淺議縣級(jí)檔案館檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新思考

孔范德?莊素娟?陳維芳

摘 要：檔案信息化建設(shè)已成為檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，本文系統(tǒng)性的闡述了縣級(jí)檔案館在信息化建設(shè)方面應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題及創(chuàng)新思考。希望本文的寫(xiě)作對(duì)同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)檔案館；信息化；檔案管理

隨著國(guó)家和社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)方法對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生越來(lái)越重要的影響。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然，更是當(dāng)今檔案資源開(kāi)發(fā)利用不可或缺的重要環(huán)節(jié)和檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，對(duì)推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的進(jìn)程具有非常重要的戰(zhàn)略意義和歷史意義。經(jīng)過(guò)近幾年的努力，縣級(jí)綜合檔案館 利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、傳播與交流做了有益的探索和嘗試，檔案信息化建設(shè)有了一定的成效。但是，從總體來(lái)看大部分的縣級(jí)綜合檔案館的信息化工作才剛剛起步，整體水平還有待于進(jìn)一步提高，發(fā)展還不夠平衡，還存在許多阻礙縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)發(fā)展的困難和問(wèn)題。筆者就縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題與對(duì)策，談一些粗淺的認(rèn)識(shí)，以求得同仁的共同探討。

近年來(lái)，縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)在國(guó)家和省、市檔案局的統(tǒng)一部署和指導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，已從全面準(zhǔn)備到試點(diǎn)實(shí)施階段，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)及現(xiàn)行文件閱讀中心建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，檔案信息化水平進(jìn)一步提升，促進(jìn)了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，既是發(fā)展的機(jī)遇又是面臨的挑戰(zhàn)，既是希望也是考驗(yàn)。應(yīng)當(dāng)堅(jiān)信，對(duì)策總比困難多，只要迎難而上，積極接受挑戰(zhàn)，爭(zhēng)取主動(dòng)，就能開(kāi)創(chuàng)工作新局而。

1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和全社會(huì)的支持

將檔案信息化建設(shè)工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作日程要著重抓好三件事 ： 一是把檔案信息化建設(shè)納入國(guó)家和地方信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，與黨政網(wǎng)、電子政務(wù)網(wǎng)建設(shè)相結(jié)合，統(tǒng)一規(guī)劃，分期實(shí)施，避免重復(fù)建設(shè) ； 二是把檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入地方信息化建設(shè)預(yù)算，所需經(jīng)費(fèi)和設(shè)備由縣財(cái)政統(tǒng)籌解決 ； 三是要搞好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。信息技術(shù)培訓(xùn)是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，需要一大批既懂信息化、電子政務(wù)知識(shí)，又懂檔案管理、信息組織與計(jì)算機(jī)操作知識(shí)的專(zhuān)門(mén)人才。這種人才的培訓(xùn)僅靠檔案部門(mén)一家是難以完成的，需要各部門(mén)結(jié)合實(shí)際，從機(jī)關(guān)抓起，制定培訓(xùn)計(jì)劃，安排好相關(guān)的培訓(xùn)工作，為信息化建設(shè)培養(yǎng)出過(guò)硬的業(yè)務(wù)骨干和技術(shù)人才。如有些地方把檔案信息化建設(shè)作為電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，明確檔案部門(mén)在電子政務(wù)建設(shè)中所承擔(dān)的中心任務(wù)，把信息化建設(shè)人才培訓(xùn)納入公務(wù)員培訓(xùn)的范圍，這不失為一種爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和社會(huì)支持的好辦法。

2 檔案信息化建設(shè)必須貫徹標(biāo)準(zhǔn)化先行的原則

檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的完整生成、便捷傳遞、永久保存、利用共享和安全運(yùn)行。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)的顯著特點(diǎn)是具有極強(qiáng)的相關(guān)性，它與辦公、生產(chǎn)技術(shù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度明顯提高。因此，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一技術(shù)語(yǔ)言和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但從現(xiàn)狀看，我國(guó)檔案信息化工作中重具體技術(shù)研發(fā)、輕規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的制定，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后，已制定出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)寥寥無(wú)幾，內(nèi)容單一，缺乏系統(tǒng)性、配套性。近年來(lái)，各級(jí)檔案局組織實(shí)施的科研中，檔案信息化課題項(xiàng)目逐年增加，但從課題的內(nèi)容結(jié)構(gòu)看，幾乎都是解決各單位個(gè)性化問(wèn)題的項(xiàng)目，僅僅針對(duì)和解決各個(gè)點(diǎn)上的矛盾和局部的需要，這就削弱了科研對(duì)全局性工作整體發(fā)展的推動(dòng)作用，甚至日益增多的課題研究反而加劇了檔案信息化建設(shè)中的各行其是、分割自立的現(xiàn)象。這表明，檔案信息化建設(shè)要從全局需要出發(fā)，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，把工作重點(diǎn)從解決具體、局部操作問(wèn)題轉(zhuǎn)向檔案信息化應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)和標(biāo)準(zhǔn)的制定、實(shí)施上來(lái)，以提升檔案信息化建設(shè)的影響力和規(guī)范化管理的水平，確保檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息資源的互聯(lián)、互通和信息共享的目的。[1]

