集中采購項(xiàng)目管理的研究與應(yīng)用

□ 曹莉 武渭斌

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集中采購項(xiàng)目管理的研究與應(yīng)用

□ 曹莉 武渭斌

2008年，中國核工業(yè)集團(tuán)公司積極響應(yīng)國家號(hào)召，成立了集團(tuán)公司軟件正版化工作組，提出了集團(tuán)公司總部及成員單位實(shí)現(xiàn)軟件正版化的工作目標(biāo)和工作計(jì)劃，全面啟動(dòng)了集團(tuán)公司軟件正版化的各項(xiàng)工作。目的是在滿足集團(tuán)公司總部及成員單位正版軟件應(yīng)用需求的基礎(chǔ)上，采取“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一服務(wù)”的集團(tuán)化運(yùn)作方式，為集團(tuán)公司總部及成員單位提供適用性強(qiáng)、價(jià)格優(yōu)惠、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的軟件產(chǎn)品，維護(hù)集團(tuán)公司的整體利益。

集團(tuán)公司軟件正版化工作由集團(tuán)公司正版化工作組統(tǒng)一部署、管理、組織和協(xié)調(diào)；計(jì)算機(jī)所作為集團(tuán)公司軟件正版化各項(xiàng)具體工作的業(yè)務(wù)授權(quán)單位，負(fù)責(zé)正版軟件的情況調(diào)查、需求匯總、采購、部署、培訓(xùn)、服務(wù)等工作的實(shí)施。

集團(tuán)公司軟件正版化項(xiàng)目屬于集中采購項(xiàng)目，當(dāng)前中核集團(tuán)的采購管理仍處于從傳統(tǒng)粗放式采購向集中采購轉(zhuǎn)型的過程，處于集中采購的初級(jí)階段，還沒有形成成熟的管理辦法，具體的方法論還處于探索階段。如何對(duì)軟件正版化項(xiàng)目進(jìn)行有效地管理是計(jì)算機(jī)所亟待解決的問題。

正版化集中采購項(xiàng)目管理現(xiàn)狀分析

計(jì)算機(jī)所目前采取的是矩陣式項(xiàng)目管理模式，在近五年的業(yè)務(wù)發(fā)展中起到了積極的促進(jìn)作用。中核集團(tuán)軟件正版化項(xiàng)目是一個(gè)典型的矩陣管理項(xiàng)目，管理流程分為：計(jì)劃階段、采購階段、部署階段、服務(wù)階段和總結(jié)階段五個(gè)階段。

計(jì)劃階段

各成員單位根據(jù)集團(tuán)公司軟件正版化工作目標(biāo)和計(jì)劃，結(jié)合本單位摸底調(diào)查實(shí)際情況，提出本單位正版軟件需求計(jì)劃，由計(jì)算機(jī)所匯總后形成集團(tuán)公司軟件正版化目錄，報(bào)軟件正版化工作組審批。

采購階段

根據(jù)集團(tuán)公司審批確認(rèn)的軟件正版化目錄，結(jié)合軟件產(chǎn)品市場(chǎng)情況，計(jì)算機(jī)所提出軟件產(chǎn)品采購方式計(jì)劃，報(bào)軟件正版化工作組審批。隨后按照審批確認(rèn)的采購方式與軟件廠商談判，擇優(yōu)選擇產(chǎn)品供應(yīng)商。根據(jù)供應(yīng)商選擇結(jié)果和價(jià)格體系，計(jì)算機(jī)所與供應(yīng)商或供應(yīng)商的代理機(jī)構(gòu)簽訂軟件產(chǎn)品采購合同，同時(shí)與各成員單位簽訂軟件供貨合同。

部署階段

產(chǎn)品到貨后，計(jì)算機(jī)所會(huì)組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行安裝測(cè)試，驗(yàn)收合格后交付給采購單位。

此外，對(duì)于與計(jì)算機(jī)所簽訂《安裝部署服務(wù)合同書》的成員單位，計(jì)算機(jī)所還將提供現(xiàn)場(chǎng)的安裝部署支持服 務(wù)。

