檔案保管期限表問題及優(yōu)化策略

王雅楠

天津市引灤工程爾王莊管理處

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檔案保管期限表問題及優(yōu)化策略

王雅楠

天津市引灤工程爾王莊管理處

檔案保管期限表確定檔案保存期限的工具，在檔案價值鑒定中發(fā)揮著重要作用。但是由于我國的檔案保管期限表出現(xiàn)較晚，發(fā)展歷程較短，存在內(nèi)容條款寬泛、可操作性不足等問題。本文針對我國檔案保管期限表存在的問題提出了相關(guān)建議，以期促進(jìn)我國檔案保管期限表的完善。

檔案保管期限表 問題 優(yōu)化策略

針對檔案價值的鑒定，我國檔案領(lǐng)域已開展了不少的研究和討論，就檔案鑒定的重要性、標(biāo)準(zhǔn)等也進(jìn)行了深入的學(xué)術(shù)研究，這一系列舉動對于促進(jìn)檔案價值鑒定工作的開展具有重要意義，奠定了輿論基礎(chǔ)和理論基礎(chǔ)。但是筆者認(rèn)為，僅從宏觀層面上進(jìn)行研究是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，最終還是要落實到具體的微觀工作當(dāng)中。檔案保管期限表作為連接檔案價值鑒定理論工作和實踐工作的重要環(huán)節(jié)，必須得到高度重視。本文就我國檔案保管期限表存在的問題和優(yōu)化策略談?wù)剛€人看法。

1　檔案保管期限表存在的問題

國家檔案局頒布的《檔案工作術(shù)語》對檔案保管期限表的定義做出了明確規(guī)定，即規(guī)定檔案保管期限的文件。文件歸檔保存時間的確定、檔案資料的存毀鑒定等都需要以檔案保管期限表為依據(jù)，可以說檔案保管期限表是檔案價值鑒定的最基礎(chǔ)的工具。正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，檔案保管期限表就是進(jìn)行檔案價值鑒定的依據(jù)和規(guī)矩。總的來說，目前我國的檔案保管期限表主要存在以下四個方面的問題：

1.1效益性不足

全面性、發(fā)展性和歷史性是我國檔案保管期限表制定和修正的原則，這也導(dǎo)致了檔案保管期限表具有嚴(yán)重的保守性特點，缺乏效益思想。主要表現(xiàn)為檔案保管期限劃分不科學(xué)，僅以檔案的價值作為參考依據(jù)，并未將檔案的保存成本納入考慮范圍中，很多保存價值較低的檔案被劃入了永久保存行列，占用了大量檔案保存資源。以《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》為例，該文件明確規(guī)定將黨代會的參會人員名單和會議議程納入永久性保存檔案，這就是典型的忽視了檔案管理的效益性原則，因為這些資料并未體現(xiàn)出會議的內(nèi)容和價值，不具有永久保存的價值。

1.2內(nèi)容宏觀單一

縱觀當(dāng)前我國已有的檔案保存期限表，可以發(fā)現(xiàn)其基本都是站在宏觀的角度進(jìn)行檔案的劃分，重視檔案對于國家和社會的的價值，主要涉及政策性和總結(jié)性的檔案，內(nèi)容宏觀單一，反映社會生活的檔案收集和保存不足，即使進(jìn)行保存的檔案其年限也較短。2002年，廣東省發(fā)現(xiàn)了一批上世紀(jì)50年代至80年代間形成和保存下來的檔案，也就是我們所說的“北水史料”。這批檔案是廣東省現(xiàn)存最完成的關(guān)于農(nóng)民公社和農(nóng)業(yè)集體化的資料，我國史學(xué)界對此給予了高度評價，然而這批價值不菲的檔案卻是在資料銷毀的過程中被發(fā)現(xiàn)的。此外，從我國檔案保管期限表的條款來看，其條款數(shù)量呈現(xiàn)出明顯的下降趨勢，這與我國檔案數(shù)量激增、檔案類型趨于豐富的現(xiàn)實情況明顯相背離。總體來說，我國的檔案保管期限表存在內(nèi)容宏觀單一、覆蓋面較窄的問題。

1.3條款缺乏可操作性

當(dāng)前，我國的檔案保管期限表將檔案的保存期限分為定期保存和永久保存兩類，其中定期保存則又細(xì)分為10年保存期限和30年保存期限，盡管相較于以往的檔案保存期限已經(jīng)有了明顯的改進(jìn)，但本質(zhì)上還是屬于典型的“三分法”，工作人員的主觀性很強(qiáng)，檔案保管的時間跨度也相當(dāng)大。與此同時，檔案保管期限保存表當(dāng)中存在大量的“重要”、“特殊”、“一般”等模糊詞匯，對檔案價值界定不清晰，不利于工作人員的具體操作。

