對城建檔案管理數字化建設問題的幾點探討

廣東省東莞市城建檔案館

摘要：隨著社會生產力的提高，我國的現代化進程不斷加快。城建檔案包含著社會發展的各個方面，它是呈現歷史的重要形式。多媒體技術、計算機網絡的全覆蓋促進了城市建設數字化檔案的發展。本文針對城市建設中的問題進行了探究，并從意義、問題、強化策略上進行探究，建立完善的檔案管理數字化理論系統。

關鍵詞：城建檔案管理；數字化建設；信息化管理

進入二十一世紀以來，我國城市建設的進程不斷加快。對于城市的發展來說，城建檔案是呈現歷史的重要形式，具有重要的意義。在檔案工作中，書面的檔案管理已經不足以滿足時代的需求，人們迫切需要一種更便捷、更高效的方法，來積累經驗，謀求發展。在文本資料檔案中，紙張、文件類的檔案存在一些問題，而隨著多媒體技術、信息技術的發展，更具科學水平、更節省時間、空間的數字化城建檔案成為了重要的發展趨勢。

一、數字化城建檔案的涵義

在城市建設中，檔案記錄著城市發展進程、規劃格局、綠地拓展等活動，其中含有多項統計數據，具有重要的參考價值。為了將城市的發展進程記錄下來，也為了讓后人有所參考，檔案管理人員進行了多方面的嘗試。傳統的檔案管理耗費大量的人力物力，更加便捷高效的數字化城建檔案走進了人們的視野。

從總體上說，數字化管理作為一種新型的檔案管理方式，它能夠通過電子互聯網技術，將圖片、影像、資料等信息整理在一起，利用互聯網的平臺組合在一起，成為了傳統紙質檔案和電子信息檔案的雙向結合。數字化檔案管理能夠建立相關網頁來實現資料的長期保存與查詢，促進檔案系統的智能化和科學化。在數字化的管理方式中，聲音、圖像、文本都能夠永久保存下來，甚至可以利用云空間、云相冊、云記錄等方法，縮小城建管理檔案所占有的空間，使城市建設檔案管理工作變的更加便捷、高效。

二、傳統城建歸檔中存在的問題

在現在的城市建設發展中，城市的建設發展讓城建檔案的信息量也隨之加大，因此，檔案管理人員面臨著重要的工作壓力。首先，資料的整理和積累只能依靠單純的人工整理。檔案以紙本的形式累積，不管是保存、翻閱、整理，都需要一定的空間和時間。其次，在城市建設管理的歸檔上，要進行分類、歸納和整理，只能進行人工的查閱和搜索。調檔的速度十分慢，對于一些較為復雜、繁瑣的調檔請求，不能及時地查找。同事，在城市建設信息資料的保存上，由于紙張的特殊性，會存在蟲蛀、受潮、撕壞等問題，特別是在紙張類檔案經過了多次翻閱后，可能會損失一定的信息。

在信息的儲存上，每項文檔資料都是分類儲存在各個文件館藏內，所以人們的翻閱只能是進行現場的翻閱和管理，而不能跨越時間、空間等元素，進行資源的交流和置換。

傳統城建檔案管理情況面臨挑戰，運用數字化管理則正好可以彌補傳統管理中的不足。數字化檔案建設能夠很好的解決檔案保存、查找等問題，并通過計算機存儲技術，實現數字檔案管理的信息共享。

三、城建檔案數字化建設的優勢

數字化檔案管理呈現出了獨特的發展優勢，實現了檔案管理的科學化和創新化發展，主要體現在以下幾個方面：

（1）壓縮體積

在檔案的文本錄入中，大本大本的檔案文件讓管理人員十分頭疼。文本資料類占有一定的空間，再加上放置、管理等問題，在檔案的處理上，存在很多的不便。利用互聯網數字信息，能夠在信息匯總上進行體積的壓縮。例如，整理成文本資料的檔案能夠通過圖片、視頻、音頻等方式，儲存在輕薄的電子信息中。在最常見的16G的U盤里，可以存儲成千上萬的圖片，能夠在短時間壓縮海量的檔案信息。

