淺析檔案管理現代化

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摘要：檔案管理現代化是檔案工作發展的必然趨勢。研究檔案現代化管理的模式，進而更新檔案管理的觀念和手段，是檔案部門面臨的共同任務。本文就檔案管理現代化的必要性及實現檔案現代化過程中存在的問題和應該采取的措施展開論述。

關鍵詞：檔案；現代化；電子文件；計算機技術

檔案是歷史的原始記錄，是原生的、獨有的信息資源。檔案工作的主要任務是保護檔案實體，開發利用檔案信息，為社會提供服務。檔案管理現代化是指用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經濟效率和社會效率。隨著計算機技術的普遍應用，實現檔案工作現代化成為我國檔案工作者在當前和相當長時期面臨的重大課題。

一、檔案管理現代化的必要性

1.檔案工作要實現現代化首先是檔案工作自身發展的需要。

隨著社會經濟的發展，檔案的數量也越來越多，傳統的檔案管理模式已經不能適應社會對檔案的利用需求。外界現代化環境的變化急切需要檔案的現代化管理，以適應社會各界對檔案利用需求的迫切需要。

另外，科學技術的發展使檔案的載體、記錄方式出現了多樣化的趨勢。越來越多的社會生活記錄不再采取傳統的紙張形態，而是以縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式存在。這些新型載體檔案文件需要有特定的保管條件，保管技術和利用手段，而這些是傳統的檔案管理方式所不勝任的。此外，古老的歷史檔案則在逐步地自然老化，甚至形成“自毀”，這也急需采取先進的技術手段加以搶救。

2.信息社會的時效性和高效性，要求檔案管理提高工作效率，實現管理的現代化。

當今社會是一個信息化的社會，各行各業，都在向管理的現代化邁進。檔案管理也應該積極更新觀念，以適應社會的發展。建立計算機檢索系統，查找檔案的速度將會大大提高，大大節約檔案人員和利用者查找檔案材料的時間，提高服務質量。利用計算機和各種現代化設備，對檔案進行收集、整理、加工，將使檔案信息的處理、報送、傳遞的時間大大縮短。總之，檔案管理現代化將會使檔案工作人員的工作條件發生巨大變化。

3.檔案管理現代化是社會和消費群體的需求。隨著人們社會交往范圍日益擴大，信息交流日趨廣泛，人們需要獲取大量的信息資源，本部門、本地區、本行業的檔案資料已經不足以滿足，檔案部門及時提供具有知識含量、技術先進、富有前瞻性的信息，加速資源向數字化、網絡化方向發展成為必然。

二、檔案管理現代化面臨的挑戰和實現途徑

檔案信息化是檔案事業的一個必然的發展趨勢，有著美好的發展前景，但是在檔案信息發展過程中，我們還面臨以下的問題需要解決：

1.思想觀念的落后。

“坐等上門”的封閉工作管理模式經過幾十年的時間，已經在檔案工作者的頭腦中根深蒂固。現在很多檔案部門依舊沿襲著“重保管、輕服務”的思想，檔案現代化的意識薄弱，缺乏時代感和緊迫感，沿襲舊的管理模式，安于現狀。因而在行動上表現為得過且過，更談不上搞好檔案信息化建設了。觀念落后，現代化意識的薄弱是制約檔案管理發展現代化的重要因素。

2.當前檔案工作的基礎工作差，信息技術的使用面狹窄。檔案管理現代化的前提是檔案基礎工作的規范化、標準化。但是目前檔案管理工作普遍存在一個問題：案卷質量較低，檢索工具不完整，許多部門的立卷、整理等工作并不按照國家制定的標準執行。另外，多數檔案利用方式基本上仍停留在傳統的手工層面上，雖然檔案工作已普遍配備了計算機，但使用的范圍仍局限于文檔目錄錄入，檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴重影響了檔案的利用效率。

3.經費問題。這是影響檔案工作的最棘手的問題。檔案信息的數字化、網絡化，管理服務的現代化已成為當前檔案事業發展的方向，檔案管理現代化的實現需要先進技術的引進和大量的信息化設備及對工作人員進行信息化培訓。而檔案部門直接創造的經濟效益有限，對檔案方面的投入又少，造成了無力購買先進設備及人才流失的局面。

近年來，數字檔案館的建設更是需要大量的資金，政府對數字檔案館的預算規模一般都過百萬元，浙江省數字檔案館建設預算更達到1500萬元，一期投入就有800萬元。經費問題成為一個普遍存在的問題，成為制約檔案現代化建設的重要因素。

