淺議縣級檔案館檔案信息化建設的創新思考

孔范德?莊素娟?陳維芳

摘 要：檔案信息化建設已成為檔案部門的一項基礎業務工作，本文系統性的闡述了縣級檔案館在信息化建設方面應當注意的問題及創新思考。希望本文的寫作對同行有所幫助。

關鍵詞：縣級檔案館；信息化；檔案管理

隨著國家和社會信息化的飛速發展，信息化技術方法對檔案事業發展產生越來越重要的影響。檔案信息化建設是檔案事業適應社會信息化發展的必然，更是當今檔案資源開發利用不可或缺的重要環節和檔案事業發展的大趨勢，對推動國民經濟和社會信息化的進程具有非常重要的戰略意義和歷史意義。經過近幾年的努力，縣級綜合檔案館 利用現代信息技術對檔案信息資源的開發、傳播與交流做了有益的探索和嘗試，檔案信息化建設有了一定的成效。但是，從總體來看大部分的縣級綜合檔案館的信息化工作才剛剛起步，整體水平還有待于進一步提高，發展還不夠平衡，還存在許多阻礙縣級綜合檔案館信息化建設發展的困難和問題。筆者就縣級綜合檔案館信息化建設的現狀、存在的問題與對策，談一些粗淺的認識，以求得同仁的共同探討。

近年來，縣級綜合檔案館信息化建設在國家和省、市檔案局的統一部署和指導下，認真貫徹《全國檔案信息化建設實施綱要》，已從全面準備到試點實施階段，檔案信息化基礎設施建設、檔案信息網絡建設、檔案信息資源建設及現行文件閱讀中心建設穩步推進，檔案信息化水平進一步提升，促進了檔案事業的快速發展。檔案信息化建設對檔案部門來說，既是發展的機遇又是面臨的挑戰，既是希望也是考驗。應當堅信，對策總比困難多，只要迎難而上，積極接受挑戰，爭取主動，就能開創工作新局而。

1 爭取領導重視和全社會的支持

將檔案信息化建設工作納入各級領導的工作日程要著重抓好三件事 ： 一是把檔案信息化建設納入國家和地方信息化建設的總體規劃，與黨政網、電子政務網建設相結合，統一規劃，分期實施，避免重復建設 ； 二是把檔案信息化建設所需經費納入地方信息化建設預算，所需經費和設備由縣財政統籌解決 ； 三是要搞好業務培訓。信息技術培訓是推動檔案信息化建設和電子政務建設的一項基礎性工作，需要一大批既懂信息化、電子政務知識，又懂檔案管理、信息組織與計算機操作知識的專門人才。這種人才的培訓僅靠檔案部門一家是難以完成的，需要各部門結合實際，從機關抓起，制定培訓計劃，安排好相關的培訓工作，為信息化建設培養出過硬的業務骨干和技術人才。如有些地方把檔案信息化建設作為電子政務建設的重要內容，明確檔案部門在電子政務建設中所承擔的中心任務，把信息化建設人才培訓納入公務員培訓的范圍，這不失為一種爭取領導重視和社會支持的好辦法。

2 檔案信息化建設必須貫徹標準化先行的原則

檔案信息化建設的基本內容就是實現檔案信息數字化的完整生成、便捷傳遞、永久保存、利用共享和安全運行。與傳統檔案管理相比，檔案信息化建設的顯著特點是具有極強的相關性，它與辦公、生產技術系統的關聯度明顯提高。因此，檔案信息化建設更加需要講求統一技術語言和標準化、規范化。但從現狀看，我國檔案信息化工作中重具體技術研發、輕規范化標準的制定，導致標準化建設滯后，已制定出臺的相關標準寥寥無幾，內容單一，缺乏系統性、配套性。近年來，各級檔案局組織實施的科研中，檔案信息化課題項目逐年增加，但從課題的內容結構看，幾乎都是解決各單位個性化問題的項目，僅僅針對和解決各個點上的矛盾和局部的需要，這就削弱了科研對全局性工作整體發展的推動作用，甚至日益增多的課題研究反而加劇了檔案信息化建設中的各行其是、分割自立的現象。這表明，檔案信息化建設要從全局需要出發，堅持標準先行的原則，把工作重點從解決具體、局部操作問題轉向檔案信息化應用軟件的開發和標準的制定、實施上來，以提升檔案信息化建設的影響力和規范化管理的水平，確保檔案信息化建設可持續發展，實現信息資源的互聯、互通和信息共享的目的。[1]

