探討辦公用品管理的現(xiàn)狀與策略

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平步入新的階段，辦公室的管理制度也隨著革新，不同企業(yè)以及相關(guān)的行政部門都運(yùn)用了不同的管理制度。本文以辦公室用品管理為研究對象，探討辦公用品管理對企業(yè)的意義，以及管理在現(xiàn)實(shí)生活中的實(shí)際運(yùn)用。

【關(guān)鍵詞】辦公用品；管理；現(xiàn)狀；策略

1、前言

隨著我國經(jīng)濟(jì)、政治的不斷進(jìn)步以及我國不斷的深化改革，使我國企業(yè)的管理方式也隨之改變，現(xiàn)在很多的企業(yè)也在不斷的提升自身的管理水平。辦公用品管理是企業(yè)管理中的一部分，但是目前辦公用品仍存在著諸多問題。管理好辦公用品能夠很好的解決了浪費(fèi)等問題，為企業(yè)樹立了一個(gè)新的形象。本篇文章介紹了辦公用品管理面臨的現(xiàn)狀，根據(jù)現(xiàn)狀提出相應(yīng)的對策，希望能夠提升企業(yè)辦公用品的管理水平，使企業(yè)的工作人員能夠更好的完成工作。

2、辦公用品目前面臨的現(xiàn)狀

2.1 辦公室用品的管理意識淡薄，制約了辦公用品的管理

在新形勢下，辦公用品在創(chuàng)新管理制度方面并未落伍，創(chuàng)新了一些新的管理方法，也取得了些許成效。但是通過調(diào)查還是發(fā)現(xiàn)，目前仍存在著些許問題。很多的辦公室人員對于辦公用品的管理意識非常淡薄，甚至并不關(guān)心辦公用品的管理。目前辦公用品的浪費(fèi)行為十分嚴(yán)重，各種浪費(fèi)行為屢見不鮮，每年辦公用品的消費(fèi)金額遠(yuǎn)比預(yù)算額度要多。且研究發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)中年紀(jì)較輕的工作人員比年紀(jì)較大的工作人眼更加關(guān)心辦公用品的管理情況，調(diào)查發(fā)現(xiàn)年齡的增長對辦公用品的使用和管理情況的意識就越淡薄。

2.2 管理制度落后，制度落實(shí)成為難題

雖然不同的企業(yè)會有不同的管理制度，但是當(dāng)對管理制度進(jìn)行了更加深入的了解后，就可以發(fā)現(xiàn)辦公用品的管理制度較為落后，根本就沒有根據(jù)實(shí)際情況以及時(shí)代的變化發(fā)展作出相應(yīng)的改變和調(diào)整，有些管理還是沿用著以前的管理方法，那些管理方法在過去確實(shí)是行之有效的。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)的普及，如何在這樣的背景下管理辦公用品，到目前為止都還未找到一套行之有效的管理方法，目前也還是沿用著原有的管理方法。因此，制度的落后、管理意識的淡薄成為了管理辦公室用品面臨的首要問題。良好的管理制度，需要落實(shí)才可以看見其成效，才能看到管理制度產(chǎn)生的效益。但在調(diào)查中，我們發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)雖然擬定了一套辦公用品的管理制度，但是制度卻成為了一紙空文，并沒有確切落實(shí)。有些管理制度成為了墻上的“裝飾物”，加大了美化的宣傳力度，很多的制度成為了紙老虎，對于企業(yè)的發(fā)展并沒有起到任何的效益。