4.檔案工作人員的技術水平較低。2002年國家信息化測評中心的調研報告顯示，我國信息化指數為38.46時，信息化人才資源指數僅為13.43，信息化人才十分匱乏。近年來，檔案界人才隊伍建設有了長足進步，從業者的總體素質不斷提高，但由于受到原有基礎、總體環境、財政狀況和工作條件的限制，與其他行業相比，檔案信息化人才依然緊缺，人才形勢十分嚴峻。在人類的社會實踐活動中，人是最活躍也是最重要的因素，人員的素質是成就任何事業的關鍵這成為檔案信息化的一個重要的制約瓶頸，影響著檔案信息技術的應用和推廣。

5.電子文件歸檔管理的問題。當前檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。另外，很多辦公自動化系統設計時沒有檔案管理者參與，或者因檔案管理者缺乏相關知識無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。

針對上述我國檔案信息計算機管理中存在的不足之處，我們要相應地采取以下措施：

1.更新傳統觀念。面對信息時代對檔案管理工作者提出的挑戰，當務之急是更新傳統的管理觀念，樹立檔案現代化的管理意識，進行科學的管理。一方面可以通過開展豐富多彩、形式多樣宣傳教育活動，提高全民檔案意識。另一方面，檔案工作人員要變被動為主動，加強檔案信息資源的開發和利用，積極為社會各界提供服務。

2.注意借鑒國外先進的管理技術，加速實現檔案管理的信息化。美國是檔案管理高度信息化的國家，主要表現在檔案保存的信息化和檔案管理的信息化兩個方面。為了促進檔案館更好地為研究者服務，美國很早就開始進行了大規模的縮微復制工作。我們應該注意學習和借鑒它先進的技術，發掘檔案的利用價值。

3.對于經費的問題，一方面要加強領導。管理的現代化需要大量的財力和物力，各級領導要大力支持，舍得投入才能調動協調方方面面的積極性，推動檔案現代化的進程。但是在投入資金的時候還應該注重效益問題。講效益就是要以較少的人力、物力、財力獲得較大的社會服務效果和經濟效果，這是我國檔案工作現代化道路的特點之一。不講效益，一味追求形式上的高、精、尖，花大錢辦小事，是與我國國情不相吻合的。在推進檔案管理現代化進程中，一定要以效益觀念指導實踐。例如，在配置計算機軟硬件時，應對館藏情況、社會需求量、設備性能價格比等因素認真加以分析，使購入的設備能盡快有效地投入實用。不顧一切的追求先進，購置先進設備只能造成資源的閑置和浪費。

另一方面要加強檔案館際的交流和合作。檔案館之間可以加強檔案資源之間的交流，還可以互派人才，學習其它先進檔案館的先進管理技術，推動檔案管理現代化的進程。

4.加強信息隊伍的建設，重視高素質復合型人才的培養。

實現檔案工作現代化，人才培養要先于設備，至關重要。檔案管理技術手段越是先進，對檔案工作人員的專業化素質要求越高。檔案工作者不僅要掌握深厚的檔案、情報專業知識，還要具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力，掌握計算機通信技術、數據庫技術及網絡技術等現代信息技術。所以檔案館應致力于培養一批高素質的檔案工作隊伍。

在培養人才方面，一要強調提高質量，二要注意適用對路，要有計劃有目的地培養出大批適應檔案工作現代化需要的合格人才來。可以通過建立起激勵機制，加強對人才的培養。使得這些人可以穩定的留在檔案部門中發揮專長，建立起一支既掌握現代化科技知識與技能又具有專業熱情檔案人才隊伍。作為檔案工作者，也應該自覺地在檔案業務知識和操作技能上加強學習，努力使自己在未來的檔案信息服務中承擔起信息資源管理者、信息咨詢員等新角色。

5.加強電子文件的運作和管理。首先，電子文件從形成、運作到歸檔要指定專人負責，及時登記設備環境、相關數據等，以保證電子文件歸檔的質量。已歸檔的電子文件，要制定嚴格的管理措施，以保證數據的原始性和完整性。如通過加蓋電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發處理等。需要長期保管的電子文件，應與相同內容的紙質文件或硬件拷貝一同歸檔。

三、結束語

總之，隨著計算機及網絡技術的深入，檔案管理信息化必將成為檔案事業發展的大趨勢。檔案管理者也會置身在一個全新的工作環境中，檔案管理工作要隨時更新觀念，以適應不斷變化的新形勢的挑戰，推動檔案管理現代化的實現。

參考文獻：

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