新時期加強人事檔案管理的思考與實踐

梁愛榮

摘 要：人事檔案管理在確保人事工作穩(wěn)定、有序發(fā)展方面具有重要的作用。隨著時代發(fā)展與社會進步，人們對于人事檔案管理工作也越來越重視。與此同時，社會與科技的發(fā)展也使得傳統(tǒng)的人事檔案管理工作受到了沖擊。人事檔案管理工作如果再不求改變的話必將在今后的人事工作中寸步難行。論文結合筆者研究，從新時期人事檔案管理的重要作用分析入手，探討了當前形勢下人事檔案管理工作存在的問題，并針對這些問題提出了有效的建議。

關鍵詞：人事檔案管理；重要性；問題；建議

隨著時代的發(fā)展，人們越來越認識到人力資源的重要性。人事管理工作與人力資源密不可分，是充分保障人力資源發(fā)揮作用，保障企事業(yè)單位正常運行與進一步發(fā)展的重要推動力。新時期，隨著社會變革與科技發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)不再適應時代的需求。當前時期的人事檔案管理必須以開發(fā)人力資源、培養(yǎng)高素質人才為己任。但是長期以來人事檔案管理工作形成的慣性導致人事檔案管理改革阻力較大，工作中存在較多的問題。所以說，探討當前形勢下人事檔案管理工作的進一步發(fā)展具有明顯的現(xiàn)實意義。

1 新時期人事檔案管理的重要作用分析

（一）人事檔案是科學選拔、任用干部的重要依據(jù)

干部的選拔與任用必須有依據(jù)，確保能夠知人善任、選賢任能。在人事檔案中記錄了干部在各個時期的基本情況，能夠為相關人員以及決策者提供重要的參考價值，確保其能充分了解將要任命的干部。因此人事檔案則為干部的選拔與人用提供了重要的依據(jù)。

（二）人事檔案關系著每個人的切身利益

做好人事檔案管理工作，必然能增強企事業(yè)單位員工的歸屬感。并且隨著社會福利制度的不斷深入發(fā)展，今后人事檔案將會作為個人參加社會保障的重要憑證。所以人事檔案關乎每個人的切身利益。

（三）人事檔案有利于促進市場經(jīng)濟的快速發(fā)展

從人事檔案的內容來說，它記載了一個人的成長與發(fā)展，是一個人社會經(jīng)歷的真實反映。與此同時，人事檔案也較為客觀的記錄了一個人的能力與素質。隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，未來的人力資源流動將更加頻繁，而人事檔案則可以作為衡量一個人能力重要憑證，將會面臨更多的需求。因此不斷完善與推動人事檔案工作的發(fā)展，就可以促進市場經(jīng)濟的快速發(fā)展。

2 新時期人事檔案管理中存在的主要問題

（一）由于人為或歷史原因等，人事檔案存在失真、內容不全等問題

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各種企事業(yè)單位人員的選拔、任免等都離不開人事檔案管理。人事檔案數(shù)量越來越多，給管理帶來了嚴重的困難。尤其是認識電感的多樣性與載體方式的變化等，導致人事檔案管理問題越來越多。具體表現(xiàn)為人事檔案內容不全面，甚至存在失真的現(xiàn)象。這就導致人事檔案無法提供較為全面的參考，使得人事檔案失去了意義。究其原因不外乎兩種，一是人事檔案管理人員意識不強，人為一些信息沒有必要填寫；另一原因則是人事檔案管理人員不專業(yè)，導致人事信息丟失。

（二）人事檔案的多頭非制度化管理，束縛了人才的自由流動

傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不再適應時代的發(fā)展，因為不完善的檔案管理制度導致人事檔案多頭非制度化管理。這樣一來就為各單位互相推諉、扯皮留下了空間，嚴重影響了人事檔案管理的效率。與此同時，這種管理制度還導致人事檔案使用的范圍縮小，其利用率不高。

（三）人事檔案的現(xiàn)代化管理水平有待提升

人事檔案管理工作內容眾多，勞動符合高，已經(jīng)不適應當前不斷加快的生活與工作節(jié)奏。但是人事檔案管理的現(xiàn)代化進展仍然緩慢，比如說一些管理人員仍然使用手工抄寫的方式。一方面，一些工作人員能力較低，無法使用計算機等現(xiàn)代辦公設備，另一方面一些人事管理軟件無法做到互相兼容，嚴重降低了工作效率。

