電子信息時代電力檔案管理工作的創新

王明惠?秦毅?王猛

摘 要：作為民族進步的靈魂和國家興旺發達的不竭動力，創新的范圍滲透到各個領域和各個方面。在信息技術高度發達的情況下，檔案管理工作面臨著機遇的同時也遭受到巨大的挑戰。本文就檔案管理創新的必要性和電子檔案的優越性，探討我國檔案管理工作存在的問題以及改善方法。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創新方法

檔案管理又稱檔案工作，是國家檔案事業的重要組成部分，由檔案館或者檔案室管理檔案實體和檔案信息，為檔案利用者提供服務，具有管理性、服務性和政治性。做好檔案管理工作，要堅持便于利用的原則，集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全。而先進的科學技術，給檔案管理工作帶來極大的便利，使得檔案利用者能夠簡單迅速地查找檔案資料，獲得有用的檔案信息，同時通過創新管理，準確的加工和處理檔案信息，可以增加群眾的知識，實現檔案管理為群眾服務的目的。

1 檔案管理創新的必要性和電子檔案的優越性。

在信息技術的推動下，檔案管理工作逐漸走向了數字化和現代化，實現了電子文件的自動上傳與收集，在突破了傳統的管理模式的同時開啟了現代化的服務模式。運用先進的服務手段，根據相關的網絡頁面和計算機程序，編制能夠自動上傳的工作程序，利用高效運行的計算機系統實現電子文件的自動歸檔，有效的確保工作人員以及檔案利用者及時獲得準確的檔案信息【1】。另外，檔案管理工作的創新，順應了信息時代發展的潮流。例如，開通在線服務功能，滿足人們對信息環境的需求，方便人們的學習、工作和生活，突出了信息時效性的特點。先進的網絡信息技術，為網上查詢、閱讀等提供了便捷的途徑，滿足人們對大量的知識信息的需要。這種創新型的服務手段，大大提高了工作效率，縮減了工作時間，節約了大量的人力、物力。

檔案管理的創新，使電子檔案本身具有方便及時的特點，也給檔案管理工作帶來極大的好處。傳統的檔案管理要經過工作者的細心收集和整理，然后進行準確的核對分類，最后放在固定的檔案儲存地，檔案利用者在查找相關的檔案時，要一步一步的慢慢搜查，中間環節出錯就可能要重新查找，而網絡系統不僅可以自動歸檔，還可以在大量的檔案資料里快速檢索到有用的檔案，減輕了檔案管理工作人員的勞動強度。另外，檔案管理人員可以利用自動化的辦公設備，監控歸檔工作的運行，隨時查缺補漏，使得文檔能夠及時得到處理，避免形成積存過多的現象。由于電子檔案會設置訪問權限，并且提供有關的檔案內容給查閱者，所以其安全性、保密性會得到保障。而利用者在查閱紙質版的檔案時，可能會翻閱整卷檔案，看到隱秘的檔案內容，使得檔案信息泄漏。而電子檔案則避免了這種問題的出現，甚至杜絕了檔案丟失和篡改的現象。

2 檔案管理工作存在的問題

1、管理觀念陳舊，服務意識不強。受傳統的檔案管理工作的影響，檔案管理工作人員思想陳舊，不能適應時代的需求，接受新的檔案管理方式，無法利用先進的信息技術充分發揮檔案的有效作用。由于缺乏服務意識，檔案管理工作面臨著嚴峻的形勢，不能緊跟時代步伐，難以邁進新的臺階。2、檔案編輯工作繁瑣，查找困難。實體檔案需要工作人員認真填寫和審核，一旦出現少量的的錯誤就要重新開始，隨著實體檔案數量的增加，工作人員的工作負擔也逐漸加重，檔案的分類、歸檔，也會浪費大量的精力的時間，繁瑣的工作給檔案工作人員帶來極大的不便。另外，在卷帙浩繁的實體檔案里查找相關一份檔案，要投入大量的人力，降低了檔案的利用效率。3、規劃不整齊，管理速度緩慢。政府和企業是檔案的管理機構，存放著多種多樣的檔案。由于不同單位的經濟條件、工作內容等方面存在著差異，檔案管理工作也不盡相同，軟件的使用上也出現混雜錯亂的狀況，檔案管理工作不能統一、規范的運行。加上系統本身的局限性，檔案的信息化程度未能提高，造成信息管理遲緩，信息內容陳舊，不利于共享檔案信息。

