信息時代電子檔案管理探究

張文菊

摘 要：隨著信息時代的來臨，信息技術已經廣泛應用到社會各個領域，而在檔案管理中信息技術也得到應用，使得電子檔案得以出現，這是時代發展的產物，也是檔案管理中不可或缺的一部分。接下來在本文中主要針對電子檔案的特點進行分析，列舉電子檔案的優勢，并提出相應的建議，促進電子檔案管理水平的提升。

關鍵詞：信息時代；電子檔案；特點；優勢；管理

1 引言

隨著科學技術的不斷升級，計算機技術已經成為社會的主流，尤其是與通訊技術和網絡技術結合之后，就誕生了電子檔案，有效改變了傳統手工檔案管理模式。這里所提到的電子檔案其實就是指社會實踐活動中形成的、具有一定保存價值、可以通過計算機技術存儲的記錄信息，電子檔案的存儲方式和管理方式都與傳統紙質檔案有著本質上的區別，這是對檔案管理的一次革命。那么電子檔案究竟具有哪些特點和優勢，能夠快速取代紙質檔案。

2 電子檔案的特點分析

1、文件記錄形式多樣性

在傳統紙質檔案管理中，管理人員所從事的工作都是由人工完成的，工作量較大，效率較低，經常會出現各種質量和數據問題，而且在需要查閱檔案時，必須要進行仔細翻閱，不具備查閱檢索的功能，無法將檔案的真正價值發揮出來。而電子檔案是依靠了計算機技術和信息技術，只需要在計算機上錄入檔案信息，然后就可以實現分檔、存儲，文件記錄形式多種多樣，不會受到某些因素的限制。

2、非直讀性

電子檔案與傳統紙質檔案相比，具有非直讀性，傳統紙質檔案可以通過人眼直觀地了解到其中的內容，而電子檔案必須要以數字編碼的形式記錄到載體上，然后通過將載體進行播放，這樣才可以通過計算機看到電子檔案中的內容，最為常見的就是磁帶和光盤，能夠有效壓縮檔案信息，在觀看時需要經過解壓和解密，這樣就可以實現對電子檔案的查閱。

3、依賴性

電子檔案與傳統紙質檔案相比，對數據和背景信息有很強的依賴性，電子檔案必須要依靠計算機網絡才能發揮作用，還原電子檔案的信息，而且電子檔案前身只是電子文件，操作者容易將其混淆，必須要對電子檔案進行背景補充，這樣才可更好地對電子檔案進行辨別，實現電子檔案的真正價值。

3 基于電子檔案的特點分析電子檔案的優越性

1、電子檔案的使用有效提高工作效率

在現代社會中，每天都會有大量信息的涌入，工作人員需要對信息進行收集、整理、存儲、分檔等工作，還要進行檢索等程序，如果完全依靠人工操作，那將會導致工作人員工作量較大，出現各種問題。但是電子檔案的出現有效降低了工作人員的勞動強度，還提高了檢索效率和速度，工作人員只需掌握相關軟件就可以完成對電子檔案的處理和管理工作。

2、電子檔案有利于對遺漏文件進行補漏

在傳統紙質檔案中，經常由于檔案管理人員的疏忽，導致文件收集不全或漏記的問題出現，這就需要對檔案進行重新整理，將漏記的信息進行填寫，增加了工作量，浪費了大量人力資源。但是在電子檔案出現后，就可以通過微機系統，實現對電子文件的查找，將所漏記的信息在電子文件上進行填寫，然后就可以整理歸檔，不僅提高了工作效率，還節省了大量的人力資源，快速提升了業務水平。

3、電子檔案有利于文檔的保密

在傳統紙質檔案中，查閱者想要查閱相關檔案，必須要找到整卷檔案，然后逐一查找，在這個過程中就有可能造成重要信息的泄露，保密效果不好。但是電子檔案采用的是電子文件形式進行管理，可以將整卷文件分離開，只需要檢索某一部分信息就可以，不會導致其他信息的出現，這就增強了文件的保密效果。

三、在信息時代背景下如何提升電子檔案管理水平

1、加強對電子文件統一管理標準的建立

檔案管理部門要加強對文件和檔案的同步發展，進行統一規劃，在電子文件完成后，要立刻交由檔案部門，要對文件信息進行檢查，然后建檔，中間各個環節都需要檔案部門的統一監督管理；其次，還要加強對電子文件歸檔管理標準的建立，要將所有文件進行統一歸檔，有效保證文件信息的真實性和原始性。

2、加強對電子檔案可轉換性的嚴格控制

由于電子文件的特殊性，可以根據載體的不同，而實現文字字體和簽名等方面的改變，然后只需要通過計算機的基本功能就可以實現還原，但是在這個過程中無法保障電子文件的原始性。不過可以通過計算機更高的功能實現對電子文件資料的保護，可以對文檔進行只讀模式設置，或者對重要電子文件進行加密處理，這樣就可以有效降低文件信息的泄露。但是在形成第一手電子文檔時，盡量要對電子文檔進行備份，這樣即使文檔格式發生轉換，也可以檢查電子文檔內容是否真實。

3、加強電子檔案使用中的控制和管理

在電子檔案歸檔時，必須要根據各個單位的實際情況，制定相應的電子檔案管理制度，要注重對使用過程中細節方面的管理，要做到有章可循。首先要對電子檔案的使用建立權限審核，根據不同人員的職能進行劃分，必須要在系統上輸入相應的權限才可以進行使用。其次，當電子檔案使用完后，要對電子檔案進行拷貝制作，盡量不要將原檔案放在計算機上。最后，要加強對電子檔案的加密，主要是針對一些重要信息，根據密級層次進行有效管理。

4、加強對電子檔案專業人才隊伍的建設

目前我國在電子檔案管理方面的專業人才較好，這直接抑制了我國檔案管理水平的提升。首先，要加強對檔案專業技術人員的招聘，盡量選擇一些職業道德較強的人員。其次，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。

4 結束語

在信息時代的今天，傳統紙質檔案管理模式已經被社會所淘汰，必須要加強對電子檔案的應用，積極培養電子檔案專業管理人才，加強對電子檔案統一標準的制定，快速提升電子檔案的管理水平。

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