（四）人事檔案管理人員的綜合素質仍需提高

人事檔案管理人員綜合素質不高，急缺高素質的人事管理人才是當前人事檔案管理工作中最為嚴重的一個問題。一些從事人事檔案管理的工作人員并非專業(yè)人員，或者專業(yè)的人事檔案管理人員在其他工作方面有所欠缺。當前人事檔案管理最為迫切需求的是復合型人才。但是因為該工作的特點，導致人事檔案管理人員無較大的發(fā)展空間，因此流動性較大，工作人員工作積極性不高。

3 加強新時期人事檔案管理工作的對對策與建議

（一）加強檔案管理的規(guī)范化、制度化與法制化

今后在開展人事檔案管理工作時，必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》的相關規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化與法制化。為此，筆者認為首先應該根據(jù)檔案收集制度，構建完善的人事檔案材料收集網(wǎng)絡。在此基礎上充分發(fā)揮人事檔案工作的特性，確保工作的順利開展。其次，要健全完善人事檔案的鑒別與歸檔制度，確保工作人員嚴格落實，便于人事檔案管理補缺查漏。第三，嚴格加強對人員的管理，避免因為操作不當?shù)热藶樵驅е氯耸聶n案的損害事故。

（二）建立培訓機制，不斷提升管理人員的綜合素質

人事檔案管理工作工作繁多，任務較重，這就要求工作人員必須有較強的綜合素質，確保其能耐得住人事檔案管理工作的寂寞與清貧。為此，就必須建立科學、完善的培訓機制，加強對工作人員的培訓。培訓內容必須全面，一方面要從工作能力與責任意識入手，打造一支工作作風強、業(yè)務能力精的隊伍；另一方面也要實現(xiàn)培訓的多維度、多廣度，為人事檔案管理工作培養(yǎng)更多的復合型人才，從而不斷提高人事檔案管理的效率。

（三）加強宣傳教育，提高全員的檔案意識

通過宣傳教育，不斷提高全員的檔案意識是新形勢下加強人事檔案管理工作的主要措施。要采用廣播、電視、報紙、網(wǎng)絡等多種形式進行宣傳，引導人們充分認識到人事檔案管理工作的重要性，從而形成良好的工作氛圍。

（四）不斷推動人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化

要進一步引進先進的技術，促使認識檔案館里工作不斷向信息化與現(xiàn)代化邁進。為此要將人事檔案管理工作與計算機網(wǎng)絡技術相結合，借助信息化的手段實現(xiàn)檔案管理的效率。與此同時，要推動人事檔案管理軟件的開發(fā)工作，實現(xiàn)多種功能的整合，做好軟件間的相互兼容工作，這樣一來人事檔案管理就能夠借助先進的工作平臺實現(xiàn)新跨越，在提高工作效率的同時不斷拓寬應用領域。

結語：綜上所述，我們要認識到我國的人事檔案管理工作已經(jīng)步入了一個嶄新的階段，逐步趨于成熟。在這一個階段中因為市場對人才資源的配置，導致人事檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)。再加上傳統(tǒng)的人事檔案管理理念與方法與高速發(fā)展的信息化社會脫節(jié)，導致人事檔案管理工作存在諸多弊端。這就要求人事檔案管理人員要進一步規(guī)范人事檔案管理工作的制度與體系。要加大培訓，不斷提高工作人員的能力，并要提高他們的檔案管理意思。與此同時還要將人事檔案管理與信息化相結合，推動人事檔案管理工作的高效運轉。

參考文獻

[1]杜慧娟.新時期企業(yè)人事檔案管理的深化路徑思考[J].現(xiàn)代企業(yè)文化.2015（18）

[2]姜慧琳.對加強人事檔案管理的幾點思考[J].黑龍江史志.2015（11）

[3]韓冬.關于新時期醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新思考[J].中國科技博覽.2015（07）

[4]荊蕾.關于進一步做好人事檔案管理工作的思考[J].當代教育實踐與教學研究（電子刊）.2015（01）

[5]胡春梅，李瑞蓮.對加強人事檔案管理工作的幾點思考[J].人力資源管理.2015（08）