報社檔案管理思考

◎楊柳青

報社檔案管理思考

◎楊柳青

一、檔案管理的價值

1.史料價值。

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報紙適時記錄著一個時期、一個地區正在發生的新聞事件，涉及政治、經濟、文化和社會方方面面的內容，由于新聞報道本身自身的真實性和及時性，報紙本身就具有重要的史料價值。

當前，在黨報和市場化報紙呈現不同報道方式的背景下，黨報更多地體現了宣傳黨和國家的大政方針以及反映人民呼聲，體現出鮮明的政治性；而市場化媒體（主要的晚報、都市報）更多地報道社會民生新聞、提供經濟發展和市場交易信息，體現出更多的經濟屬性和社會屬性，黨報和市場化報紙的這種區別以及發展格局使得報紙從整體上反映了一個多元的社會現實，讓社會歷史變得更加可親可感，這也就讓報紙的史料價值更加豐富和重要，從這樣一個開闊的視角來看，一個地區的所有報紙是整個社會的檔案，是一部鮮活的歷史。

對報社的檔案管理部門和人員來講，雖然報紙公開發行，不具有其他檔案的保密性，普通大眾也只是將報紙作為當天的新聞紙來看，但是從報紙的史料性來講，它的價值正在于保存，經過歷史的沉淀，為后來者和歷史學者研究該地的歷史發展進程提供最為原始和真實的資料，這也是報社檔案工作“存史資政”的價值所在。

2.決策價值。

2.在管理方式上堅持信息化、科學化和規范化相結合。

報社的檔案管理要從管理理念、管理方式和管理能力三個方面進行創新，使報社的檔案管理工作跟上時代潮流，符合報社檔案所應該承擔的社會歷史價值。

但是報社檔案不同于信息資源本身，它還具有文化的特殊屬性。報社的檔案實際上是報社作為一個文化產業和企業最為核心的資產，這種資產是報社的無形資產或者文化軟實力。只是現在很多報社沒有認識到這種無形資產所具有的價值，也沒有給予足夠的重視，更談不上對報社歷史檔案的挖掘、保護以及開發利用。

其次，對報社外部來講，報紙本身具有宣傳黨和國家大政方針的作用，報紙作為一種廣義的檔案，對廣大人民群眾的生產生活提供了信息和決策幫助。報社作為社會輿論公器，反映廣大群眾的呼聲，黨和政府也間接地從報紙上了解到這些呼聲和要求，從而為檢驗政府政策的貫徹落實效果，并能及時調整某些不合時宜的政策起到了相當重要的作用。同時，報社記者除了采寫新聞稿件外，還會將某些不適合公開發表的民生問題寫成內參的形式遞交給黨和政府的主要領導人，很多基層群眾也會有不少來信來訪，這些特殊性質的檔案為黨和政府的決策起到了一定的作用。

阿爾諾的父親出現了一系列老年癡呆的癥狀：性情孤僻，言行混亂，任性固執，他把兒子喚成自己的兄弟，把兄弟喚成自己的叔父；每到黃昏他都吵著要回家，哪怕他一步也沒離開自己家。當家人忍無可忍把他拖到大門口，要他念出自家的門牌號碼時，他驚奇地說：“是誰偷了我家的門牌釘在這里？”

檔案管理的信息化和現代化是當前最重要的趨勢，信息時代科學技術手段利用到檔案管理中，使得檔案管理更加科學和便捷，目前體現在報社檔案管理中的科學技術主要有以下幾種：計算機技術與檔案管理自動化、多媒體技術與檔案信息表現多元化、網絡技術與檔案信息傳遞、數據庫技術與檔案信息組織有序化和標準化、海量存儲技術與檔案信息存儲、虛擬技術與檔案館（室）生存空間虛擬化。其中計算機技術在檔案管理中的應用范圍：檔案自動編目和自動檢索；檔案業務工作輔助管理；檔案自動標引；文檔一體化管理等等。這些方面是檔案管理基本的業務環節，也是檔案管理自動化的具體體現，更是檔案管理現代化全面實現的基礎。

報社作為一個文化機構，是社會文化生產的主陣地，報社生產的文化產品要以報社檔案的形式進行保存，就檔案的實質內容來看，檔案本質上是一種信息。信息和物質、能量共同組成整個世界，信息本身就是一種重要的資源，在當前正處于信息化時代的背景下，檔案信息作為國家和社會的核心資源，其價值不言而喻。目前，各大報社利用報社的新聞信息資源構建的網絡信息平臺，成為各地主流的新聞網站，網站中龐大的數據庫將每天報紙上的新聞以電子版的形式進行傳播和保存，產生了巨大的社會經濟效應，而新聞網站的網絡存儲空間也成為報社報紙檔案的信息化存儲空間。

首先，對報社內部而言，報社的管理要科學化和規范化，就需要有一套成熟的制度和相關的依據，而報社的內部管理檔案就是這些依據的重要組成部分，報社的一些重大決議和發展戰略，都需要根據報社的歷史發展基礎和現實情況來定奪，而了解其歷史依據和現實情況的重要文獻就是報社歷年的各種檔案資料。特別是近年來，全國各大報社都在迅速推進事業單位改革，對媒體進行事業性和經營性兩分開的改革，各大報社紛紛成立了傳媒集團，在體制機制上進一步放活，這也就為報社的內部管理帶來了新的挑戰，而報社和傳媒集團內部有效的檔案管理為報社的管理和決策咨詢提供了基礎。

二、檔案管理的思考

水平托輥安裝在左、右支板兩側，由于左、右支板固定托輥軸孔為封閉孔。每次更換任一水平托輥時，均需拆卸左、右支板的固定螺栓，將左、右支板及全部托輥從電動鏟運后尾架取出，然后再進行更換安裝。