3 整合檔案信息資源，促進信息化成果應用

核心檔案信息化建設檔案信息共享是現代信息技術手段，建立一個平臺，對檔案信息的開發利用提高到前所未有的水平。因此，我們要加快數字檔案信息的步伐，創建一個文件目錄數據庫和共享照片檔案，音頻和視頻文件等多媒體數據庫和檔案的原始數據庫。努力實現增量文件電子化，建立接收保管中心電子檔案數據。開發一個依托政府網絡上進行電子文檔信息的查詢使用的平臺，實現資源檔案的共享。

4 先易后難，抓好館內信息化建設

目前，縣級綜合檔案館已經初步具備了建設“兩網四庫”的條件，要抓住時機，加快建設步伐。一是建立“兩網”，即檔案局內部局域網和檔案信息互聯網，局域網用以館內數據管理、傳輸和辦公自動化的工作需要；檔案信息網為檔案政務公開、檔案宣傳和實現檔案信息資源社會共享提供服務。二是建立“四庫”即檔案目錄數據庫、音像視頻目錄數據庫、現行文件目錄數據庫和檔案資料目錄數據庫，要做到能在網上查詢各種目錄信息，為以后建立全文數據庫，實現網上遠程查詢積累經驗；三是抓住實施電子政務的有利時機，建立健全政府公開信息采集制度，加快縣檔案館政務信息公開采集平臺和已公開現行文件中心的建設，逐步實現政府公開信息的資源共享。

5 上下聯動，加強指導

上級檔案業務部門要加強對縣局檔案數據庫建設的統籌規劃和指導，統一指定應用軟件和執行標準，避免出現檔案數據庫“信息孤島”。建立檔案信息數據庫是一個龐大的系統工程。按存址分，有館內和館外 ； 按載體分，有文書、照片、音像、多媒體等 ； 按檢索類別分，有檔案目錄數據、專題目錄數據、資料目錄數據、現行文件目錄數據、檔案全文數據、電子文件和電子檔案等等。而且，這些數據庫要有完備的輸入和輸出系統，也就是說要能夠有效地解決數據的加工、識別、接收、傳輸、儲存、保密、整合、遷移、發布和利用，從而，最終實現資源共享。如果不做到上下聯動，統籌指導，沒有一個統一的應用軟件和工作標準，要完成這樣一個龐大的系統工程，是不可想象和無法完成的。

6 堅持防管結合，加強檔案信息安全保障體系建設

一是要加強檔案網絡安全保密管理，局域網應與公眾網實行物理隔離，確保網絡安全連接和信息安全傳輸 ； 二是要加強對計算機檔案數據系統的管理，確保檔案信息、數據庫的安全 ； 三是要建設檔案信息預警恢復備份系統，為防御自然災害及意外事故，提供可靠的系統備份、應用備份、數據備份和系統恢復能力，保證檔案信息資源的安全與正常運行 ； 四是要加強檔案信息系統安全技術防范管理，要安裝入侵報警、電視監控、防盜屏障等設施，確保檔案信息網絡及設備的安全。

參考文獻

1. Banerjee A， Elefsiniotis P， Tuhtar D. The effect of addition of potato-processing wastewater on the acidgenesis of primary sludgeunder varied hydraulic retention time and temperature. Journal of Biotechnology， 1999， 72（3）： 203–212