3 檔案管理工作創新方法

1、轉變思想觀念，創新管理體制。

意識的主觀能動性，對于事物發展有著指導作用，轉變思想觀念，促進檔案管理工作的發展有著重要的影響。重視檔案管理工作的重要性，突破工作環境的局限，運用創新的思想觀念，擴大檔案管理工作的范圍，增強檔案管理工作的創新能力，與時俱進，充分發揮檔案管理工作的功能和作用。解放思想，勇于嘗試，在探索中不斷地發展前進，促進檔案管理工作更加完善和全面。加強管理力度完善檔案信息系統，讓檔案管理與信息技術高度結合，實現檔案信息管理的自動化，規范技術操作和軟硬件的選擇。

2、提高管理人員的管理水平

檔案具有服務性，是為檔案利用者提供便利而創立的，因此，檔案管理工作者要樹立服務意識，本著服務的原則，幫助查閱者及時準確的找到相關信息。檔案管理工作人員要有良好的職業道德，認真責任，愛崗敬業，主動發現問題，提出創新性的解決方法。利用豐富的知識武裝自己的頭腦，正確判斷當前形勢，打破傳統的管理模式。綜合整理和分析有用的信息，及時上傳文件、收集和整理文件，運用計算機系統把電子文件自動歸檔，以方便查詢。具有創新思維能力，善于發現問題，獨立思考，積極主動的提出創新性措施。

3、做好信息錄入和數據管理

我國還處于文件的處理向信息化管理過渡的階段，因此，要建設創新性的檔案信息管理數據庫。信息數據庫的建立離不開信息的錄入和數據的管理，要做好完備的信息數據庫，就需要制定出詳細的建設方案，仔細認真的完善信息數據庫，利用先進的科學技術，及時準確的豐富信息數據庫的內容，發揮其巨大的功能，配合管理工作，彌補檔案管理的缺陷。例如，在建設過程中將檔案管理工作與計算機信息技術結合起來，協調合作，讓綜合數據庫和各個檔案的目錄庫結合起來，形成網絡開發式、分布式的數據庫，提高檔案管理工作的效率。

4、共享檔案信息

檔案管理工作的核心是服務群眾，為群眾提供便利。然而，由于目前缺乏標準和規范，我國的檔案管理現狀存在著嚴重的問題。軟件使用的混亂以及硬件上的利用不當，造成檔案信息資源的浪費。因此，要明確檔案管理的內容和范圍，規范檔案管理的各項工作和各個環節，形成統一的標準，建立一個規范的系統工程，確保檔案信息資源共享渠道的暢通【2】，，以方便群眾的查找和閱讀。

5、拓寬服務領域

社會信息化的不斷變革，公民或出于自身利益的需要，或者投資方向的需要，或者想要了解新出的法律法規等，到檔案室查詢資料的人員也在逐漸增多。為了適應形勢的發展，檔案管理工作必須拓寬其服務領域，創新服務領域。檔案管理部門，要針對不同的專業類別，建立專門的檔案資料，擴大服務范圍的同時，充分發掘有價值的檔案信息，經過科學的加工處理，方便廣大讀者的閱讀。建立網絡互動平臺，加強與群眾的交流互動，改善工作環境，把枯燥無味的檔案管理工作，變得妙趣橫生。積極聽取廣大群眾的意見和建議，及時調整工作方向，使各界群眾成為檔案管理的主角，充分發揮檔案管理工作的服務性，以促進人們知識水平的提高。

4 總結

傳統的檔案管理工作以人力為主，主要是針對實體檔案進行管理，耗費許多的資金、人力，具有明顯的缺點和不足，給檔案的歸類和查詢帶來諸多麻煩。在科學技術的影響下，傳統的檔案管理已經遠遠落后于時代潮流，因此，檔案管理工作人員應及時創新，緊跟時代發展的趨勢，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和質量【3】。

參考文獻

[1]莉偉.信息時代下檔案管理工作的創新[J].黑龍江史志，2013，09：78+94.

[2]趙晏.探討信息時代下檔案管理工作的創新[J].科技創新導報，2012，35：195.

[3]張彥.信息時代檔案管理工作的創新研究[J].赤子（上中旬），2015，10：151.

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，工作單位：國網安徽省池州供電公司，職務：檔案館員，研究方向：檔案學。