財務共享服務中心結構研究

集美大學誠毅學院 吳一平

一、引言

隨著信息技術的發展和經濟全球一體化的推進,各國企業集團在全球擴張的進程不斷加快，瞬息萬變的經營環境給企業管理帶來了巨大的挑戰。因此，一些跨國企業集團開展了財務管理變革和流程再造，一種新的財務管理模式財務共享服務（FSS，Finance Shared Service）應運而生。1980年美國福特公司最早建立FSSC。接著杜邦、美孚、殼牌等公司相繼建立共享服務中心，2000年后聯合利華、邦吉、嘉吉、雀巢、海爾、中興通訊等也加入了財務共享服務中心的建立。到目前為止，全球70%以上500強企業正在應用共享服務，90%跨國公司正在實施共享服務。財務共享服務中心在全球范圍已經普遍運營，同時國內運營也逐步開展并進入大量建設階段。財務共享服務中心作為一種比較先進的模式，能直觀的降低企業的運營成本和提高整體效益，但是其建設與實施是一個復雜的系統性工程，整合了企業管理模式、財務業務職能、信息系統等多個緯度的資源。

財務共享服務中心模式是如何運作的呢？通常，公司需選址建立財務共享服務中心，共享中心通常為獨立的事業部或獨立的子公司，通過共享服務中心向其眾多的子公司提供統一的服務，并按一定的方式計費，收取服務費用，各子公司因此不再設立和財務共享服務中心相同功能的部門。最典型的服務是財務方面賬務處理的服務，稱為共享會計服務是一種以事務性處理功能為主的服務。還有一類共享服務以提供高價值的專業建議為服務內容，如稅務、法律事務、資金管理等。一般企業財務共享服務中心內容包含應付賬款、應收賬款、總賬等模塊，如表1。

二、應付賬款模塊

應付賬款模塊一般包含員工個人報銷、供應商第三方報銷以及內部關聯方往來結算等業務。

（一）員工費用報銷及備用金 員工費用報銷指公司各職能部門人員，對為實現公司的經營目標而開展的各項經營活動所耗費的各項資源及支付的各種費用，提請公司予以核銷。其中一些銷售型為主的企業公司人員的差旅費，特別是在開展業務活動發展的本地差旅、車船機票、差旅補貼、住宿等費用是企業員工報銷流程的主要內容。費用報銷業務流程主要為：員工在系統中發起報銷申請，經過系統中相應的審批后將粘貼好的單據寄往財務共享服務中心，財務共享服務中心人員根據公司政策對單據經過審核和支付。

備用金主要是員工預借款，員工根據工作需要進行預支。備用金業務流程主要可以分為：借款人在員工報銷系統中發起申請，經過系統中相應的審批后將黏貼好的單據寄往財務共享服務中心，財務共享服務中心人員根據公司政策對單據經過審核和支付；備用金和員工費用報銷不一樣的流程在于財務共享服務中心人員還要在月末或者定期對員工備用金借款進行跟蹤對賬，并督促員工及時還款或者辦理續借。

（二）供應商第三方結算 供應商第三方結算包括費用類結算和成本類結算，其中，費用類主要指公司各部門人員，對為實現公司的經營目標而開展的各項經營活動中所耗費的各項資源及支付的各種費用，提請公司予以核銷。財務共享服務中心根據報銷人提供的報銷原始單據、審批和政策進行費用審核和支付；與公司生產成本相關類型的采購采用訂單結算，財務共享服務中心通過創建采購訂單并系統收貨后，各部分操作人員將發票及相關審批資料收集至財務共享服務中心，財務共享服務中心根據相關發票、入庫單、審批及政策進行發票校驗并入賬安排付款。

（三）內部關聯方往來應付款 跨國企業或者集團中存在相當多的關聯方往來交易。各企業根據實際需要設置財務共享服務中心中關聯方往來應付應收職能。關聯方應付賬款結算包括關聯方物資采購及費用代墊、服務收費。服務收費及費用代墊通常由關聯方公司應收財務人員將發票、協議及審批等支持性文檔傳遞至應付方，應付方根據這些文檔、審批及政策進行費用的確認入賬以及安排付款；物資采購結算通常存在產銷并存與各區域內的集團公司，通常銷售公司會根據客戶訂單向集團內生成公司集團采購，這種采購訂單通常是大批量并且有規律性進行的，在適合的系統支持下，通常財務共享服務中心人員只要在接到發票以及貨物入庫后直接將發票進行自動校驗并且安排入賬付款即可，同時每月月末還應該進行關聯方往來對賬確保兩邊賬務一致。

