探討實(shí)施檔案規(guī)范化管理提升辦公室人事檔案管理效率

王瓊英

摘 要：辦公室人事檔案管理，是辦公室工作中的重點(diǎn)，高效合理的辦公室人事檔案管理，能夠提升辦公室工作的效率。隨著檔案管理工作任務(wù)的加重以及檔案管理工作技術(shù)的提升，傳統(tǒng)辦公室人事檔案管理方法逐漸的暴露出弊端，已無法滿足當(dāng)前的管理要求。為提高檔案管理效率，實(shí)施檔案規(guī)范化管理是非常重要的。本文主要對當(dāng)前辦公室人事檔案管理的特點(diǎn)以及現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并進(jìn)行合理化建議分析，現(xiàn)總結(jié)如下。

關(guān)鍵詞：辦公室人事檔案管理；現(xiàn)狀；改善手段

隨著信息時(shí)代的到來和發(fā)展，許多的虛擬與實(shí)體檔案大量增加，這使得辦公室人事檔案管理工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展方向，如何在保證檔案管理工作專業(yè)性、機(jī)密性、政策性的同時(shí)，大幅度提升辦公室人事檔案管理工作的效率與規(guī)范性，是當(dāng)前辦公室人事檔案管理工作的重點(diǎn)，也是單位提高整體工作效率的前提。特別是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，檔案管理的規(guī)范性是評價(jià)與衡量辦公室工作效率與管理水平的中重要標(biāo)準(zhǔn)。可見，辦公室人事檔案管理規(guī)范化，是整個(gè)辦公室工作的重點(diǎn)發(fā)展方向。

1 辦公室人事檔案管理工作特點(diǎn)

辦公室人事檔案管理工作，具有存儲性、復(fù)雜性等特點(diǎn)。存儲性是辦公室人事檔案管理的基本特點(diǎn)，檔案工作的本質(zhì)，就是對人事、事件甚至是過程等方面資料進(jìn)行收集和存儲，使這些資料能夠在以后的工作中得到調(diào)閱。因此，辦公室人事檔案管理的重點(diǎn)，是對各部門各方面工作進(jìn)行書面與文件形式資料的收集和管理，在收集后要按照內(nèi)容或類型進(jìn)行分類管理，做到有序的管理，以便于調(diào)閱與使用。復(fù)雜性則是從檔案管理工作的內(nèi)容來說，辦公室人事檔案包括會計(jì)檔案、特種載體檔案以及行政管理檔案等多種檔案，其收集部門與使用方式不同，所使用的管理方法也不同。在進(jìn)行檔案管理和收集時(shí)，需要用不同的工作方法對待。

2 辦公室人事檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理工作重視不夠

受到市場經(jīng)濟(jì)與經(jīng)濟(jì)全球化的影響，越來越多的企事業(yè)單位，將經(jīng)濟(jì)效益作為日常工作的重點(diǎn)，對后勤工作與檔案管理工作的重視則相對減少，對辦公室人事檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理設(shè)施、人員配備等方面出現(xiàn)漏洞，進(jìn)而造成辦公室人事檔案管理出現(xiàn)重大漏洞，嚴(yán)重影響單位的發(fā)展。

2.2 辦公室人事檔案管理制度不健全

許多單位辦公室人事檔案管理水平無法跟隨單位的發(fā)展，檔案管理水平嚴(yán)重落后，這與制度不健全有直接的關(guān)系。檔案管理制度不健全，則會使管理人員無法照章辦事，使檔案管理出現(xiàn)漏洞，甚至出現(xiàn)無資料整理的現(xiàn)象，使檔案管理無法有效實(shí)施。

2.3 辦公室人事檔案管理效率低

不同的部門分擔(dān)著中不同的工作，每個(gè)部門都會產(chǎn)生相應(yīng)的部門檔案。繁多的部門分類以及檔案分類，嚴(yán)重的制約了檔案管理的工作效率。常規(guī)的管理規(guī)定中，將檔案分為技術(shù)類、文書類以及專門類三大種類，而在這三大種類中，則會設(shè)有一級類目10個(gè)，二級類若干。門類繁雜，且在不同門類下的檔案管理工作方法不同，使得辦公室人事檔案管理的效率偏低。