3 整合檔案信息資源，促進(jìn)信息化成果應(yīng)用

核心檔案信息化建設(shè)檔案信息共享是現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立一個(gè)平臺(tái)，對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用提高到前所未有的水平。因此，我們要加快數(shù)字檔案信息的步伐，創(chuàng)建一個(gè)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和共享照片檔案，音頻和視頻文件等多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案的原始數(shù)據(jù)庫(kù)。努力實(shí)現(xiàn)增量文件電子化，建立接收保管中心電子檔案數(shù)據(jù)。開(kāi)發(fā)一個(gè)依托政府網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行電子文檔信息的查詢(xún)使用的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源檔案的共享。

4 先易后難，抓好館內(nèi)信息化建設(shè)

目前，縣級(jí)綜合檔案館已經(jīng)初步具備了建設(shè)“兩網(wǎng)四庫(kù)”的條件，要抓住時(shí)機(jī)，加快建設(shè)步伐。一是建立“兩網(wǎng)”，即檔案局內(nèi)部局域網(wǎng)和檔案信息互聯(lián)網(wǎng)，局域網(wǎng)用以館內(nèi)數(shù)據(jù)管理、傳輸和辦公自動(dòng)化的工作需要；檔案信息網(wǎng)為檔案政務(wù)公開(kāi)、檔案宣傳和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享提供服務(wù)。二是建立“四庫(kù)”即檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、音像視頻目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，要做到能在網(wǎng)上查詢(xún)各種目錄信息，為以后建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上遠(yuǎn)程查詢(xún)積累經(jīng)驗(yàn)；三是抓住實(shí)施電子政務(wù)的有利時(shí)機(jī)，建立健全政府公開(kāi)信息采集制度，加快縣檔案館政務(wù)信息公開(kāi)采集平臺(tái)和已公開(kāi)現(xiàn)行文件中心的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)政府公開(kāi)信息的資源共享。

5 上下聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)指導(dǎo)

上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)縣局檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)，統(tǒng)一指定應(yīng)用軟件和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)“信息孤島”。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。按存址分，有館內(nèi)和館外 ； 按載體分，有文書(shū)、照片、音像、多媒體等 ； 按檢索類(lèi)別分，有檔案目錄數(shù)據(jù)、專(zhuān)題目錄數(shù)據(jù)、資料目錄數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)、檔案全文數(shù)據(jù)、電子文件和電子檔案等等。而且，這些數(shù)據(jù)庫(kù)要有完備的輸入和輸出系統(tǒng)，也就是說(shuō)要能夠有效地解決數(shù)據(jù)的加工、識(shí)別、接收、傳輸、儲(chǔ)存、保密、整合、遷移、發(fā)布和利用，從而，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。如果不做到上下聯(lián)動(dòng)，統(tǒng)籌指導(dǎo)，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用軟件和工作標(biāo)準(zhǔn)，要完成這樣一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，是不可想象和無(wú)法完成的。

6 堅(jiān)持防管結(jié)合，加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

一是要加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全保密管理，局域網(wǎng)應(yīng)與公眾網(wǎng)實(shí)行物理隔離，確保網(wǎng)絡(luò)安全連接和信息安全傳輸 ； 二是要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理，確保檔案信息、數(shù)據(jù)庫(kù)的安全 ； 三是要建設(shè)檔案信息預(yù)警恢復(fù)備份系統(tǒng)，為防御自然災(zāi)害及意外事故，提供可靠的系統(tǒng)備份、應(yīng)用備份、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)恢復(fù)能力，保證檔案信息資源的安全與正常運(yùn)行 ； 四是要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全技術(shù)防范管理，要安裝入侵報(bào)警、電視監(jiān)控、防盜屏障等設(shè)施，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備的安全。

參考文獻(xiàn)

1. Banerjee A， Elefsiniotis P， Tuhtar D. The effect of addition of potato-processing wastewater on the acidgenesis of primary sludgeunder varied hydraulic retention time and temperature. Journal of Biotechnology， 1999， 72（3）： 203–212