新形勢下檔案管理工作的規范化解析

高芳

摘 要：檔案管理工作的重要性不言而喻，切實做好檔案的管理工作能夠有效的促進相關行業的快速發展，為后續的進步提供充分的參考，而要想實現這一目的，提升檔案管理工作的規范化也就顯得極為必要，本文就重點針對新形勢下檔案管理工作的規范化進行了簡要的分析和探討。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規范化；問題；措施

眾所周知，在任何一個行業中都存在著大量的檔案資料，對于這些檔案資料來說，其最為重要的作用價值無疑是在使用過程中體現出來的，但是在使用完成之后，也并不是說這些檔案資料就失去了所有的價值和存在的意義，其借鑒參考的價值同樣是極為關鍵的，因此，必須要加強檔案資料的管理。

1 新形勢下檔案管理工作規范化建設的必要性

針對當前我國現階段檔案管理工作來說，實現較為理想的標準化和規范化是極為必要的，這種必要性主要體現在以下幾個方面：

（1）加強檔案管理工作的規范化建設是由檔案資料的重要性所決定的，對于具體的檔案管理工作來說，其實現規范化建設的主要目的就是為了充分發揮檔案資料的最大價值，因此，檔案資料的重要性也就決定著檔案管理工作規范化建設的必要性，針對當前常用的檔案資料來說，其相對應的重要性主要就體現在檔案資料的實際應用價值以及后續的借鑒參考價值上，尤其是對于后續的借鑒參考價值實現來說，為了保障相關人員查詢以及借鑒的便捷性，做好檔案管理工作的規范化建設也就顯得極為必要。

（2）加強檔案管理工作的規范化還是當前檔案管理工作現狀所決定的，針對當前我國現階段檔案管理工作的實際狀況來看，其最為突出的表現就是混亂性比較突出，很多檔案資料都是隨意堆放，其中存在的缺失問題也比較多，這也就給檔案管理工作效果和價值的提升造成了較大的影響和干擾，基于此，通過加強檔案管理工作的規范化來提升其相應的管理水平，完善當前存在的各方面問題也就顯得極為必要。

（3）在新形勢下，這種檔案管理工作的規范化建設顯得更是極為必要，因為隨著社會的不斷發展，各行各業在檔案信息方面都存在著井噴之勢，檔案資料的數量越來越多，相對應的管理難度也正在不斷加大，因此，針對這一發展趨勢來說，只有保障其相應管理工作的規范化得到加強，才能夠更好的進行相應的檔案資料管理，也才能夠保障其使用價值的最大程度體現。

2 檔案管理工作的現狀分析

針對當前我國現階段檔案管理工作的現狀進行分析可以發現，其中存在的缺陷問題以及不足仍然是比較突出的，很多問題的存在都嚴重的制約著檔案資料價值的實現，甚至對于單位的發展造成了較大的損失，詳細分析來看，這些問題和影響因素主要表現在以下幾個方面：

（1）檔案資料的混亂性是當前最為突出的一個問題表現所在，并且這種混亂性的表現也是多方面的，一方面體現在具體管理和保存的位置上，對于當前的檔案管理工作來說，其檔案資料的存儲位置一般來說比較隨意，并沒有單獨設置一個空間進行這種資料的保存和管理，另外一方面，在當前的檔案管理工作中各類資料的存儲都是混雜在一起的，并沒有進行分類管理，進而也就必然會對于相應的檔案管理效果產生較大的影響，也就違反了相應的規范化要求。

（2）檔案管理工作的結構不完善，對于當前很多單位內部的檔案管理工作來說，除了極少數的大型單位，幾乎不存在一個單獨的部門進行這種資料的匯總和管理，很多都是各自管理各自的檔案信息，進而也就無法實現這些檔案信息的價值最大化，甚至還會對于檔案管理造成較大的限制和影響。

（3）檔案管理工作人員沒有切實履行好自身的職責，對于當前我國現階段檔案管理工作的現狀來看，其存在的一個重要影響因素就是相關的檔案管理工作負責人沒有切實履行好自身的職責和任務，首先，這些相關人員沒有意識到這些檔案資料的重要性，往往都是把這些檔案資料當作一些廢棄的文件進行處理，意識不到其中的價值，也就不會投入較大的精力進行管理和保存。

（4）相應的檔案管理技術比較落后，從當前我國現階段檔案管理工作的現狀來看，其存在的另外一個突出問題就是相應的管理技術手段比較傳統，也比較落后，很難適應于當前的檔案管理工作難度和要求，尤其是對于當前越來越復雜的檔案管理工作內容來說，采用傳統的檔案管理手段進行處理，必然也就存在著較大的不足，不僅僅會干擾其相應的管理效率，同樣會對于檔案管理工作的準確性和規范化產生較大的影響。

3 新形勢下加強檔案管理工作規范化的措施

3.1 規范檔案管理工作流程

對于檔案管理工作規范化的提升來說，從具體的管理程序方面進行規范是比較重要的一個方面，也是提升其相應管理水平的一個重要舉措，對于這種檔案管理工作流程的規范化來說，其最為核心的一個內容就是要明確如何進行相應的檔案管理以及哪些檔案需要管理，基于此，針對不同單位和部門的特點，按照其自身不同的檔案資料內容來設定合理的檔案管理制度和規范，確保其每一步的檔案管理操作都符合規范化的要求，當然，在此過程中，還應該明確其最終檔案管理工作的目的所在，圍繞著這一相應的目的進行檔案管理工作流程的規范化建設和約束才能夠提升其相應的管理水平。

3.2 提升對于檔案管理工作的重視程度

對于檔案管理工作重視程度的提升也是保障其管理規范化的一個基本前提條件，具體來說，這種檔案管理工作重視程度的提升主要應該落實在相應的檔案管理工作人員以及整個單位的主管人員身上，只有單位主管人員意識到了檔案管理工作的重要性才能夠配置相應的人力資源以及物力資源來進行檔案的管理，也只有具體的檔案管理人員意識到了自身工作的重要性，才能夠更好的提升其檔案管理工作執行的效果。而要想做到這種檔案管理工作重視程度的提升，主要就是充分展現檔案資料的重要性，尤其是對于檔案資料后續的借鑒參考價值對于整個單位發展的重要性進行全面的展示，進而才能夠促使相關人員意識到這種檔案管理工作的價值，并且投入更多的精力進行相應的檔案管理。

3.3 提升檔案管理人員的能力

對于檔案管理工作規范化的提升來說，還應該重點從檔案管理人員方面入手，作為具體的執行者，這種檔案管理人員相關能力和素質的提升，必然有助于其最終檔案管理工作水平以及規范化的提升。具體來說，這種檔案管理人員素質和能力的提升一方面體現在檔案管理人員責任素質方面，也就是職業道德素質的提升，另外一方面則是具體體現在檔案管理人員相關檔案管理能力和技術水平方面的提升和加強，這也是保障其做好檔案管理工作的一個基本前提條件。

3.4 創新檔案管理技術

對于檔案管理技術手段的創新也是提升其檔案管理工作規范化的一個基本手段，相對于傳統的檔案管理模式來說，如果能夠充分運用各種信息化技術以及計算機網絡手段來進行檔案管理信息的保存和分類管理，也就能有效提升其相應的規范化，并且還能夠有效加強后續應用和借鑒的便捷性。

4 結束語

綜上所述，為了實現這些檔案資料后續的參考借鑒作用，就應該切實做好相應的檔案管理工作，并且要提升檔案管理工作的準確性和規范化，希望本文提出的一些具體建議能夠有一定的價值。

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