服務(wù)階段

計(jì)算機(jī)所充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為成員單位提供技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)支持以及基于各類軟件基礎(chǔ)上的后續(xù)管理軟件和應(yīng)用軟件的定制開發(fā)等服 務(wù)。

總結(jié)階段

計(jì)算機(jī)所對(duì)集團(tuán)公司各成員單位軟件正版化工作計(jì)劃落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤、信息統(tǒng)計(jì)和整體運(yùn)行態(tài)勢(shì)分析，形成工作總結(jié)報(bào)告，及時(shí)向軟件正版化工作組進(jìn)行工作匯報(bào)。

集中采購項(xiàng)目整體管理

正版化集中采購項(xiàng)目的整體管理是指在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期內(nèi)，對(duì)所有項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行整合執(zhí)行及控制，以保證項(xiàng)目各要素互相協(xié)調(diào)的全部工作和活動(dòng)順利實(shí)施。

實(shí)施集中采購項(xiàng)目整體管理，首先是要制定管理規(guī)劃。項(xiàng)目組把更多的時(shí)間和精力花在前期市場(chǎng)調(diào)研和準(zhǔn)備工作上，詳細(xì)分析匯總項(xiàng)目的工作范圍、制約因素、干系人、供求市場(chǎng)、風(fēng)險(xiǎn)因素等信息，形成書面的計(jì)劃書。該計(jì)劃書是項(xiàng)目組的管理工作計(jì)劃，也是計(jì)算機(jī)所管理能力的體現(xiàn)和決定項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。

實(shí)施集中采購項(xiàng)目整體管理，其次是要指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行，就是指將項(xiàng)目管理規(guī)劃中所確定的工作內(nèi)容付諸于實(shí)踐，并對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)督和控制以及實(shí)施整體變更控制以達(dá)到項(xiàng)目要求的過程。

實(shí)施集中采購項(xiàng)目整體管理的最后一個(gè)階段是項(xiàng)目收尾階段。引入項(xiàng)目管理理念之前，項(xiàng)目組認(rèn)為只要把采購結(jié)果交付給采購單位即完成正版化項(xiàng)目的收尾工作。其實(shí)，交付產(chǎn)品只是一個(gè)階段成果而已。軟件正版化集中采購項(xiàng)目與一般項(xiàng)目有所不同，除了階段性的以年度為單位的短期目標(biāo)，還有長遠(yuǎn)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)目標(biāo)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，每一個(gè)短期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都要為下一個(gè)目標(biāo)做準(zhǔn)備。在這個(gè)階段，項(xiàng)目組全員參與，根據(jù)最初的項(xiàng)目管理規(guī)劃，對(duì)照本次項(xiàng)目實(shí)施的全過程，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)；并對(duì)各成員單位軟件正版化工作計(jì)劃落實(shí)情況進(jìn)行后期跟蹤、信息統(tǒng)計(jì)和整體運(yùn)行態(tài)勢(shì)分析，繼續(xù)為下一年度的目標(biāo)做準(zhǔn)備工作，即后期跟蹤考核評(píng)價(jià)。

集中采購項(xiàng)目成本管理

正版化集中采購項(xiàng)目的成本管理中，項(xiàng)目組更加注重事前采購計(jì)劃以及戰(zhàn)略采購。軟件正版化項(xiàng)目通過集中采購方法，把集團(tuán)各成員單位的需求集中起來，以增加議價(jià)空間，從而避免各成員單位各自采購相同的軟件，可能價(jià)格不同但彼此并不知情，以致于喪失節(jié)約采購成本機(jī) 會(huì)的情 況。

前期軟件產(chǎn)品目錄的制定也是正版化項(xiàng)目成本管理非常重要的步驟，主要包括采購需求的匯總、替代軟件的選擇、軟件產(chǎn)品市場(chǎng)情況調(diào)查等一系列準(zhǔn)備工作。在替代軟件的選擇上，必須結(jié)合各成員單位上報(bào)的實(shí)際需求情況加以考慮，對(duì)需求量大且價(jià)格較貴的軟件，項(xiàng)目組會(huì)遵循“物美價(jià)廉質(zhì)量好”的原則，進(jìn)行軟件產(chǎn)品的對(duì)比選型，選擇適合各單位需要的且價(jià)格更便宜的產(chǎn)品合并入產(chǎn)品目錄，為各單位提供更多的選擇。此外，在進(jìn)行正版化項(xiàng)目集中采購前，項(xiàng)目組對(duì)市場(chǎng)的實(shí)際情況進(jìn)行了充分的調(diào)查，了解軟件的市場(chǎng)價(jià)格、供求關(guān)系等，在充分了解這些基本信息后制定相應(yīng)的采購計(jì)劃。

