文物檔案收集管理探討

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摘要：文物檔案材料一般是以圖片、實物、音像等信息載體存在，對于文物研究可以提供價值的數據。本文主要對文物檔案建設管理的意義、注意事項、收集管理等措施進行分析。

關鍵詞：文物檔案；收集；注意事項作用

一、文物檔案管理的意義

文物檔案的有效管理可以讓國家通過相關資料對全國各地文物信息進行詳細的了解掌握。有利于文物部門制定有效的保護措施，為我國文物保護工作提供條件，幫助我國公民提高文物保護意識。另外可以讓專業研究文物人員提供相關資料，有利于文物研究工作的順利展開。

文物的缺失也是時常會有的，如自然災害、人為損失、戰爭等因素都會造成文物的破壞，由于文物在保存方面存在的變數較多，建設文物檔案可以讓這些缺失的文物受到保護。文物檔案具有詳細的文字表達及影音等記錄，制作時應從文物的時代及材料等多方面信息對文物進行還原，為修復工作提供可靠依據。我國太多文物經過歷史的變遷，只能在史書上找得到一丁點的蹤跡。因此，建設文物檔案可以對歷史進行還原及下一代研究文物工作者提供原貌資料，具有重要意義。

二、文物檔案收集措施

（一）社會征集。

我國歷史源遠流長，大量的文物散布在民間。許多文物在民間收藏家手中，需要文物工作者在文物檔案收集時采用社會征集的方法。社會征集需要征集工作者在征集過程中重視所有者敘述的原始資料，記錄一份詳細的文物檔案，征集工作者還需要熟知歷史文化和文物鑒定等方面的知識。對于文物的歷史價值、科學價值和藝術價值作出一定的判斷。每一個文物都是其所在時代的藝術品或者生活用品，代表著那個時代的特色文物。工作者在進行社會征集時需要尋找具有代表性的珍貴文物，收集到具有時代特色和民間風俗文物的信息。

社會征集是一種非常繁瑣的文物檔案收集方法。文物工作者需要根據報刊史料和民間信息尋找到當地的文物線索，了解到社會流散的文物信息，到民間尋訪調查來豐富館藏文物檔案。大多數文物所有者不愿讓其他人清楚自己所有文物的情況，這需要文物工作者長期做思想工作，改變文物所有者的觀念，讓他們清晰認識到文物檔案收集的重要性，提供所有文物的詳細信息，啟愿為文物檔案的收集作出貢獻。社會征集是文物檔案收集的重要方法之一，可以豐富官方文物檔案，彌補文物檔案存在的空缺，捉進文物檔案的建立。

（二）考古發掘

考古發掘是文物檔案收集的一個重要方法，是文物工作人員或者工作團隊經過文物行政部門的批準，根據古文化遺址、文物埋藏地點和古墓葬等地點的實際情況，再制訂詳細的發掘計劃之后所進行的工作或者活動。考古發掘需要較長的時間周期，文物工作者首先需要確定考古挖掘的地點，之后向上級文物行政部門申請考古挖掘，經過文物行政部門的批準之后才可以進行考古挖掘工作。考古挖掘通常都會出現可觀的文物，為文物研究提供依據，文物檔案可以收集到大量的文物資料。

在地下埋藏的文物不計其數，考古發掘工作一直沒有停止過為人們研究古人的歷史提供了大量的文物，人們更加清楚地了解到古人的生活和生產信息。考古挖掘出的大量文物均需要登記在冊。考古工作者進行妥善的地保管和適當的養護，技照國家相關規定移交博物館、圖書館等國有文物收藏單位或者文物行政部門。考古挖掘是一項長期的文物檔案收集方法，出土許許多多館藏和民間缺少的文物，增加了文物工作者研究的文物數量，在一定程度上完善了已有的文物檔案。

（三）添加文物檔案的收集

文物檔案的收集方法除了社會征集和考古發掘之外，還應該對添加的文物檔案進行收集，統計各地文物的檔案信息，將添加的文物檔案進行有效的整理。現有的文物檔案存在缺失，縣級國有文物收藏單位、市級國有文物收藏單位、省級國有文物收藏單位、國家級國有文物收藏單位等文物收藏單位的文物檔案收集不全面，對于新進添加的文物檔案沒有進行有效的整理。文物檔案相關部門應該定期對各級文物收藏單位的文物檔案進行整理，將增添的文物檔案及時歸類，避免文物檔案的缺失提高文物檔案的管理水平。

文物收藏單位可能會接收到社會人士捐贈的文物，需要在接收之后向上級部門匯報，對文物進行研究之后建立詳細的文物檔案。如果文物建立檔案的過程中存在爭議，文物收藏單位可以聘請多位專家學者進行文物的評定工作，避免文物檔案出現錯誤，確保文物檔案信息的準確性。對于添加文物的檔案文物工作者應該對捐贈者的信息進行記錄，問明捐贈者文物的詳細信息并且記錄文物的相關歷史資料，根據捐贈者的敘說建立一個初步的文物檔案，為之后的文物鑒定提供較為全面的信息。

三、文物檔案管理中應注意事項

（一）依據法律法規建設文物檔案。

為了規范文物檔案的建設國家制定了相關的法律法規，國家文物局頒布的相關文件規定了文物檔案建設的標準，將文物檔案按照標準分為了主卷、副卷和備考卷三類。文物檔案管理部門按照文物檔案的特性將文物檔案分為記錄性文物檔案和收錄性文物檔案，記錄性文物檔案是由關于文物的各類形式記錄組成的文物檔案。記錄性文物檔案是由圖片、圖紙等原始資料的記錄歸類整理后形成的文物檔案。文物相關部門在建設文物檔案時，要依據國家相關規定和標準對文物檔案進行記錄防止違規操作現象的發生。

（二）文物檔案的合理分類。

文物檔案的工作對象是文物，所以要依照文物的類型和性質對文物檔案進行合理的分類，為文物檔案的建設工作和管理工作奠定良好的基礎。在對文物檔案進行科學合理的分類時應該制定詳盡周密的檔案分類標準，嚴格按照分類標準進行檔案分類排序。在對文物檔案進行裝訂時，要在文物檔案的封面和提名注明文物的名稱、主要信息和卷本類別等，備考卷根據時間順序記錄卷內文物的變動信息，為以后文物檔案查找提供便利。

文物檔案相關部門可以編制文物檔案專題目錄、文物檔案分類目錄和文物檔案時間目錄等檢索工具，依據不同的檢索條件將文物檔案分類整理提高文物檔案檢索的便捷性。

（三）文物檔案建設責任明確。文物檔案的建設工作內容復雜、涉及面廣、工作量大。文物檔案相關部門可以從內部各個行政部門和業務部門等抽調人員建立專門的文物檔案建設團隊，明確文物檔案建設的責任。將檔案建設的責任落實到團隊甚至個人，避免因為職責不明出現失誤影響到文物檔案建設的工作進度。文物檔案根據文物的歷史價值和重要程度有著不同的等級，文物檔案建設部門應該委任專門的人員負責不同等級的文物檔案，查找時可以問詢專門負責的工作人員。

文物檔案的管理應該實行崗位責任制，有專門的部門負責文物檔案的管理，建立健全的文物檔案審批制度和查閱制度，文物檔案的查閱經過專門負責的工作人員審批之后才可以進行，防止文物檔案丟失保證文物檔案的完整性。在按照國家規定進行文物移交、交換或者出售時，應該將該文物的文物檔案一并移交，確定文物檔案跟隨文物的制度，對移交的文物檔案進行詳細的記錄，避免出現文物移交之后檔案還在原機構的情況。