于清貧，不計較個人得失，一心為公；三是遵紀守法意識強，有正確的權力觀、利益觀和地位觀，不為名利所累，不做違反黨紀國法的事，不做有悖檔案管理制度的事，時刻用職業道德約束自己的言行舉止，努力做一個立黨為公執政為民的公務員。

四、良好的工作環境和嚴格的教育機制是提高機關檔案管理工作者素質的重要途經

（1）營造良好的工作環境。檔案工作是一項枯燥乏味、不易出成績的工作，是一個冷門崗位，很多人不愿意去從事這項工作，但是這項工作是反映一個單位發展過程，詳盡記錄一個單位各方面工作數據的基礎性工作，為調查工作情況、出臺政策法規、核實人事資料等方面提供著重要依據。因此說，機關要學會用政策留人、待遇留人、感情留人。從硬件上，按照現代化、科技化的要求，設立獨立的辦公、查閱、庫房三室，配備電腦、照相、錄像、打印、復印、傳真、掃描、碎紙機等管理設備和設施，安裝標準空調機，不斷改善檔案保管環境，為從事檔案管理工作的人員創造一個好工作環境。從軟件上，建立傾向檔案管理的政策，關心檔案管理工作者的政治進步，關心他們的身心健康，提高他們的經濟待遇，為檔案管理工作提供充足的經費，支持他們搞科研創新，加大獎勵的力度，以良好的發展環境，使他們樂于從事檔案工作，進而激發他們工作的積極性和主動性。

（2）加大教育培訓力度。培養和提高檔案管理工作者素質，關鍵是教育。為此，一要抓好繼續教育，繼續教育是對檔案工作者進行知識和技術更新、提高的有效途徑。要組織好檔案管理工作者積極參加人事部門、檔案部門組織的業務知識培訓，不斷更新知識，學會現代化的管理手段，增加對新生事物的理解和把握，不斷提高自身創造能力及管理水平，以促進檔案工作創新發展；二要拓寬教育的方式。要改變傳統的教學模式，變填鴨式教學為互動啟發式教學，注重教育的針對性和實效性，注重創新性思維的開發，采取座談討論與外出學習考察相結合的形式，激發檔案管理工作者參與學習教育的積極性；三要提高教育的質量。要改變過去為了學而學，學用相脫節的錯誤做法，組建高水平的教師隊伍，提高教學質量，嚴格教育考核機制，把學習成績作為衡量工作實績的標準之一，把理論研究成果作為職級晉升的重要依據，以鼓勵和培養更多高素質的檔案工作管理人才。

總之，機關檔案工作者要牢固樹立活到老、學到老的思想，增強創新發展的意識，強化政治業務學習，以優良的作風和過硬的素質，立足崗位，扎實工作，不斷適應社會主義現代化建設的需要，為經濟社會發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

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