運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)施數(shù)字化檔案管理

江靜?王燕鳳

摘 要：隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的日漸普及，文字信息處理技術(shù)也蓬勃發(fā)展，迎來了空前變化，在很大程度上推進(jìn)了我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的介質(zhì)載體形式更加多樣化，例如，光學(xué)、電學(xué)以及磁學(xué)等，由此產(chǎn)生了十分龐雜的數(shù)字信息，相關(guān)學(xué)者將其定義為電子檔案。面對(duì)這種發(fā)展形勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐漸顯露，滯后性過度致使其無法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，檔案管理員要想促使檔案管理工作可以順利開展，必須采取合理有效的措施對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化革新。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；數(shù)字化；檔案管理

現(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)全面步入現(xiàn)代化信息技術(shù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)已滲透到人類社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面。這種發(fā)展形勢(shì)，給我國(guó)的檔案管理工作帶來了巨大的沖擊及挑戰(zhàn)。檔案管理要想社會(huì)數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)中取得立足資本，必須進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

（一）提高檔案信息受眾的工作效率

對(duì)檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，可以大幅度降低檔案信息加工時(shí)間與壓縮檢索時(shí)間，檔案信息受眾只需利用計(jì)算機(jī)，便可以獲取所需數(shù)據(jù)，可以在很大程度上提高檔案信息受眾的工作效率。傳統(tǒng)模式以手工為主加工檔案信息，不僅工作程序十分繁雜，需要耗費(fèi)大量時(shí)間，而且極易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)滯后性，從而降低檔案信息的利用率。對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，利用計(jì)算機(jī)加工檔案信息，可以有效節(jié)約檔案信息加工時(shí)間，而且采取機(jī)讀模式，可以有效提高檔案信息受眾的工作效率，提高檔案信息的利用率。傳統(tǒng)管理模式下的檔案信息檢索需要檢索目錄，繼而按照檔案架進(jìn)行搜尋，檔案信息查找的準(zhǔn)確率較低，而數(shù)字化管理模式下，檔案信息受眾只需要利用計(jì)算機(jī)，搜索相應(yīng)的關(guān)鍵詞，便可以獲取相應(yīng)的信息資料，檢索效率極高。

（二）提高檔案信息存儲(chǔ)的完整性

傳統(tǒng)管理模式中的檔案信息多以紙質(zhì)形態(tài)存在，一旦查閱率過高或是封存時(shí)間過長(zhǎng)，極易導(dǎo)致紙張損壞，破壞檔案信息的完整性，無法充分發(fā)揮其利用價(jià)值。而對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，可以對(duì)檔案存儲(chǔ)空間進(jìn)行最大化壓縮，無需擔(dān)心其損壞問題，可以為其完整性提供基礎(chǔ)保障。

（三）有效規(guī)避惡意篡改檔案信息現(xiàn)象

傳統(tǒng)模式下的檔案管理，極易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)惡意篡改現(xiàn)象，根本原因是檔案管理員的檔案監(jiān)管力度不足，要想從根本上有效規(guī)避這種惡意篡改現(xiàn)象，必須對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行全面革新，積極引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技手段，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，只有這樣，才能切實(shí)有效監(jiān)管檔案信息，杜絕惡意篡改現(xiàn)象。

（四）提高檔案信息的利用便捷性

對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，可以有效提高檔案信息的通用性、安全性以及標(biāo)準(zhǔn)性，而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案信息上傳到相應(yīng)平臺(tái)中，檔案信息受眾可以利用計(jì)算機(jī)，對(duì)其進(jìn)行局域網(wǎng)查詢，獲取信息的效率更高，檔案信息更具利用便捷性。

（五）有效規(guī)避惡意破壞檔案信息現(xiàn)象

傳統(tǒng)管理模式下的檔案信息以紙為主要載體，經(jīng)過長(zhǎng)期使用，極易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息丟失，由于檔案信息較為龐雜，檔案管理員無法對(duì)其進(jìn)行全面?zhèn)浞荩茈y對(duì)其進(jìn)行有效完善，將會(huì)導(dǎo)致其利用價(jià)值大幅度下降。而對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，利用計(jì)算機(jī)，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行異地保存，避免其出現(xiàn)破損問題。

2 檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

（一）統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

要想促使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，首要條件便是規(guī)范檔案業(yè)務(wù)，建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)其進(jìn)行貫徹落實(shí)。檔案標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范屬于系統(tǒng)性工程，只有促使標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范之間形成辯證性的相輔相成、共同發(fā)展的關(guān)系，才能確保檔案管理全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理以網(wǎng)絡(luò)利用需求以及數(shù)字化建設(shè)要求為指導(dǎo)原則，規(guī)范了檔案管理的多個(gè)環(huán)節(jié)，例如，成果管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)掛接、檔案著錄、圖像存儲(chǔ)、圖像處理、檔案掃描以及檔案整理等，并對(duì)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及具體參數(shù)進(jìn)行了有效明確，促使檔案管理質(zhì)量取得了有效提升。例如：我國(guó)某企業(yè)的檔案部門為了促使檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，在實(shí)際管理過程中，針對(duì)檔案信息數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定了相應(yīng)的安全保密機(jī)制，保證了檔案信息的安全性與完整性，并在此基礎(chǔ)上，詳細(xì)登記了檔案數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效整合，構(gòu)建了一個(gè)極具規(guī)范性且完整的檔案信息記錄體系，為檔案管理工作提供了較大的便捷性。