1.在管理理念上要有創新思維。

另外本研究中部分兒童半年復查時眼軸長度不僅沒有增長反而縮短，排除測量誤差外，這可能與配戴角膜塑形鏡后，角膜厚度逐漸變薄、脈絡膜厚度逐漸增厚有關[21-23]。但本研究存在一定的局限性，入組例數較少，且隨訪時間稍短，未對光學區大小進行量化，下一步需要擴大入組人群進行更長時間的隨訪觀察。

報社的檔案管理創新，最為關鍵的是要從管理理念上具有創新性的思維方式。檔案管理作為一項重要的管理活動，具備管理學的一些基本要素，它需要領導、計劃、組織、管理、控制等這些管理要件。但是，檔案管理的對象是信息，檔案管理不同于一般工廠意義上的流程管理或者行政人事管理，檔案管理作為信息管理的特殊性，信息具有共享性、可復制性、易傳播性、高附加值性，同時，作為檔案管理的信息又具有保密性和唯一性，這需要格外注重檔案管理的安全。因此，我們對于檔案管理除了利用傳統的管理手段外，更加需要創新管理理念，科學而又高效的管理理念直接決定了檔案管理的管理成本和管理效果。

（2）供試品溶液的制備 將準噶爾烏頭藥材用水浸泡24 h，加水煮5、50、240、720 min不同時間段，取出，切片，60 ℃以下烘干。

在具體的管理實踐中，筆者認為，要加強學習和摸索，只有不斷的學習，才能將不同的新思維和新理念有效地利用到檔案管理中來，學習是創新的不竭動力。特別是我們正處于信息化時代，信息自身的更新千變萬化，更新速度呈現幾何級增長，圍繞信息管理的新理念和新手段也在不斷更新，作為檔案管理工作人員，必須保持對這些新管理思想和手段的不斷學習，并將其利用到日常的檔案管理工作中來。

現代管理學認為，管理的基礎在于對內外信息的認知和把握。可以說，信息決策的基礎，必須有充分完整的信息，否則就不可能作出科學的決策。報社的檔案除了對外公開出版發行的報紙、雜志期刊外，還有內部的管理文件、規整制度、會議紀要、公務文書、來信來訪記錄、發展記錄、財務人事檔案等等。從這些檔案來看，報社的檔案針對報社自身和外部社會都有重要的決策價值。

現代的報社檔案管理方式上已經不同于傳統的管理方式，需要結合現代的管理手段和先進技術，實現對報社檔案管理的信息化、科學化和規范化，雖然三者的內涵各不相同，但是都具有內在的統一性。

3.文化價值。

檔案管理的科學化主要指管理的流程要符合精簡、高效、規范的基本原則，它需要利用計算機等科學技術對報社的各種信息進行科學的分類組織，需要對檔案的接收、甄別、分類、保存、縮微、檢索和利用進行科學化的設置，實現檔案管理的科學化和規范化，特別是按照最新的《檔案管理條例》，要加強對既有檔案的開發利用，對于檔案的開發利用，讓檔案信息服務人民大眾，服務于政府科學決策，這就需要對檔案的開發利用符合科學規范的原則，不能造成對檔案資源的破壞和遺失。只有將報社檔案管理的信息化和科學化、規范化統一起來，才能真正確保報社檔案管理手段的優化和高效。

3.在人財物等方面加大投入。

近又重讀王重九先生《從王國維、郭沫若共認的“先漢紀錄”考定司馬遷父子的生年》一文，談到《博物志》“茂陵顯武里大夫司馬遷”一句“司馬”后究為“遷”還是“談”作了如下解說：

報社的檔案管理作為一項內部管理活動，其重要價值不言而喻，但是，要真正實現對報社檔案管理的科學化、規劃化和信息化，除了報社管理人員自身具備良好的管理理念和管理手段外，還需要得到報社各方面的支持，加大對檔案管理工作的資金、人力和物力投入，才能使得報社檔案管理工作的有效開展。

當前，報社檔案除了紙質版外，還有電子版(光盤)，以適應信息化時代對報社檔案電子化處理的管理要求，同時也是進一步對這些電子檔案開發利用的基礎。傳統的紙質檔案管理除需要獨立的辦公室、閱文室、檔案庫房等硬件設施之外，現在還需要更新計算機、掃描打印復印機、檔案管理軟件等許多現代化的軟硬件，這些都需要資金投入和物力保障。

同時，還需要加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質。目前，檔案管理已從手工管理升級到對檔案信息資源的收集、存儲、傳輸與開發利用的現代化管理，還需要對新聞檔案資源進行開發，推進文化傳播，以“檔案信息化”、“利用網絡化”為導向，建立一個報社檔案信息網絡平臺，向報社內部和社會開放，這就需要檔案管理人員必須加強現代知識的學習，熟練掌握電子計算機應用技術、網絡技術以及辦公自動化等知識，提高現代化信息技術技能，為管理和利用好現代新型檔案奠定技術基礎。

[1]陳秀榮、姜澎：《加強報社新聞檔案管理之我見》，《黑龍江史志》2009年第11期

[2]劉瑞馨：《關于檔案信息自動化系統管理問題的若干思考》，《黑龍江檔案》2012年第4期

[3]陳立香：《現代企業制度下企業檔案管理信息化建設研究》，《企業家天地》2013年第8期（中旬刊）

[4]崔滿城、蔣偉：《淺談檔案管理科學化制度化規范化》，《科技與向導》2013年23期

[5]賈利巖：《怎樣實現檔案信息化們》，《呂梁教育學院學報》2008年第1期

（恩施日報社）