婦幼保健機構(gòu)電子檔案管理的重要性

郭曉霞

婦幼保健機構(gòu)的職能工作，加強新生兒死亡率，產(chǎn)婦死亡率，新生兒出生缺陷率的統(tǒng)計監(jiān)控、追蹤評審工作。加強婦女保健、兩癌篩查等具有廣大社會效益和影響力的醫(yī)療服務工作。堅持以保健為中心，以臨床為基地，承擔起更多的社會責任，體現(xiàn)國家對老百姓民濟民生問題和提高老百姓健康生活質(zhì)量的重視。所以婦幼保健機構(gòu)檔案管理，隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步要求現(xiàn)代化管理，電子檔案成了婦幼保健機構(gòu)檔案管理重要形式，做好電子檔案管理工作，也已成為目前婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作的重要內(nèi)容。

1 電子檔案管理中存在的問題

1、由于婦幼保健機構(gòu)的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網(wǎng)絡安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

2、檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于婦幼保健歷史的原因及行業(yè)管理的要求，婦女兒童醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡信息則由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

3、有些婦幼保健機構(gòu)雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

2 提高婦幼保健機構(gòu)電子檔案管理的對策

1、建立完善婦幼保健機構(gòu)的檔案管理網(wǎng)絡。婦幼保健機構(gòu)的檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機。建立健全婦幼保健機構(gòu)檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡是婦幼保健機構(gòu)檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡的建立，明確電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

2、婦幼保健機構(gòu)的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。兩個部門職責明確，互相配合，共同協(xié)作。

3、制定相應的電子檔案管理制度。要做好婦幼保健機構(gòu)電子檔案的管理工作，制度建設的重要環(huán)節(jié)，建立相應的電子檔案管理制度的內(nèi)容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使婦幼保健機構(gòu)的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。

4、加大檔案管理的投入 。電子檔案管理的好壞，關(guān)系到婦幼保健安全及檔案信息的完整，也是婦幼保健教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。婦幼保健機構(gòu)應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運行。

隨著科學技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，婦幼保健機構(gòu)檔案的管理的建議：新生兒出生建立出生信息、指紋電子檔案，為兒童建立健康成長電子檔案等。婦幼保健機構(gòu)檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進工作，以滿足婦幼保健行業(yè)對檔案管理不斷提高的需要，為婦幼保健機構(gòu)的檔案管理事業(yè)做出貢獻。