集中采購項(xiàng)目溝通管理

正版化集中采購項(xiàng)目涉及的全集團(tuán)成員單位達(dá)到上百家，這些單位又分布于全國各地，為正版化項(xiàng)目的實(shí)施帶來了很大的困難。因此加強(qiáng)溝通管理顯得尤為重要。軟件正版化項(xiàng)目溝通就是計(jì)算機(jī)所與集團(tuán)公司軟件正版化工作組、各成員單位之間所進(jìn)行的項(xiàng)目信息的發(fā)出和接受的雙向或交叉、互動(dòng)的理解和反饋過程。

軟件正版化項(xiàng)目實(shí)施過程中，溝通經(jīng)常出現(xiàn)問題，比如，計(jì)算機(jī)所確定軟件產(chǎn)品目錄后通過廣域網(wǎng)發(fā)給了各成員單位，要求在截止時(shí)間前提交采購計(jì)劃，實(shí)際只有部分單位有反饋，其原因較多，可能是溝通方式不合適，對(duì)方單位根本沒有收到產(chǎn)品目錄；可能趕上節(jié)假日，溝通時(shí)機(jī)不對(duì)；甚至可能因?yàn)樾畔⒉粚?duì)稱，成員單位根本不理解產(chǎn)品目錄的內(nèi)容等。造成這一現(xiàn)象的原因就是溝通不充分，而溝通管理正是解決問題的基礎(chǔ)。

在制定項(xiàng)目管理規(guī)劃時(shí)，項(xiàng)目組就完成了組織結(jié)構(gòu)的理解和項(xiàng)目干系人分析，然后根據(jù)干系人信息的比較分析，比如，干系人所屬機(jī)構(gòu)、所擁有有用的資源數(shù)量、對(duì)項(xiàng)目的期望等等，得出各自對(duì)項(xiàng)目的影響力和利益相關(guān)度矩陣，并作為溝通的重要依據(jù)之 一。

在計(jì)劃階段，項(xiàng)目組制定溝通管理計(jì)劃并付諸實(shí)施。這個(gè)計(jì)劃包括：需要生產(chǎn)的信息種類；各種信息的形式、格式和內(nèi)容；各種信息的流通和發(fā)布渠道；各種信息的接受者；如何收集反饋意見；各種信息的時(shí)間要求等。比如哪些內(nèi)容需要征求集團(tuán)公司軟件正版化工作組的意見，跟所有成員單位項(xiàng)目聯(lián)系人溝通還是部分單位人員溝通，是以廣域網(wǎng)形式還是傳真形式還是郵件形式或者電話形式溝通等。

同時(shí)，項(xiàng)目組還根據(jù)實(shí)際情況不斷去修正和完善溝通計(jì)劃，真正做到了溝通無處不在，信息在各干系人之間共享。

集中采購項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

正版化集中采購項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理是指在項(xiàng)目實(shí)施過程中通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估來應(yīng)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)，以阻止和減少風(fēng)險(xiǎn)所帶來的損失。

首先，項(xiàng)目組識(shí)別在項(xiàng)目進(jìn)行中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并匯總成數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫至少應(yīng)包含風(fēng)險(xiǎn)名稱、發(fā)生概率、影響后果、風(fēng)險(xiǎn)可能的開始結(jié)束日期等。

其次，按照輕重緩急給出風(fēng)險(xiǎn)排序，并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)預(yù)案。比如，轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)、回避風(fēng)險(xiǎn)、減輕風(fēng)險(xiǎn)，甚至利用風(fēng)險(xiǎn)使其朝著有利于項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的方向發(fā)展等。

（作者單位為中國核工業(yè)集團(tuán)公司核工業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究所）