檔案信息化資源開發利用的探析

【摘要】企業中的檔案部門是儲存各種企業信息的中心，企業檔案的信息化建設是企業信息化的重要組成部分，為企業提供和保存著重要的檔案資料。檔案信息化資源在企業技術和文化發展中有著不可替代的作用。本文對檔案信息化開發的重要性做了分析，同時對檔案信息化建設的實現進行了闡述。

【關鍵詞】檔案；信息化；開發

引言

檔案的保存和利用與檔案管理工作者的素質有著非常密切的關系，且它們相輔相成的同時又對立統一。為了做好檔案利用和管理工作，提高檔案管理工作者的綜合素質非常重要。檔案工作者的整體素質得到提高后，對待工作的態度也會有所改變，擁有積極的工作態度和較高的工作素養才能對各項工作做到得心應手，認真負責。

1、檔案信息化的重要性

企業檔案對企業內部的生產經營和管理以及人事、財務、資產等進行了記錄，因此檔案可以看作是企業的一個重要且特殊的資源。檔案信息化主要包括企業經營活動中的方針、戰略等相關政策方面的信息，還有企業產品、設備、基建等工程和技術改造的信息，同時還包含人事部門中人才培養的信息、財務信息以及企業從開始到當下的發展史料的信息等。

2、檔案信息化資源的開發和利用

在現代化的大中型企業中，如何通過利用信息化建設來提高對企業檔案的有效管理和利用已經成為一項具有實際意義的課題。在競爭越來越激烈的現代化經濟市場下，檔案信息的管理模式和思維也應該進行轉變，運用現代化手段對傳統管理方式進行改善，可以通過建立檔案信息網絡的方式，提高企業檔案的信息利用率和利用價值。

2.1 總體規劃

加強企業的基礎管理、完善業務的標準體系，是做好檔案信息化建設的基礎，為了使檔案管理和和利用的基礎功能得到充分發揮，可以通過使檔案信息化與企業信息化同步發展，設計開發電子化檔案管理和利用的系統，使企業檔案信息化具備數據收集、管理、權限設置、安全保密、系統維護等功能。

2.2 檔案信息化資源的開發和利用

2.2.1 檔案信息化原則和標準的制定

在符合企業檔案實際情況的條件下，為本企業制定符合要求的數字化原則和標準，使檔案的管理和利用趨向現代化、標準化、規范化，并為檔案信息資源的共享打下良好的基礎；為了使數字檔案信息的管理系統可以安全、可靠的運行，可以為檔案信息化制定管理和利用制度；為了使檔案信息和信息產品的知識產權、企業的保密技術和商業機密得到更好的保護，可以為檔案信息制定保密制度。

2.2.2 引進數字化檔案內容

根據企業檔案保管與利用的實際情況和需求，對檔案進行有選擇、有順序的運用數字化內容。對企業的檔案依據企業或者國家的相關技術標準進行開展數字化、電子文件歸檔、數據庫的建設和檔案網站的管理等工作，在保障數字檔案資源格式統一、擁有規范的數據、長期可讀、方便共享的前提下，使企業的檔案信息資源開發和利用工作逐步轉向科學化和規范化，并將檔案數據的備份和災難回復機制進行健全和完善。

2.2.3 檔案編制工作的提升

從深層次對檔案信息資源進行開發，使其的高級形式得以被利用。為了使檔案信息的利用者得到更優質的服務，同時使檔案信息的利用率得以提高，可以通過將零散不成系統的檔案信息經過多次深加工編制成為具有針對性強、系統性高、時效性及時的檔案信息。在檔案信息的編制過程中需要注意的是被選題針對性、內容的適應性和供給的時效性等特性是否具備。

2.2.4 企業檔案信息網絡的開發和進一步建設

為了使本企業檔案的利用時效性得到提高，可以依據該企業的檔案特點，通過利用網絡對檔案管理進行加強，并設計和調整其檔案信息的欄目和功能的模塊；為了使檔案的保密性得到加強和提高，可以根據該企業檔案的類別和性質設置權限，將檔案信息分為公開的和非公開的兩種類型；運用統計功能進行設計，為利用檔案的效益提供分析和計算的數據提供依據。

3、檔案信息化建設的實現

實現檔案信息化建設不能盲目跟風、脫離實際，也不能自困腳步、墨守成規；看數量的同時不能丟棄質量。檔案的信息化建設繁冗復雜，選擇過程需要謹慎、慎重，多調查、分析和研究，然后再定位。以下介紹了如何加快檔案信息化建設的實現。

3.1 提升檔案管理者的現代化意識

使各級領導的知識領域得到更新，對檔案信息管理的現代化建設的加快具有實際意義。檔案管理者的現代化意識得到增強后，在檔案管理工作中會下意識的運用和引進現代化、信息化的設備和理念，使檔案信息化建設落到現實上。另外，為了使檔案信息化建設能夠適應現代化的管理需求，可以通過組織專業的檔案管理業務的培訓，改變檔案管理干部的知識結構來實現。

3.2 開發檔案信息化的專用軟件

為了加快檔案信息化建設的實現，企業可以開發檔案信息化專用的軟件。這便需要企業增加資金投入、配置軟件和硬件設施。軟件的配置方面：（1）各企業根據自身實際情況，安排職員參加相關內容的培訓課程，通過培訓學習使職員的計算機水平得到提高，進行檔案網站的設計，以達到減少資料收集與見面討論制作等環節的時間、方便資料保密與網站維護的目的。（2）與專業進行網頁設計制作和維護的機構進行合作，檔案管理部門通過與其溝通在網站上為檔案數據建立數據庫，方便在網上查詢各種數據，使工作變得方便快捷，使網站更加專業化，達到檔案信息化建設得以加快步伐的目的。

3.3 現代化高素質管理型人才的引進和培養

無論何種行業、何種事業，專業性人才在企業的興衰中有決定性的作用。作為全新事業的檔案信息資源整合工作，可以說是未來檔案信息化建設的基礎，因此，需要有一大批不但懂得信息化知識，還熟悉檔案管理、會操作計算機并懂信息組織知識的專業型人才。企業或者機關單位可以通過對人員的培訓進行人才選擇。另外，可以通過對檔案人員的專業、年齡、性別結構和人員數量等方面信息的調整，從而達到電子檔案管理需求、進行檔案信息的綜合有效開發的目的。

參考文獻：

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