2.4 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

大部分檔案管理人員在進(jìn)行工作前沒有經(jīng)過相關(guān)知識的學(xué)習(xí)或了解，在檔案管理工作過程中僅僅按照老員工指導(dǎo)或自己的想法進(jìn)行檔案管理。甚至有部分未設(shè)有專門的檔案管理部門，檔案管理人員均為各部門工作人員“兼職”。嚴(yán)重的影響了檔案管理的規(guī)范性。

3 辦公室人事檔案管理工作效率提升措施

3.1 轉(zhuǎn)變辦公室人事檔案管理理念

提升辦公室人事檔案管理規(guī)范性，首先要從思想轉(zhuǎn)變開始，應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)開始，認(rèn)識到辦公室人事檔案管理的重要性，并將對檔案管理的重視影響到各個(gè)部門的工作當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從自身做起，將檔案管理工作提升到日常工作中的重點(diǎn)。例如在日常工作中對員工進(jìn)行《檔案法》的宣傳培訓(xùn)，使員工充分領(lǐng)會檔案管理的重要性。如單位中沒有專門的管理部門或管理制度，則聘請具有專業(yè)知識技能的人員進(jìn)行檔案的管理和培訓(xùn)，在中設(shè)立相關(guān)的部門，并對檔案進(jìn)行規(guī)范化專業(yè)化的管理，制定嚴(yán)格的管理制度，敦促工作人員按章執(zhí)行。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

在日常檔案管理工作中，要對管理人員的專業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提升，使檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能夠符合相關(guān)的工作要求。特別是信息時(shí)代的到來，檔案管理人員在具有檔案管理專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，還應(yīng)具有計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)水品，使其能夠應(yīng)對計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展與要求。為此，首先應(yīng)引進(jìn)專業(yè)人才，提高辦公室人事檔案管理的效率；其次，應(yīng)對當(dāng)前員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其能夠具有相關(guān)的知識水平，改善自身的工作方式與工作效率；最后，應(yīng)對員工的計(jì)算機(jī)知識水平進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)和指導(dǎo)，為信息化檔案管理提供便利。

3.3 完善檔案管理制度

針對當(dāng)前辦公室人事檔案管理制度不健全的問題，應(yīng)進(jìn)行相關(guān)管理制度的制定和完善，辦公室人事檔案管理制度，是高效檔案管理的前提，應(yīng)針對自身情況，按照不同類型部門進(jìn)行檔案收集制度的制定，并對檔案管理部門制定嚴(yán)格規(guī)范的管理規(guī)定與辦法。特別是未設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定設(shè)立單獨(dú)的辦公地點(diǎn)進(jìn)行辦公，并配備規(guī)范的管理設(shè)施與管理人員。特別是具有一定保密程度的檔案，要嚴(yán)格按照保密級別進(jìn)行檔案的管理和存放，避免保密檔案曝光。

3.4 建立辦公室人事檔案服務(wù)反饋機(jī)制

辦公室人事檔案管理是服務(wù)型工作，其主要工作內(nèi)容是服務(wù)各部門，將各部門的檔案進(jìn)行收集和歸檔。因此，檔案管理工作人員的責(zé)任心與工作態(tài)度直接影響了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。為此，應(yīng)建立完善的辦公室人事檔案管理反饋機(jī)制，使各個(gè)部門都可以監(jiān)督辦公室人事檔案管理工作，并在反饋機(jī)制的基礎(chǔ)上，針對檔案管理部門進(jìn)行相應(yīng)獎懲制度。使管理人員能夠得到與其工作成績相匹配的獎金與工資，促使其更好的進(jìn)行相關(guān)工作。

綜上所述，通過實(shí)施規(guī)范化的辦公室人事檔案管理制度，能夠有效的提升辦公室人事檔案管理效率，是當(dāng)前檔案管理的重要發(fā)展方向。

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