1.4檔案鑒定方式的單一

目前，我國關(guān)于檔案保存期限的確定主要由檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限表的相關(guān)規(guī)定確定，這種做法存在明顯的缺陷：第一，檔案價值認(rèn)定工作不嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理人員受自身認(rèn)知的局限，很難對所有檔案的保存價值進(jìn)行正確的鑒定，導(dǎo)致很多檔案的保存價值被忽略，甚至可能造成最重要的檔案被遺棄損毀；第二，檔案價值評定誤差較大，由于期限表過于簡潔，僅有文件的來源、形式、全宗等內(nèi)容，因此劃分難度大，造成的誤差也較大。

2　檔案保管期限保存表優(yōu)化策略

第一，明確檔案保管的具體年限。當(dāng)前，我國的檔案保管期限表將檔案劃分為永久保存、長期保存和短期保存三種類型，然而這一劃分法存在諸多問題。因此，筆者認(rèn)為具體化檔案保存年限應(yīng)當(dāng)作為今后的改革重點。但是這一過程并不能一蹴而就，筆者也并非完全否定當(dāng)前檔案保管期限的劃分方法，只是隨著時代的發(fā)展，我們的檔案保存期限應(yīng)當(dāng)逐漸具體化，最終過渡到永久保存和定期保存兩種類型，定期保存的年限應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的保存價值來確定，如1年、5年、10年、20年......

第二，細(xì)化條款內(nèi)容。當(dāng)前，我國檔案界關(guān)于檔案保管期限表內(nèi)容設(shè)置詳略的問題一直存在爭議。條款寬泛粗略，工作人員認(rèn)為缺乏可操作性，條款內(nèi)容詳細(xì)，工作人員又覺得繁瑣復(fù)雜。單從理論上來看，細(xì)化檔案保管期限表內(nèi)容有利于檔案管理人員對號入座，增強(qiáng)工作的可操作性，但是單憑一份檔案保管期限表，要將所有的檔案囊括其中又是非常不現(xiàn)實的，然而適當(dāng)細(xì)化內(nèi)容又是尤為必要的。以我國1987年的檔案保管期限表為例，當(dāng)中有33項條款非常粗放，對檔案的留存年限沒有做出明確的規(guī)定，整體來看該文件毫無科學(xué)性和可操作性，檔案管理人員的主觀性和隨意很很強(qiáng)，整個文件嚴(yán)重缺乏權(quán)威性。因此，筆者建議在現(xiàn)有的檔案保管期限表內(nèi)容之上，對部分條款進(jìn)行適當(dāng)細(xì)化，盡量標(biāo)出各類檔案的保存年限。

第三，合并檔案保管期限表和檔案歸檔范圍。當(dāng)前，已有不少基層單位將檔案的歸檔范圍和保管期限表合二為一，這樣既簡化了工作程序，也細(xì)化了檔案保管期限表，令檔案保管期限更加符合本單位的實際需求。

第四，加大檔案保管期限表的管理力度。雖然加大管理力度并不屬于檔案保管期限表的改進(jìn)范疇，但筆者之所以提出這一建議的目的在于提高期限表的權(quán)威。為確保檔案保管期限表真正發(fā)揮輔助檔案價值判定的作用，在檔案保管期限表的保存和修訂上，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大監(jiān)督力度。基層單位進(jìn)行檔案保管期限表的修訂時應(yīng)當(dāng)經(jīng)上級部門同意，其審核工作由單位上級部門和當(dāng)?shù)貦n案管理行政部門共同完成。檔案保管期限表實行誰審定誰負(fù)責(zé)原則，基層檔案保管工作者只要按照規(guī)章制度進(jìn)行檔案價值鑒定和保存即可，無需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五，完善檔案保管期限表體系。以文書檔案的保管為例，我國在文書檔案保管方面的期限表相當(dāng)單一，文件保存價值鑒定、保存年限確定以及保存期滿鑒定等不同環(huán)節(jié)，都使用的同一套保管期限表。那么檔案保管期限表就身兼數(shù)職，既要負(fù)責(zé)檔案文件的第一價值鑒定，也要負(fù)責(zé)其第二價值鑒定；既是各單位鑒定檔案保管價值確定保管期限的依據(jù)，也是檔案館鑒定期滿檔案優(yōu)化館藏的依據(jù)。所以，必須根據(jù)檔案價值判定的不同層次，制定出不同的檔案保管期限表，構(gòu)成完善的期限表體系。

3　結(jié)語

總之，檔案保管期限表是開展檔案價值鑒定的基礎(chǔ)，能夠在實踐中促進(jìn)檔案價值鑒定工作的順利完成。筆者認(rèn)為當(dāng)前的首要工作任務(wù)就是增強(qiáng)檔案保管期限表的權(quán)威性和合理性，加大改革力度，完善檔案保管期限報價值體系，并以此作為推動我國檔案鑒定工作實踐的助動器。

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王雅楠（1981.06-）女，籍貫：天津 學(xué)歷：本科 職稱：中級研究方向：檔案系列