知識管理下的企業檔案管理分析

張堅盛

摘要：企業檔案管理者們工作實我國各企業當中的一項較為基礎的工作，能夠為公司當中的各項業務的展開創造出良好的必要條件，但傳統當中的檔案管理模式已經沒有辦法適應當今新環境的快速發展。本文從知識管理下信息化管理與企業檔案管理的角度，將信息化檔案管理服務與傳統檔案管理進行比較，同時會分析知識管理下檔案信息服務創新的主要作用，并且會對網絡環境背景下檔案信息服務創新的因素進行合理的分析。

關鍵詞：知識管理 企業檔案 管理分析

伴隨著現代社會的不斷發展，已然邁入了信息化的時代，由于信號所覆蓋的范圍過大，所以在普遍的區域內就會網絡，而網絡不僅會改變人們日常的生活，還會對企業檔案信息管理工作有著較為重要的影響。在知識管理的背景下檔案信息管理可以更好的為人們的生活提供幫助，同時在網絡信息技術背景下的檔案信息管理主要是以“獲取檔案信息與服務管理”為中心思想的檔案信息服務體系，并且在網絡環境的背景下，相關的檔案管理企業需要對檔案信息服務的方式進行創新，最大程度上滿足客戶對于檔案信息服務的需求，提高檔案信息服務的水平，從而能夠有效的促進相關檔案管理企業的發展，同時為人們所需要的檔案信息服務提供良好的保障。

一、與傳統的檔案信息服務的比較

從根本上來講，傳統的檔案信息管理與知識背景下的檔案信息管理其實本質上的性質相同，其服務工作的主要目的主要就是為了能夠方便客戶及相關管理工作人員能夠查詢自己想要查詢的檔案信息。首先，傳統的檔案信息管理相比較現代信息環境背景下的檔案管理服務，其在查詢檔案信息時更加繁瑣，客戶或相關檔案管理工作人員需要親自去相應的查詢地點才可以進行檔案信息查詢，這樣不僅會為客戶帶來不必要的麻煩，還會為其企業自身帶來諸多不便，而網絡環境背景下的檔案信息服務可以為客戶提供線上服務，客戶可以通過計算機對檔案信息進行查詢，為客戶節省了許多時間，同時也可以根據客戶所查詢的檔案信息進行個性化分類，以便可以在客戶下一次查詢檔案信息時提供幫助。其次，從服務的根本上來說，知識背景下的檔案信息服務更加實用，更加具有現代化的理念，通過計算機的方式也可以將檔案信息更好的提供給大眾，客戶可以隨時隨地的對檔案信息進行查詢，更大程度上滿足客戶對于檔案信息的需求，同時也會提高相關檔案信息管理企業在客戶心里的位置。最后，傳統的檔案信息服務對于資源以及人員的消耗較大，在建設檔案信息服務中心時，需要購入大量的設備，還需要聘用大量的人員來對客戶進行服務，同時還需要對服務人員進行培訓，以便能夠確保檔案信息服務工作的工作效率，但是現代計算機及網絡背景下的檔案信息服務在實際應用的過程中就可以最大限度的減少資源以及人員的消耗，不需要建設檔案信息服務中心，客戶在互聯網上就可以隨時隨地的查詢檔案信息，并且只需要對客服人員進行培訓，就可以正式投入應用，最大程度上減少客戶出現不滿意的情況，同時也可以在客戶查詢信息后設置相應的評分項目，這樣一來就可以了解客戶對于網絡環境背景下的檔案信息服務是否滿意，同時也可以提高相關的檔案信息管理企業的經濟效益，為其發展提供良好的保障，同時也會提升相關檔案信息管理企業的發展空間，從而促進其可以更加穩健的發展下去，并且不斷的對網絡環境背景下的檔案信息服務進行創新，也可以最大程度上滿足客戶對于檔案信息方面的需求[1]。