（二）基于各項(xiàng)原則的指導(dǎo)，提高檔案信息質(zhì)量

首先，在數(shù)字化建設(shè)過程中，要嚴(yán)格遵循信息化建設(shè)原則的指導(dǎo)。檔案管理員在實(shí)際管理過程中，要將提高檔案利用率為根本目標(biāo)。著錄時(shí)，如果文件標(biāo)題無法將內(nèi)容直觀化展現(xiàn)，則要在標(biāo)題后，對(duì)真實(shí)內(nèi)容進(jìn)行說明，例如，轉(zhuǎn)發(fā)文、人事任免以及會(huì)議紀(jì)要等，這樣有利于檔案信息受眾準(zhǔn)確且及時(shí)的獲取相關(guān)資料，提高其工作效率。其次，數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理人員要對(duì)系統(tǒng)保密以及安全原則給予高度重視。檔案管理員要嚴(yán)格以保密原則進(jìn)行自我約束，不僅要對(duì)外來人員進(jìn)行全程服務(wù)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)部門系統(tǒng)進(jìn)行安全處理，例如，將計(jì)算機(jī)內(nèi)部的USB借口、光驅(qū)以及軟驅(qū)等拔除，避免外來人員備份檔案信息、傳播病毒等。

（三）完善功能系統(tǒng)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，必須有機(jī)結(jié)合人力資源、軟件以及硬件，構(gòu)建一個(gè)完善的數(shù)字化系統(tǒng)。基于集成化以及系統(tǒng)論的指導(dǎo)，只有數(shù)字化系統(tǒng)趨于功能完善與技術(shù)成熟，無論是橫向還是縱向的節(jié)點(diǎn)均處于高水平的平衡狀態(tài)，再輔助網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通技術(shù)，才能促使其整體優(yōu)勢(shì)得以充分發(fā)揮，進(jìn)而強(qiáng)化其綜合應(yīng)用能力，為我國(guó)檔案信息的電子化建設(shè)創(chuàng)造發(fā)展環(huán)境。除此之外，歸檔文件的發(fā)展形勢(shì)必將是電子文件，因此，構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)時(shí)，一定要具有較強(qiáng)的前瞻性，對(duì)相關(guān)接口的服務(wù)性能進(jìn)行充分考慮，促使其可以與多種形態(tài)的電子文件進(jìn)行有效連接，減少檔案管理人員的基礎(chǔ)工作量，例如，圖像處理、圖像掃描等，進(jìn)而節(jié)約人力資源、物力資源，提高檔案信息管理工作的整體效益。

（四）建設(shè)并維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)

現(xiàn)階段，檔案信息管理數(shù)字化建設(shè)在總體層面來說，尚處于紙質(zhì)文件處理過渡為信息化管理的起步階段，要想促使其全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，必須構(gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于檔案信息工程整體而言，數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)與建設(shè)是核心基礎(chǔ)，是工程主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建屬于循序漸進(jìn)工程，檔案管理人員需要按照一個(gè)特定的順序進(jìn)行，例如，由低至高、個(gè)體至群體等。數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建及維護(hù)需要做到以下四點(diǎn)：首先，檔案管理人員需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的重要性形成明確的認(rèn)知，并配備充足的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行協(xié)同作業(yè)；其次，檔案管理人員要以受眾實(shí)際需求為導(dǎo)向，構(gòu)建一個(gè)內(nèi)容豐富合理的數(shù)據(jù)庫(kù)，確保其具有良好的應(yīng)用價(jià)值以及利用效率；再次，在建設(shè)過程中，檔案管理人員要準(zhǔn)確把握數(shù)據(jù)庫(kù)的重點(diǎn)內(nèi)容，統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，促使數(shù)據(jù)庫(kù)由單一化轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)化。最后，檔案管理人員要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期維護(hù)，例如，數(shù)據(jù)備份、病毒查殺等。

3 結(jié)語：綜上所述，檔案管理人員只有轉(zhuǎn)變自身的工作理念、創(chuàng)新服務(wù)方式，才能擔(dān)負(fù)起合理開發(fā)利用檔案資料、提高檔案管理水平、推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的歷史責(zé)任，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

江靜（1988-），女，助理館員，河南商丘人，主要研究方向：數(shù)字檔案館建設(shè)、復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)。

王燕鳳（1979-），女，館員，主要研究方向：檔案信息化。