總體來說，財務共享服務中心應付賬款的運作流程有通用的步驟：第一步，申報：各分公司員工將實際業務中發生形成的業務票據進行初步整理，并在分公司通過全公司財務信息管理系統中填報并形成一份獨立的報銷申請單，再由該分公司的相關負責人批復后由專門管理部門收集并寄往財務共享服務中心。第二步，審批及入賬：財務共享服務中心在收到分公司單據由專門管理部分進行登記和分類并根據分類情況發送到相應部門。應付賬款小組在收到憑證后進行逐一的確認并在公司的財務系統進行審核。審核通過后生成文檔導入財務模塊，自動生成相關憑證；如果審核不通過，應付賬款小組人員將以電子郵件或電話形式通知分公司相應人員進行聯系溝通以確認信息的準確性和完整性.在確認完信息后，如果在應付賬款小組人員可直接修改情況下應該要求分公司員工發送一份書面修改請求。不能夠由應付賬款小組直接修改的情況，應付賬款小組會在公司財務信息系統中將報告駁回并要求相關人員對報銷進行重新批復。第三步，付款：在生成憑證后應付賬款小組進行付款，并對相關憑證進行歸檔。將公司參股控股的獨立法人的憑證寄回原法人單位。概況流程如圖1。

三、應收賬款模塊

應付賬款模塊主要包含第三方應收賬款、內部關聯方往來應收款兩部分核算內容。

（一）第三方應收賬款 第三方應收賬款是因銷售商品或提供勞務而應向購貨單位或顧客收取的款項。應收賬款是企業會計中的一個總賬賬戶，在資產負債表中列作流動資產。應收賬款于會計原理上，專指因出售商品或勞務，而對顧客所發生的債權，且該債權尚未接受任何形式的書面承諾。一般企業對其主營業務收入的流程采用標準訂單，即非現金（轉賬、賒銷）結算方式的銷售訂單，形成會計憑證掛在應收賬款-第三方，同時應收賬款模塊中應設立信用控制，信用控制主要是在企業ERP系統內做相應的信用控制數據維護的過程，簡單一點說就是因為我們經常的產生賒銷的業務，為了避免風險，在發貨前進行的控制。

（二）內部關聯方往來應收款 在多數跨國企業或者集團中會存在相當的關聯方往來交易。各企業根據實際需要設置財務共享服務中心中關聯方往來應付應收職能。關聯方應付賬款結算包括關聯方物資采購及費用代墊、服務收費。服務收費及費用代墊通常由關聯方公司應收財務人員將發票、協議及審批等支持性文檔傳遞至應付方，應付方根據這些文檔、審批及政策進行費用的確認入賬以及安排付款；物資采購結算通常存在產與銷并存于各區域內的集團公司，通常銷售公司會根據客戶訂單向集團內生成公司集團采購，這種采購訂單通常是大批量并且有規律性進行的，在適合的系統支持下，系統根據應付方的采購訂單進行自動建立訂單號，并在發貨后自動批量開具發票，如是跨國交易采用電子發票傳遞做到零時差。一般關聯方交易應收款不太關注信用問題，只需定期跟蹤資金回籠情況，清賬并在月末進行關聯方對賬即可。

四、總賬模塊

應付賬款的相關業務處理流程比較關注業務過程的共享服務支持，而總賬核算工作是基于一個會計期間的循環，側重于會計處理業務流程，一般企業進行財務共享服務以后，首要的是會計核算工作的集中。總賬是依據一級科目開設的，它是按照總分類賬戶登記全部經濟業務的賬薄，能夠全面、總括的反映企業的經濟活動，是編制會計報表必不可少的資料。總賬流程中應包含：處理主數據維護管理、固定資產管理、其他總賬、月結流程和報表五個流程的業務。