二、知識背景下檔案信息服務創新的主要作用

在知識環境背景下，創新檔案信息服務的主要作用就是能夠為客戶提供更加方便快捷的服務。首先需要在對檔案信息服務進行創新的同時確保檔案信息服務的透明化，使得客戶可以更加了解檔案信息服務的相關企業，同時對檔案信息服務進行創新，可以增加大眾對于檔案信息管理企業的了解程度，從而拉近了客戶與企業之間的距離，并且對檔案信息服務進行創新可以使客戶在查詢檔案信息的過程中監督企業的行為，這樣對企業未來的發展也會有很大的幫助。其次，對檔案信息服務進行創新是當下發展的最新趨勢，只有不斷的創新才可以確保檔案信息管理企業在激烈的競爭中尋找到自己的發展空間并穩健發展，隨著現代社會中網絡科技越發的普及，為檔案信息管理企業也創造了很大的發展空間，檔案信息管理企業可以充分的利用網絡的力量來對自身進行創新，在創新的同時保留自身的特點，以便能夠在客戶的心里留下深刻的印象。最后，互聯網是近代發展中最快的發展體系，企業在發展的過程中需要充分的利用網絡來壯大自身，促進發展，在網絡環境背景下對檔案信息服務進行合理的創新，為客戶提供多元化、個性化的服務，由于傳統的檔案信息服務體系已經無法滿足現代客戶對于檔案信息的需求，所以就需要通過互聯網對檔案信息服務體系進行創新。隨著現代發展的趨勢，大眾對與自身相關的檔案信息也越發的關注。總的來說，在網絡環境背景下對檔案信息服務進行創新，不僅會提高檔案信息管理企業的服務質量，同時也會促進檔案信息管理企業的發展.發揮出相應的引導作用，更加利于大眾查詢檔案信息，為現代的發展也起到了推動的作用[2]。

三、知識管理下檔案信息的改革因素

在知識管理背景下對檔案信息服務進行改革，需要考慮以下幾個因素：首先需要考慮思想因素。對于檔案信息管理企業而言，在網絡信息環境背景下對檔案信息服務進行改革是一個大膽的想法，同時對檔案信息管理企業來說也是一個促進發展的機會，同時由于網絡的覆蓋率廣泛，所以對檔案信息服務的工作上也會有著很重要的幫助。為相關工作人員樹立良好的服務理念，加強對于個性化、人性化、智能化的服務。其次需要考慮技術因素。在網絡環境背景下對檔案信息服務進行創新，使得在現代知識背景下信息化檔案管理可以具備較為全面的查詢功能，對所需要進行查詢的檔案信息進行智能分析，并且個性化推送。最后需要考慮管理因素。現代發展趨勢的影響之下，檔案信息服務管理方面也需要進行創新，將所提出的意見、建議、需求等與管理制度相結合，創新管理模式，使得新的管理模式更加符合現代發展的趨勢，并且需要使全新的管理模式能夠與客戶更加貼近，以便能夠為客戶提供更加人性化的貼心服務，同時也會為檔案信息管理企業的發展提供良好的保障[3]。

結束語

綜上所述，知識管理下的企業檔案管理主要是以信息化、網絡化等方式來對檔案信息服務進行創新，在網絡信息化的環境背景下，對檔案信息服務進行創新，可以使其更加多樣化，同時服務的體系也會更加完善。合理的利用網絡信息化管理來實現對檔案信息服務創新，促使查詢檔案的客戶及相關管理工作人員可以在計算機上進行查詢，并且可以享受在線檢索以及閱讀檔案信息，在線觀看檔案信息視頻，采用個性化服務可以使查詢檔案信息的客戶更加方便快捷的查詢到自己想要查詢的信息，同時相關的檔案信息管理企業還需要確保檔案信息的準確性，以便能夠提高自身在客戶心里的位置，從而可以為企業未來的發展提供良好的保障，提升相關檔案信息管理企業的發展空間。

參考文獻

[1]白芳.基于知識管理的企業檔案管理模式研究[J]，長江叢刊，2015（8）：149-149.

[2]李珊，知識管理背景下企業檔案管理模式[J].辦公室業務，2014（14）：117 -117.

[3]繆榮喜，知識管理背景下企業檔案管理模式研究[J].辦公室業務，2014（31）：117-117.