提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

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摘要：加強檔案的科學管理工作，是企業檔案部門面臨的共同課題，檔案部門要增強創新意識，注重研究新情況、把握新規律、解決新問題，克服因循守舊、墨守陳規的思想和做法，以新的思維對待新的形勢，推動檔案工作不斷創新發展。本文對提高檔案管理科學化水平的路徑選擇進行了探討。

關鍵詞：提高；檔案管理；科學化水平；路徑

隨著現代化社會的不斷發展，科學化的檔案管理能夠推動我國的信息化道路建設，檔案管理在各個行業的應用越來越多，與單位、員工的關系越來越緊密。提升檔科學化的管理水平，需要采用科學化的管理觀念，建立科學的管理制度，以促進我國的信息檔案管理更加的科學化和標準化，從而實現檔案管理的最大化效益。

一、提高檔案科學化管理水平的意義

1、信息化發展的要求

信息化技術的發展應用在各行各業，并且媒體設備和網絡的發展也改變了傳統的工作方式。只有不斷的創新管理方式，從管理制度、渠道、保存、傳播等方式進行改革，才能夠實現系統化的檔案管理。在管理中需要關注現代化的信息發展技術，將其應用在科學化的檔案管理中。

2、促進檔案事業良性發展

社會科學的進步促進了檔案事業的科學化發展，同時暴露出傳統管理的弊端，由于檔案管理的任務重，檔案的數量多，在進行管理計劃、財務管理、政工工作等都造成了檔案管理的難度，這些對于檔案的科學化管理都非常不利。因此采用科學化的管理手段進行管理，可以促進檔案事業的良性發展。

3、促進文化水平的提升

檔案管理的水平代表著我國的文化素質建設，檔案的管理有多種方式，在政治、經濟發展方面都有所涉及，并且也體現了我國優秀的文化。檔案記載了我國悠久的歷史文化，并且為檔案的未來管理也提供了新的方向，并且檔案中記載的文化也更加可靠。采用科學化的管理檔案能夠促進我國的文化水平建設，使得檔案的價值得以彰顯。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

1、轉變管理理念

想要采用科學化的管理手段，就需要改變傳統的管理思想，充分的認識到傳統管理的不足，了解科學化管理的重要性，從而樹立起科學化檔案管理的觀念。只有管理理念轉變，才能從根本上進行科學的檔案管理。采用科學化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設備的重建，并且開發使用軟件設備管理。加大檔案管理使用的設備和軟件投入，實現檔案管理的現代化建設，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發檔案管理的信息化系統，實現檔案的自動化管理，從而節約檔案管理的時間。

2、轉變管理方式

傳統的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人事變動時才會進行檔案的轉移，這種管理方式不使用于現代化的方案管理。在開展科學化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務。檔案的管理不單單要進行數量的管理，還要在質量上有所見效，從而提升科學化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學化管理模式的運用，在企業單位中加強計算機建設，發揮科學化管理的作用，充分的發揮檔案的存儲空間。

3、提升管理人員素質

要增強檔案人員現代化意識。檔案工作人員要樹立與現代化建設目標、方法相適應的思想觀念，在管理科學理論的指導下，從實際出發，大膽探索和改革，強化并推進現代化管理工作。要調整知識結構。實現檔案管理現代化，要求有較高的知識結構和專業化水平的隊伍，全面地掌握檔案專業知識，學習現代化科學技術尤其是計算機軟件應用等方面的知識，使自己成為復合型人才，以適應現代化的需要。要開展計算機普及教育。檔案管理與計算機應用有著不可分割的關系，在檔案工作人員中普及計算機知識尤為重要。通過有針對性和實用性的計算機知識的普及，提高檔案工作人員的能力。只有抓住計算機技術革命帶來的良好機遇，不斷提高檔案工作人員的應用技能，才能運用現代化技術手段，提高工作效率和質量，提高檔案管理現代化水平。

4、完善檔案管理制度體系

基本上每個檔案管理單位，都有一套管理制度，但是這套制度是否完善，是否有一定的執行力有待商榷。尤其是在檔案管理方法不斷更新的前提下，制度建設也要隨之有所改變，有所提高。制度要體現檔案管理的科學化水平，并為其科學化水平的提升提供便利。首先，管理層充分重視提高檔案管理科學化水平，在法律法規及規章制度層面上，對檔案管理水平的提升進行整體把握。其次，各部門要整體提高發展意識，用開闊的思維和先進的工作理念，在實際工作中探索有效的，適合的檔案管理機制。最后，上級管理部門要強化對檔案管理工作的監督與審核，從宏觀上促進檔案管理科學化建設的成果。

5、檔案管理的現代化建設

提升檔案管理的科學化水平，主要是利用現代的計算機技術、網絡技術及數據庫技術等，對傳統的檔案方式進行更新改造。這樣做的優點是，首先減少檔案儲存空間。另外，相應地減少了日常檔案維護，節約成本。而且提高了工作效率，依據計算機技術對檔案進行分類管理，比人工管理效率高、精確。尤其是客戶端的檔案查詢技術，縮短了檔案的輸出環節，大大提升了檔案查閱者的效率。目前提升檔案管理的現代化水平主要有如下幾種方式：

（1）建立檔案室網頁，開展網上服務。建立檔案室內部局域網，同時與地方政府的電子政務系統合作，建立網上檔案查閱平臺。對于基層的檔案管理單位來說，與地方政府政務系統合作是很好的模式。地方政務系統是很好的服務平臺，在這個大平臺的頁面上建立檔案管理的鏈接服務，積極組織上網數據和信息，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用。實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（2）電子文件的自動上傳收集。有了強大的數據支撐是不夠的，還需要通過技術手段，采用合理的方法收集原始檔案資料。利用信息化技術的現代檔案管理技術，檔案的收集工作與傳統的紙質檔案有很大區別，如何將單機上形成的電子文檔快速高效地收集在一起，是很多檔案管理部門探討的問題。目前許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，收集第一手的電子資料，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。當然，這項工作需要用完善的管理制度來支撐。

（3）開展在線服務。這是提升檔案管理科學化、現代化水平的最終目的，方便、快捷地服務人民群眾。在快速發展的今天，信息化技術改變了人民的生活方式。如檔案館（室）與地方政府電子政務系統連接后，在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓檔案查閱者與檔案館（室）利用電子郵件在互聯網上進行快速通訊，進行信息交流，提供查詢和資信服務。這樣大大地節約了檔案查閱者的時間，提升了效率。

總之，在信息時代，網絡技術得到快速發展，將檔案管理工作不斷進行創新，是檔案管理工作能否適應現代社會發展的需要，能否繼續為社會提供服務的基礎條件，只有對檔案管理工作予以高度的重視，并且根據檔案管理工作自身的實際條件來選擇應有的管理思路和管理模式，最大限度的加強檔案管理工作的各個環節，使得檔案管理工作自身能夠擁有更好的發展前景。

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