（2）實現共享

在檔案的數字化管理中，為了強化建設問題，要進行標準化的檔案建設。通過制定一個完善的系統，將專業化、規范化的信息理念涵蓋進來。實現城市建設檔案管理系統在網絡平臺上的開放和交流。同時，在實現檔案共享的基礎上，落實資源的流動性。讓資源共享能夠建立在“科學規范” 的基礎上，確保開發者、使用者的信息安全，為用戶提供全方位的資源服務。

（3）分類調配

盡管在傳統的檔案中，城建資源的分類也十分細致，但是由于紙張檔案的特殊性，人工分類過于耗時、耗力。電子數字技術在省時省力的同時，實現了短時間內的信息錄入、資源分類和資料存儲。在此基礎上，信息資源庫成為了檔案管理中必不可少的元素。數字化城建管理實現了科學的資源分類，能夠根據不同的類型和方法進行電子數據庫的建立和采集，從而促進建筑檔案管理的順利進行。

四、強化城建檔案數字化建設的具體策略

在城市建設檔案的數字化發展中，為了促進檔案事業的發展，建議從以下幾個方面進行具體強化。

（1）建立科學的數據庫

當前發展形勢下，相關部門對于硬件和網絡設備的投入逐漸加大。在具體的實施中，要將工作重點轉移到信息化檔案建設的管理中。其首要工作就是進行重點的設計數據管理，在成立科學數據庫的同時，確保硬件設施的科學運行，保持設備庫能夠及時更新數據，持續保持檔案信息的實效性。

其次，要建立文檔庫、影視資料庫和空間存儲庫，通過硬件、軟件設施，建立一個人性化的數據空間，讓用戶在調取資料的過程中，能夠根據編碼、關鍵詞，在最短的時間內查閱到具體的資料，并通過多媒體的技術設計，整合成不同的檔案檢索方式。

（2）確立檔案信息的更新

從總體上說，檔案建立資料的數據每天都在進行更新。為了讓整體的數據更加精準，相關部門要進行及時的更新和梳理，確保檔案信息工作的準確性和真實性。為了實現檔案信息的多項更新，廣大城建檔案管理者要積極推行科學的儲備體系，通過歸檔、采集、整理、儲存、加工等方式，強化系列工程信息，促使數字化檔案記錄更加規范的發展。

在具體實施上，相關人員要通過規范的行業章程、嚴謹的數據格式、增加城市建設檔案的快捷共享。在處理業務的過程中，要對相關部門進行檔案業務的強化，并對設備運行等具體行為進行綜合，確保檔案事業的規范化、科學化發展。除此之外，還要積極推進檔案信息的規范化，嚴格審核通過互聯網網絡平臺發布的信息檔案。

（3）建設檔案信息化人才隊伍

城建檔案數字化管理所涉及的專業性比較強，一方面，需要專業的統計類專業人才能進行業務運行，另一方面，也需要檔案計算機專業技術人才進行日常專業系統的培養。為了實現檔案工作的發展，城市建設單位需要建立一支精良的檔案管理隊伍，對工作人員進行專業培養，不斷提高他們的綜合素養。

例如，定期組織檔案信息化知識講座、通過專業培訓、考核等機制，強化職工的綜合素質能力，并建立完善的檔案信息管理考核機制。強化業務審查、績效考核等方法，提升他們的業務水平。通過遠程培訓等方法，讓工作人員感受數字化工作的魅力，提高檔案管理人員的工作積極性，從而組建一支高效、創新、具有活力的數字化檔案管理隊伍。

五、總結

綜上所述，在城市建設規劃中，數字化管理機制成為了一項重要的發展內容。想要做好檔案的數字化工作，除了要加大對檔案管理的監管和維護，還要在保持信息安全的基礎上，進行科學化發展的創新探究。鼓勵檔案工作者積極利用網絡云端等電子計算機技術，構建一個完善的城建檔案管理系統，更好的記錄歷史的發展變遷，為城市的發展奠定扎實的基礎。

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