（一）主數據維護流程 主數據維護通常分為財務數據維護、供應商信息維護以及標準成本維護。財務數據維護主要維護內容為會計科目、成本中心、成本中心組等，當公司組織結構發生變化時，成本中心或成本中心組主數據需要創建或修改，財務共享服務中心在收到審批的申請表后在系統中進行維護；供應商主數據管理包括供應商主數據創建、擴展、更改、顯示、標記凍結或刪除、更改賬戶組，特別提出的是供應商數據維護中有一塊是設計員工供應商維護：通常在員工入賬后，財務共享中心數據維護小組會將員工的信息包括員工供應商代碼、部門信息、成本中心信息會分別在系統進行維護和匹配，并將其信息導入員工報銷系統以便報銷及費用分析；標準成本維護主要指新增成本材料的情況或者是每年企業一般都會進行標準成本的發布或者更新，在接到生產部門審批后的申請表，且與生產部確認該新增成品物料的基本數據已在系統中維護完成后，則應及時進行新增成品的標準成本維護及更新。

（二）固定資產流程 固定資產流程主要涵蓋固定資產新增、轉移、報廢及在建工程管理流程。固定資產新增是指當公司通過外購或自建的方式新增固定資產時，財務共享服務中心人員在收到審批表后在系統中進行內部訂單和固定資產卡片主數據的維護以及保管人信息維護；固定資產轉移流程具體包括公司內調配和公司間的調撥。根據公司固定資產管理制度規定，固定資產實行分級歸口管理，辦公室和生產部設備管理中心為固定資產管理部門，按照資產類別管理。固定資產報廢流程：固定資產的報廢，是將多余、閑置不需用和資產老化、陳舊等原因不能修復和改裝使用的資產進行報廢處理。根據公司固定資產管理制度，使用部門（申請人）填寫固定資產報廢更新審批表，固定資產管理部門應會同技術人員進行實物鑒定，查明是不是應報廢、能不能修復或改裝使用，如確需報廢則按報廢處理；在建工程轉固定資產：根據企業固定資產管理制度規定，當工程項目完工，驗收合格后，各項目經辦人及時辦理結算，財務經辦做在建工程轉固定資產賬務處理。

（三）其他總賬流程 其他總賬流程是指除了月結報表、固定資產管理、主數據維護以外的其他一些屬于總賬的流程，主要包括費用入賬流程、預提流程等。其他費用入賬流程：通常費用入賬的流程會在應付賬款模塊環節進行，但是有些比較復雜的費用或者不涉及付款的費用入賬會在總賬環節進行。如固定資產折舊，固定資產在購入第二個月會進行費用的折舊入賬，通常企業會采用每月月末將截止上月已入賬自動資產進行系統自動折舊。工資費用入賬，由于工資費用的入賬涉及集團公司在內所有的成本中心以及部門的若干費用，在大型企業中不會由應付賬款組入賬，而是在總賬環節以及人事部分提供的支持性文檔進行費用入賬。費用待攤，通常一次性預付部分或者所有費用款項會由應付賬款模塊通過待攤費用科目傳遞到總賬小組，總賬根據其支持性文檔在其涉及期間內進行每月費用分攤。存貨或者固定資產減值，一般每月或者季度末企業會對其下所有的存貨或者固定資產進行減值評估，如果評估值低于賬面價值則進行減值計提，否則不作為。

預提流程分為費用預提流程和在建工程預提。費用預提流程，預提費用是指企業在成本費用中已實際發生但尚未收到對方結算原始憑證的各項費用，為準確反映當期經營狀況，預先計提的各項費用各部門根據實際成本費用的發生以及結算情況，在系統中規范填寫預提費用申請表，經審批通過后報送到財務預算員審核，若審批未通過則返回臺賬申請人進行修改；審核通過后送財務共享服務中心入賬；在建工程預提主要闡述財務共享服務中心應付團隊處理資本性支出預提到端管理流程。財務共享服務中心人員每月郵件收集在建工程完工進度表；工程部每月將審核完成的在建工程進度表發送給財務共享服務中心辦理預提，同時提供各項目合同等預提支持性文檔；財務共享服務中心人員審核在建工程進度表中各項目進度、開工日期、完工日期、合同金額等信息對在建工程項目進行賬務預提。

