提高工程檔案管理科學(xué)化水平的方法

文|徐春艷

提高工程檔案管理科學(xué)化水平的方法

文|徐春艷

工程檔案是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體材料，它真實(shí)地記錄了工程建設(shè)項(xiàng)目的全過程，是極為寶貴的信息資源，為工程建設(shè)工程的順利開展提供了不可或缺的重要參考。

工程檔案管理的現(xiàn)狀分析

首先，人們對工程檔案管理的認(rèn)識不足，普遍存在一定的偏見，認(rèn)為這項(xiàng)工作只是簡單地對工程檔案進(jìn)行收集、整理、歸類，而沒有認(rèn)識到工程檔案管理對工程建設(shè)與經(jīng)濟(jì)效益所產(chǎn)生的重要作用，對這項(xiàng)工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致工程檔案管理的工作質(zhì)量不高，效率低下。其次，工程檔案管理方式較為落后，仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式為主，管理的重心仍以實(shí)體管理為主，沒有切實(shí)實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的電子化，檔案管理信息化水平不高，沒有實(shí)現(xiàn)工程信息資料的有效查詢、檢索、篩選、排序、分類、匯總，檔案管理的效率不高。再次，工程檔案管理的制度不夠健全，沒有行之有效的規(guī)章和體制為檔案管理提供參考，檔案管理工作人員通常是根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)展開管理工作，容易導(dǎo)致工程檔案資料的分散和遺失，得不到及時(shí)地收集、整理和歸檔，也極易出現(xiàn)工程檔案管理上的弊端和死角，檔案管理的質(zhì)量得不到保障。此外，工程檔案管理人員配備不足，僅有少量的專職管理人員，管理人員對現(xiàn)代檔案的價(jià)值認(rèn)識不清，有的管理工作人員甚至沒有進(jìn)行較為系統(tǒng)檔案知識與技能的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致工程檔案的管理水平多停留在低水平的層面上，不利于工程檔案管理工作水平的提高及檔案管理事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

提高工程檔案管理科學(xué)化水平的意義

工程檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，其工作的內(nèi)容及范圍比較寬泛，且要保證各類工程檔案資料有效地記錄、歸類、保存、標(biāo)注，并在需要使用這些檔案資料時(shí)得以實(shí)現(xiàn)快速查詢、取得，是一項(xiàng)極為繁瑣復(fù)雜的工作，因此需要借助現(xiàn)代化的手段及科學(xué)化的管理方法，對工程檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理，使之更好地為工程建設(shè)及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。我國工程建設(shè)發(fā)展速度的日益加快，規(guī)模的日益擴(kuò)大，為工程檔案管理工作帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，工程檔案管理工作日益繁重復(fù)雜，而電子檔案的興起與發(fā)展也為工程檔案提高了新的發(fā)展契機(jī)，可以說，提高工程檔案管理的科學(xué)化水平，是工程檔案管理發(fā)展的必然要求。

提高工程檔案管理科學(xué)化水平的相關(guān)舉措

完善工程檔案管理機(jī)制。行之有效的工程檔案管理機(jī)制是提高工程檔案管理科學(xué)化水平的重要保證。首先，工程建設(shè)單位應(yīng)在遵循國家檔案管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，依法建檔，加強(qiáng)對單位內(nèi)部檔案管理各項(xiàng)工作的規(guī)范化、合理化，構(gòu)建多層次、全方位的檔案管理機(jī)制，使工程檔案資料的收集、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、考核、匯總、查詢、借閱等各項(xiàng)管理工作能科學(xué)有效地進(jìn)行，有效提升工程檔案管理的質(zhì)量及效率。其次，工程建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際，制定切合實(shí)際的檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確工程檔案管理、整理、保持、查詢的基本要求及內(nèi)容，明確工程檔案管理的規(guī)章制度，并完善單位內(nèi)部的檔案管理責(zé)任機(jī)制，根據(jù)本單位的檔案管理需求及發(fā)展特征完善崗位責(zé)任制度，將工程檔案管理分類落實(shí)，責(zé)任到人，形成齊抓共管，層層把關(guān)的良好氛圍，保證工程檔案收集的完整性和及時(shí)性。此外，將公平合理的競爭激勵(lì)機(jī)制引入工程檔案管理工作中，結(jié)合崗位的重要性，依照業(yè)績考核等級確定工作人員的獎(jiǎng)金、津貼標(biāo)準(zhǔn)，將工作人員的工作表現(xiàn)和業(yè)績直接與收入掛鉤，充分挖掘檔案人員的工作激情和潛能，調(diào)動(dòng)其創(chuàng)造精神，激發(fā)檔案人員不斷提升自身的核心競爭力，以提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

強(qiáng)化工程檔案管理的信息化。從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)工程檔案管理的工作需要，探索實(shí)踐出適合本單位使用的檔案信息管理軟件，整合工程建設(shè)內(nèi)部資源，運(yùn)用新思路及新方法，在檔案管理工作中引入檔案數(shù)字化，可以將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為數(shù)字化檔案的重點(diǎn)，逐步完善工程建設(shè)單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)及電子檔案室，使電子檔案管理走向科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)范化地管理，逐步建設(shè)適應(yīng)工程單位工作需要及發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，不斷提升工程檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化及自動(dòng)化水平。還可利用先進(jìn)技術(shù)，不斷壓縮工程檔案的體積及儲(chǔ)存空間，不僅便于檔案的存儲(chǔ)，擴(kuò)大工程檔案的儲(chǔ)存量，還能有效提高工程檔案原件的保護(hù)水平。為保障工程檔案的信息安全，工程單位還應(yīng)在不斷強(qiáng)化工程檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，完善安全管理制度，采取行之有效的安全保護(hù)措施，規(guī)范工作人員的操作行為，提高其警惕性，最大限度地規(guī)避人為方面的安全隱患，同時(shí)不斷提高自身的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，加強(qiáng)技術(shù)層面的安全隔離，根據(jù)內(nèi)容將工程檔案劃分為不同層次的保密等級，進(jìn)行密級界定，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)。提高工程檔案管理科學(xué)化水平，檔案人員專業(yè)素質(zhì)是關(guān)鍵。工程檔案管理不是簡單地對工程建設(shè)檔案資料進(jìn)行收集、記錄、整理和歸檔，而需要檔案管理人員對整個(gè)工程建設(shè)的脈絡(luò)進(jìn)行完整梳理，并準(zhǔn)確地記錄下工程建設(shè)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，因此一名合格的工程檔案管理人員不但需要具備專業(yè)的檔案學(xué)知識與及技能，還需了解一定的工程專業(yè)知識，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，只有具備一定的工程建設(shè)相關(guān)知識，才能切實(shí)結(jié)合工程的特點(diǎn)，做好不同工程階段檔案收集、整理、歸檔、保管等各項(xiàng)管理工作。工程單位應(yīng)定期組織檔案管理人員參與形式多樣的業(yè)務(wù)知識及技能的培訓(xùn)及參觀交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能，檔案管理人員自身也應(yīng)通過諸多途徑加強(qiáng)專業(yè)知識、理論實(shí)踐知識與技能、新媒體網(wǎng)絡(luò)技能的自我學(xué)習(xí)，不斷提高自我管理的能力，為工程檔案事業(yè)的健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

惠州市白盆珠水庫工程管理局）