3、加強(qiáng)辦公用品的管理策略

3.1 辦公用品登記上卡，完善辦公用品管理制度

隨著我國企業(yè)不斷的發(fā)展，很多的地方都需要加強(qiáng)和完善，辦公用品的管理也需要不斷的加強(qiáng)和完善。想要提高辦公用品的管理水平，減少浪費(fèi)，則需要企業(yè)以及有關(guān)管理部門及時(shí)的變革管理制度。如果管理制度過于陳舊，則會影響企業(yè)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)效益的提高，完善辦公用品的管理制度，有利于革新企業(yè)的管理制度。完善企業(yè)的“辦公用品登記上卡”制度，把辦公用品細(xì)化到各部門、各辦公室、各個(gè)人，掌握了第一手資料，為辦公用品以后的購置、補(bǔ)充提供了詳細(xì)的數(shù)據(jù)，加強(qiáng)了辦公用品管理，節(jié)約了成本，明確了責(zé)任。企業(yè)員工領(lǐng)用完辦公用品后需要及時(shí)的登記好，使用人員在登記冊上記錄好使用信息，并將辦公用品的購買時(shí)間、購買金額、用品種類以及數(shù)量登記在冊，由專門管理的工作人員進(jìn)行保管。并且定期的檢查辦公用品的庫存數(shù)目、賬目核實(shí)，通過檢查可以有效的規(guī)范辦公用品的管理，減少辦公用品的浪費(fèi)。每個(gè)月都會打印出辦公用品的清單，一共打印三份，一份由管理小組保存，一張是交給會計(jì)部門進(jìn)行審核，一張供所有部門人員查看。并且需要實(shí)行辦公用品的年度預(yù)算，限制費(fèi)用的消費(fèi)額度。這樣的管理方式能夠更好的傳播企業(yè)的形象，使企業(yè)的整體運(yùn)行狀況變得更好。與此同時(shí)，這樣的方式又能減少了經(jīng)濟(jì)效益的輸出。

3.2 強(qiáng)化辦公用品管理的監(jiān)督，保證制度落實(shí)

俗話說“沒有規(guī)矩難以成方圓”。良好的管理制度能夠改善企業(yè)的工作質(zhì)量。

辦公用品需要遵循“統(tǒng)一購買，統(tǒng)一管理”的原則，并且需要結(jié)合單位人員的實(shí)際情況以及“民意”。專門設(shè)置“辦公用品管理”小組，加強(qiáng)對辦公用品的管理。小組負(fù)責(zé)部門里所有辦公用品的購買，進(jìn)行業(yè)務(wù)和資產(chǎn)監(jiān)管工作。會進(jìn)行抽查或者是全面的檢查，根據(jù)存在的問題形成報(bào)告，上交給上級部門，并監(jiān)督整改，以確保制度的全面落實(shí)，嚴(yán)格控制辦公用品的費(fèi)用支出。并且需要加強(qiáng)辦公用品賬目的審核工作，嚴(yán)禁不合理的辦公用品費(fèi)用支出，并且需要嚴(yán)格的控制好辦公室用品的購買和審查力度。對于不能夠按照辦公用品管理制度，私自將用品的物價(jià)抬高，以次充好，通過辦公用品而獲得相關(guān)利益的人員需要追究其責(zé)任，私自在外購買辦公用品、未能嚴(yán)格的管理辦公用品、弄虛作假的人員，按照情節(jié)給予相應(yīng)的處分。使用電子商務(wù)平臺，統(tǒng)一招標(biāo)，杜絕拉關(guān)系，走后門現(xiàn)象。這樣的管理方式是通過加大監(jiān)督力度，使企業(yè)的管理水平得到不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，也為企業(yè)樹立了一個(gè)良好的社會形象，能夠?yàn)槠髽I(yè)贏得更高的聲譽(yù)以及信服，提高企業(yè)的力。

4、結(jié)束語

綜上所述，上文的幾點(diǎn)論述均是根據(jù)實(shí)際的辦公用品管理現(xiàn)狀進(jìn)行了研究和探討。現(xiàn)今，很多的管理制度都極具新奇且創(chuàng)意性十足，往往能帶給公司員工耳目一新的感受，不僅給人留下深刻的印象，而且有利于制度的落實(shí)工作。但不管是什么樣的管理制度，對企業(yè)來說都是新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。筆者認(rèn)為，數(shù)據(jù)化時(shí)代辦公用品的管理需要與當(dāng)今社會的發(fā)展息息相關(guān)，無法脫離現(xiàn)代社會的發(fā)展。現(xiàn)代社會與管理工作相連，企業(yè)開展的辦公用品的管理工作也需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展而不斷改變，但最重要的是需要不斷強(qiáng)化部門的內(nèi)涵，加強(qiáng)部門人員辦公用品的管理意識，建立相應(yīng)的管理制度，努力創(chuàng)新管理方法，且需要不斷的加大監(jiān)管力度與審核工作。管理是一門藝術(shù)，需要通過科學(xué)的管理方式以及靈活的管理制度，調(diào)動員工的情感以及工作的積極性。加強(qiáng)辦公用品的管理，能夠更好的提升企業(yè)的管理質(zhì)量和水平。

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