（四）月結流程月結入賬流程：月結流程主要是維護會計期間關閉本會計期間，同時在約定日期內打開下一會計期間；跟蹤應收賬款、應付賬款、成本等模塊完成月結，執行周期性憑證，形成預提和攤銷，核對科目余額表，檢查是否存在錯賬，如有錯誤需要總賬進行調整。遇到財務年度結轉時還會涉及總賬余額結轉以及利潤中心結轉等流程。如有涉外業務或者是跨國企業的情況還會涉及維護外幣匯率以及匯差調整等流程。銀行對賬是指企業存入銀行或其他金融機構的各種款項。財務共享服務中心應每月一次進行銀行明細賬與銀行對賬單核對。銀行存款賬面余額與銀行對賬單余額如果存在差額，應查明原因并通知相關責任人或銀行更正，并編制銀行存款余額調節表，相關審批后留存歸檔。

（五）報表流程 報表流程主要指資產負債表科目核對，所有資產負債表科目必須依照本政策規定的頻率定期核對。所以資產負債表的調整對保證損益表的公允是非常重要的。調整是一個對資產負債表驗證和糾正的過程，以此確保財務報表真實反映各公司的業務狀況和業績。驗證是指了解及掌握資產負債表科目余額所包含的內容，同時準備相應的支持文件。如果是跨國企業還需要進行外放報表編制，外方報表編制是在中方結賬完成以后，從系統導出數據，按照外方報表的口徑及要求，編制外方口徑的整套報表。整套報表可能包括：銷量報表、內部往來報告、利潤表、資產負債表、運營資本明細表等。實際情況根據每個集團公司需要進行不同設置。

五、資金管理及現金流預測

除了以上提及的應付賬款模塊、應收模塊、總賬模塊，財務共享服務中心經過發展逐漸開拓了其業務范圍，還可能涉及資金管理以及現金流預測，是近年來，資金管理己被越來越受到企業家的重視，尤其是對于集團型企業，對資金的集中管控一直都是首要的工作。直接現金流量預測是企業合理調配資金，確保公司資金正常運轉的重要手段，能直觀反映企業短期的現金流活動。該預測將某時間段內全部可能發生的現金收支按經營、投資、融資活動等類型列出，并分別基于最新預算、訂單、發票等經營數據情況進行測算，得到預測期間的現金流出、流入。

六、結論

財務共享服務中心在全球范圍已經普遍運營，同時國內運營也逐步開展并進入建設。財務共享服務中心作為一種比較先進的模式，能直觀的降低企業運營成本和提高整體效益，但其建設與實施是一個負責的系統性工程，整合了企業管理模式、財務業務職能、信息系統等多個緯度的資源。我國很多企業在建設和實施過程中受管理水平以及管理資源的限制，在實際運用時碰到了諸多問題。財務共享服務中心可以根據其服務的目標區分為服務模式和管控模式，其中服務模式以集約、規模、標準化、簡化為特點，管控模式則混合了財務集中管控和成本節約等需求，在實施決策中更多地考慮企業集團戰略實現和經營管理要求。

從服務前景看,共享服務將作為企業經營的一種管理模式，被永久保留。它為全球性的或者大型的經營組織帶來的成本節約、效率提升、價值增值是不可否認的。從技術角度看,信息系統將成為財務共享服務中心高效的平臺。IT技術的發展和為企業量身打造的客戶化方案將更貼切的為財務共享服務中心服務，不斷完善和提高電子化的手段將大大擴大共享服務中心的業務量，提高處理效率。

財務共享服務中心將會繼續發展壯大。為配合組織規模的擴大,成本控制,效率提升,并保證有效管理和提供定制化服務的前提下,在現有的共享服務中心已有的領域外,共享模式將得到廣范應用。從全球這十年的財務共享服務中心的發展趨勢來看，財務共享服務中心的將來會呈現商業化模式，專業化運營。這意味著財務共享服務中心外包將來在未來盛行，一些企業富有競爭力的財務共享服務中心將會憑借其低成本、高質量的優勢在滿足了企業自身的需求后逐漸發展成為專業的外包服務供應商，使財務外包成為一個逐漸成熟的產業鏈。

［1］ 鐘幫秀:《大型跨國集團公司財務共享服務中心構建模式研究》，《財會研究》2012年第5期。