淺議如何提升地勘事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理水平

豐偉

摘 要：地勘事業(yè)單位的文書檔案是有關(guān)地勘單位工作的真實記載，它反映了地勘單位在各個時期的生產(chǎn)、經(jīng)營、文化等各方面的狀態(tài)，準確地記載了地勘事業(yè)的變化和改革進程，是地勘單位一份不可再生的資源和十分稀有的財富。本文就如何提升地勘事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理水平，提出幾點建議。

關(guān)鍵詞：地勘單位；文書檔案；規(guī)范化管理

地勘單位文書檔案記載了地勘單位的改革進程，它真實、準確地反映了各個歷史階段地勘工作的發(fā)展和變化情況，是非常珍貴的歷史憑證和資料，它對于地勘單位未來的發(fā)展起著重要的作用。但是因為沒有得到單位的足夠重視，出現(xiàn)了諸多管理上的薄弱環(huán)節(jié)，使地勘單位文書檔案管理工作缺乏規(guī)范化。

1地勘單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀

當前，雖然許多地勘事業(yè)單位的文書檔案管理工作都建立了管理制度，但該工作一般歸口行政辦公室管理，并由行政文秘兼職管理，由于行政文秘工作任務(wù)繁、雜、重，并沒有足夠的時間和心思及時對文書檔案進行歸檔管理。在地勘事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)方面，因地勘單位當前的工作重心是抓項目、抓市場，對基礎(chǔ)管理的很多環(huán)節(jié)都沒有引起足夠的重視，故文書檔案管理等人員被外送培訓，學習前沿理論和掌握新方法的機會少之又少，管理意識總是停留在原有制度的固定層面，無法與時俱進。業(yè)務(wù)能力的不足，直接導(dǎo)致其管理水平的落伍，致使文書檔案管理水平得不到有效的提高。

2 地勘單位文書檔案規(guī)范化管理的重要意義

地勘工作是社會發(fā)展的基礎(chǔ)性、先行性工作，其范圍涉及社會經(jīng)濟發(fā)展的各個領(lǐng)域。地勘工作所形成的文書檔案材料是地勘服務(wù)于社會的主要載體。通過設(shè)立完整的地勘文書檔案共享和社會化服務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代化方法，科學管理文書檔案，將會為社會發(fā)展產(chǎn)生更大貢獻。由此觀之，地勘文書檔案規(guī)范化十分重要，且意義重大。

3 提升地勘單位文書檔案的規(guī)范化工作的措施

1、加強組織管理

若要實現(xiàn)文書檔案工作規(guī)范化管理，必須加強領(lǐng)導(dǎo)，認真組織實施。地勘單位應(yīng)成立專門的文書檔案室，安排專業(yè)人員進行管理，單位有領(lǐng)導(dǎo)負責主管，使文書檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，文書檔案工作規(guī)范化才能有序開展和不斷推進。

2、建立健全管理制度

完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，使文書檔案工作有規(guī)律可循，有法可依。同時完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規(guī)范性和標準性，切實提高文書管理水平。比如，從各類管理文件的草擬與編號、分發(fā)與回收、歸檔和保管、作廢文件處理等一系列公文處理流程，建立一套完整的管理制度，切實以制度管人，以制度管事，嚴格照章辦理，保證各類文件的準確、完整，使文書檔案得以規(guī)范化管理。

3、改進管理模式

3.1.建立文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫。地勘單位從建立至今，形成了大量的文書檔案，在這龐大的信息資源中，若要查找其中某份文件，靠以前的簿式目錄或卡片目錄手工檢索，不僅費時費力不說，其工作還難度非常大。但是用計算機信息化管理，對所產(chǎn)生的文件全部進行電腦信息錄入，就能輕松實現(xiàn)案卷級目錄和文件級目錄的檢索，可以從檔案號、時間、責任人、題名、關(guān)鍵詞、編著單位等多方面方面進行檢索，能夠方便、快捷、準確地查詢到自己所需的檔案，大大地提高了查找的速度。

3.2.積極推進文書檔案數(shù)字化進程。保存的文書檔案，隨著時間的推移，因為借閱和利用，會老化、破損、褪色甚至霉變，我們要有前瞻性，在檔案未受損前采取搶救措施，隨著計算機的普遍應(yīng)用，文件實現(xiàn)數(shù)字化已是不容質(zhì)疑的趨勢。文書檔案數(shù)字化的實質(zhì)是將單位館藏的各種紙質(zhì)等文書的檔案信息，通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)換成能被計算機系統(tǒng)識別、處理的檔案信息，再遵循一定的格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。這樣既可以使文書檔案不受到損害得以很好的保存，最大限度地延長了檔案的壽命，同時又可以實現(xiàn)文書檔案信息資源的利用，使文書檔案能夠更長久地為單位服務(wù)，一舉兩得，何樂而不為？

3.3、建設(shè)“自動化”系統(tǒng)，實現(xiàn)一體化管理

隨著社會的發(fā)展，計算機技術(shù)已成為現(xiàn)代社會管理的重要工具，我們應(yīng)該充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高文書檢索的速度，提高文書檔案管理的效率。在自動化環(huán)境下，將實現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動化系統(tǒng)的設(shè)計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。

4、提高管理人員素養(yǎng)，提高管理質(zhì)量

4.1.是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)。

4.2.建立激勵機制，激發(fā)管理人員積極性和能動性。建立激勵機制，采取激勵機制充分激發(fā)工作人員的潛在能力和積極性，這對于提高工作質(zhì)量起著重要的作用。對于地勘單位文書檔案管理工作也不例外，需要進一步完善激勵機制，做到賞罰分明，使管理人員在獲得激勵的同時，能夠更加認識到自己工作的重要性，從而增強責任感。在建立激勵機制時應(yīng)該從工作人員職業(yè)資格開始，將文書檔案管理各方面均納入到考核評定指標中，針對業(yè)績較為突出、工作能力較強等管理人員，應(yīng)當給予其同等的晉升機會。通過物質(zhì)和精神雙重鼓勵的方法，不僅能夠大大增強管理人員對工作的熱愛，同時還能夠提高管理人員的創(chuàng)新能力和競爭意識，使管理人員以更加積極的態(tài)度面對工作，從而提高管理質(zhì)量。

4.3.重視管理人員培訓，全面提高管理質(zhì)量。培訓的目的是為了提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，以適應(yīng)新的形勢和工作要求。當管理人員上崗時必須對管理人員進行全面的培訓，使其明確自己的崗位職責和工作任務(wù)，進一步了解地勘文書檔案管理的規(guī)范要求和內(nèi)部制度。由于社會發(fā)展快，管理技術(shù)更新快，單位應(yīng)該適時不定期地為管理人員安排適當?shù)呐嘤枌W習、進修深造等機會，通過學習不斷提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，進而推動地勘單位文書檔案規(guī)范化管理為單位未來的發(fā)展打下更加堅實的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

地勘文書檔案規(guī)范化是我國目前進行的一項長期而又艱巨的任務(wù)，我們要加強學習和應(yīng)用新的知識，不斷地改進工作方法，不斷提升地勘事業(yè)單位文書檔案管理水平，使地勘文書檔案實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理，真實地記載地勘事業(yè)單位的改革發(fā)展歷程，為地勘經(jīng)濟發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)和保障，推進地勘事業(yè)單位改革發(fā)展。

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