淺析企業檔案管理工作存在的問題與對策

趙媛

摘 要：陜煤化澄合礦務局地處陜西澄城、合陽兩縣，位于渭北煤田東部，隸屬于陜西煤業化工集團有限責任公司，是一家國有大型煤炭企業。澄合礦務局籌建于1970年2月，成立于1974年，原隸屬煤炭工業部，1998年8月劃歸陜西省管理。目前共有5對礦井，兩對年產各300萬噸大型現代化礦井正在建設中。

煤炭企業是人力密集型企業，一般擁有大量的檔案資料需要管理與維護。檔案管理作為企業管理工作的重要組成部分，必須適應新時期企業和社會的發展需要，符合企業不斷更新發展的管理制度。文章指出了現在煤炭企業檔案工作存在的問題，提出了做好煤炭企業檔案工作的見解。

關鍵詞：煤炭企業；檔案管理；問題與對策

1 企業檔案管理與企業管理的關系

科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業經濟發展和長足進步做出應有的貢獻。煤炭企業的檔案管理只有堅持與時俱進，才能實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化，開創煤炭企業檔案管理工作的新局面，滿足新形勢煤炭企業科學、快速發展的需要。

煤炭企業檔案管理工作是煤炭企業管理工作中的重要部分，是提高煤炭企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要依據，是衡量這個煤炭企業業績與管理水平的重要尺度，因此，煤炭企業檔案只有科學規范的管理，堅持與時俱進，才能適應新形勢的發展需要。

2 檔案管理概述

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。具體指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

3 做好煤炭企業檔案工作的重要意義

規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。傳統的企業文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業對其所需信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經滲透到企業活動的方方面面。

4 存在的問題

煤炭企業檔案是企業在發展過程中形成重要信息資源，是企業各項工作活動的重要組成部分，對傳承企業文化、經濟利益、合法權利及全面發展具有不可替代的作用。從大的方面講，社會和企業發展都離不開檔案工作，檔案工作記載了煤炭企業艱苦創業的發展歷史，對我們做好目前工作起著明顯的借鑒和促進作用；從小的方面講，檔案工作是企業職工日常生活必不可少的一部分。完整的檔案是煤炭企業的一項基礎工作，不僅是煤炭企業發展的真實記錄和歷史憑證，而且是維護企業利益的必備條件，但是，現在部分煤炭企業檔案管理工作存在著諸多問題。

（一）、煤炭企業檔案工作缺乏長期發展規則

（二）、沒有運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

（三）、檔案管理不規范、不健全

5 如何做好煤炭企業的檔案工作

面對新時期檔案工作的新要求、新變化，這對看似清閑工作的檔案人員提出了嚴峻的挑戰。能否讓檔案工作在推動煤炭企業改革發展中發揮更大的作用呢？筆者認為應該從以下幾點做起：

（一）、更新觀念，提高認識，加強領導，堅持檔案集中統一管理、分級負責的工作原則

首先，觀念更新是實踐更新的前提條件。煤炭企業檔案工作不能拘泥于舊的管理模式之中，要意識到一切事物經過一段時間之后，都會隨著客觀形勢的變化而變化，要跟得上時代發展步伐，牢固樹立與時俱進思想，使檔案管理水平得到不斷提升。

（二）、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質

由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既掌握新技術，又熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

（三）、規范管理，廣泛收集，充分利用建章立制是檔案規范化管理的保證，煤炭企業在制定明確的檔案管理人員崗位責任制的同時，要完善《檔案室職責范圍》、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等，使檔案工作有章可循、有規可依。把各類規章制度盡可能地細化、量化，增強可操作性，為實現檔案工作規范化、標準化提供有力保證。

（四）要積極主動的調整檔案工作思路，做到目標明確、措施得力。在具體工作當中，要探索出新的檔案管理模式，將檔案工作服務與生產經營活動緊密結合起來，使煤炭企業檔案管理工作水平得到更進一步的提升。再次要利用多種渠道宣傳檔案資源信息，提高檔案的知名度，增強人們對檔案作用的了解，使企業檔案更好的發揮出應有作用。

綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案工作的新局面。做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案工作的自身價值，而且可以為企業的經濟發展做出應有的貢獻。

參考文獻

1、卜青平.大型煤炭企業檔案管理模式的探討[J].商場現代化，2009（5）.

2、侯貴青.如何做好煤炭企業檔案工作[J].魅力中國，2010（3）.

3、賈金國.煤炭企業檔案管理的現狀及對策[J].理論研究，2010（10）.

4、梁浩.企業檔案管理問題分析[J].科技情報開發與經濟，2009