人才市場檔案管理工作中現存問題和應對措施

文| 張麗珠

人才市場檔案管理工作中現存問題和應對措施

文| 張麗珠

隨著信息時代的到來和網絡技術的高速發展，人才市場的檔案管理工作面臨著空前的挑戰。在人才市場的日常管理活動中，檔案管理占據著重要地位。新形勢下選擇適當的檔案管理策略，提高管理效率，是人才市場要面對的首要問題。本文就人才市場檔案管理工作中現存的諸多問題進行探討，并對如何解決這些問題給出合理的應對措施。

人事檔案是記錄一個人在社會活動中的主要經歷、道德素養、生活作風等個人情況的資料記錄，是企業選擇合適人才的重要根據。隨著新時代的到來，人才市場的檔案管理工作日趨復雜，因而在檔案管理工作中，一些相關問題也逐漸暴露出來。影響著檔案管理工作的順利進行，阻礙了社會的發展。

人才市場檔案管理工作中現存的問題

檔案管理模式陳舊，跟不上時代的發展。隨著信息化時代的不斷發展，網絡也逐漸應用到檔案管理工作中。相比于過去傳統的檔案管理模式，現如今的檔案管理工作已大大提高了工作效率和管理水平。但人才市場的檔案管理工作在各方面仍受到傳統管理模式的制約。現今人才市場的檔案管理仍然只是對其進行簡單的收集和粗濾分類，并未作出系統全面的整理歸納。因此，在對檔案信息進行查詢時，往往速度過慢，效率偏低，很難做到精準定位，無法向服務人群提供及時準確的相關信息。此外，人事檔案內容涉及范圍較廣并隨著個人自身發展不斷變化，人才市場不能及時對人事檔案進行更新，致使個別檔案出現“斷檔”現象，影響著個人信息的準確度和人力資源的合理配置。

檔案管理制度不完善，管理工作不規范。人才市場的檔案管理工作相對復雜，人才流動現象較為普遍，加大了檔案管理的難度。因此，在檔案管理工作中，由于缺乏完善的檔案管理機制和管理體系，導致檔案管理存在操作不規范的現象。檔案管理部門在收集、整理、歸檔等一系列管理工作中沒有按照嚴格的相關程序進行管理，使檔案內容出現手續不完全、造假等情況，嚴重影響了檔案的權威性。在檔案管理過程中，工作部門缺少相關的規章制度或管理條例，檔案交接過程中沒有及時進行登記，檔案收集、整理等工作不能及時完成，也是造成檔案管理難度增大的重要原因。

檔案管理人員缺乏專業素養及管理知識。部分人才市場的檔案管理人員缺乏檔案管理的相關知識，沒有認識到檔案管理工作的重要性，難以實現優質高效的專業服務。這不僅對人才市場檔案管理工作的順利進行產生巨大影響，同時導致檔案信息的實用性減弱，不能為大眾提供及時有效的信息資源。

群眾檔案意識薄弱，缺少對檔案的重視。群眾對自身檔案缺少足夠的關注也是檔案管理工作中存在的主要問題。檔案信息所有者并未意識到人事檔案是自身發展的重要文字資料，缺乏對檔案應有的重視，檔案管理過程中的棄檔現象也頻頻發生，甚至有的群眾將檔案自行拆封，導致其失去真實性與權威性。因此，培養公眾的檔案管理意識和重視程度已勢在必行。

針對檔案管理工作中出現的問題應采取的措施

更新檔案管理模式，完善管理體制。在檔案管理工作中，首先應更新檔案管理模式，使之適應信息化時代下檔案管理工作的需要，保證檔案管理工作的順利進行。同時不斷完善檔案管理的規章制度和相關條例，制定科學合理的管理辦法。檔案管理部門應對資料信息進行統一備份，保證資料的安全性，對檔案的收集、整理和歸納嚴格按照工作程序來進行。不斷提高檔案管理工作的工作效率和管理水平，使檔案管理工作科學化、正規化，避免檔案由于管理不善出現弄虛作假，私自更改等不良現象。

提高檔案管理人員專業知識和工作能力。人才市場相關部門應大力提高檔案管理人員的相關專業知識和檔案管理能力。檔案管理人員的工作能力決定著人才市場的服務質量，對管理工作的順利進行起著重要作用。人才市場應積極組織員工培訓，制定定期培訓計劃。一方面可以全面提高工作人員的工作能力，掌握檔案管理的專業技能，為工作內容奠定堅實的理論基礎。另一方面能夠端正工作人員的工作態度，培養良好的思想素質，使其對檔案管理工作有著足夠的重視，做到嚴謹、高效，保證檔案信息的準確性。檔案管理人員應充分了解檔案管理相關法律法規，工作中應堅持原則，嚴格遵守相關規定，保證檔案管理工作的合法實施。管理者應充分調動工作人員的工作熱情和積極性，發揮人才市場的作用，全面提高服務質量。

對檔案資料進行定期更新與修訂。人才市場的檔案資料數量龐大，管理相對困難，常會出現檔案丟失、損壞等情況。并且隨著個人經歷的不斷豐富，檔案無法及時更新，造成“斷檔”現象。因此，人才市場的檔案管理部門應及時對檔案信息進行核對及修訂工作，針對檔案信息的更新要進行及時修改和增添，將檔案合理分類，保證查閱方便快捷。在檔案修復過程中，一方面保證檔案資料保密性不被破壞，同時，應尊重公眾對資料的知情權，協調好兩者的關系。

增強群眾的檔案管理意識，加大公眾對檔案的重視程度。由于群眾的檔案管理意識淡薄，加大了檔案管理工作的難度。人事部門應加大檔案管理的宣傳力度，全面普及檔案管理相關知識，引起群眾對檔案的重視程度。企業也應在對員工的管理活動中，加大對檔案資料的開發和利用。

綜上所述，面對新時代下的人才市場檔案管理工作中存在的問題，我們應不斷適應社會的發展需求，克服管理工作中的困難，從管理模式、制度建設、提高公民的檔案重視程度等多方面解決這些問題，保證檔案管理工作得以順利高效地進行，使人事檔案充分發揮其作用。

洛江區人事人才公共服務中心）