企業檔案管理社會化問題研究

毛小英

摘 要：中國雖然目前作為發展中國家立足在世界的洪流中，但是隨著中國的改革開放和市場經濟的不斷發展，我國各個領域的企業也在不斷的發展和壯大。從一開始零散的幾個人、幾十個人到最后的幾百人幾千人，越來越多的企業成立，越來越多的企業壯大，這是市場經濟發展的必然結果。隨著企業的發展和壯大，企業的檔案管理作為企業穩定發展的重要因素，也在不斷的進行變化，企業檔案是記載企業由開創到興盛的重要依據。現如今，企業為了降低管理成本、提高管理水平，企業最終都選擇讓社會上一些檔案管理部門來管理企業自身檔案，這就形成了目前的企業檔案管理社會化的趨勢愈來愈嚴重，本文就企業檔案管理社會化問題出現的必然性和發展進行分析和探討，來說明企業檔案管理社會化是否可行。

關鍵詞：企業檔案；管理社會化；探究

由于目前我國市場經濟正處于迅猛發展階段，我國各企業之間的競爭也在持續不斷的進行著。而傳統企業的檔案管理已經不能給企業的發展帶來幫助，加之企業不能科學的進行檔案管理，因此，企業檔案管理社會化便應運而生[1]。企業檔案管理社會化從一定角度來說，能夠使企業管理成本減低，而且也能提高企業的管理水平，確保企業持續、穩定、健康的發展。

1 為何企業檔案管理會出現社會化

在現代社會環境下，“社會化”這個詞并不陌生，它是隨著經濟的發展而演變出來的標志。由于市場經濟的不斷發展，各個企業檔案的管理也面臨著徹底的轉變，在這種情況下，企業檔案管理社會化就成為我國檔案部門提出的新型概念。企業檔案管理之所以會被社會化，是因為這種管理模式更具社會性和開放性，能夠使企業管理更透明，可以對企業的管理進行更好的監察，對企業的健康發展和公平競爭都提供了社會保障。

2 為何要進行企業檔案管理社會化

2.1 對企業自身的影響

隨著社會市場經濟的不斷發展，社會分工逐漸明確，企業為了跟隨時代的潮流就需要不斷的強化自身、擴大規模，但是隨著企業規模的擴大，相應的工作也在增加，人員也在增加、相對的企業的檔案管理工作也在不斷地增加。企業檔案管理社會化可以使企業管理成本減低。所謂企業檔案管理社會化，就是企業把檔案管理的工作交由社會一些專業機構或專業人員，這樣不僅可以使企業管理更透明，而且很大程度上節約了企業的管理成本，企業可以把節約下來的成本用于企業其他項目中，更好地推動了企業經濟的發展。

例如：對于生產類的企業來說，企業的檔案比較復雜，如對于食品生產企業來說，企業的檔案一般分為食品生產流程檔案、生產設備信息檔案、員工管理檔案、食品材料衛生檔案、食品材料來源檔案等等，這些檔案是企業發展的重要的依據，如果不對這些檔案進行有效科學的管理，那么企業就無法掌握食品的質量問題和企業預期發展的目標。但是在這些生產類的企業中，檔案信息往往都是由會計來管理，沒有專業的人員和專業的部門進行統籌和管理，這樣就會導致企業信息丟失，而影響企業的穩步發展。如果對這類的企業進行檔案管理社會化，把企業檔案交由社會專業人士或專業部門來管理，利用其科學、專業的知識來為企業更好的服務，在為企業節約了人力物力的同時還能使企業檔案更透明化，讓每個員工都了解企業的發展史。

2.2 對企業人員的影響

由于我國市場經濟的不斷發展和改革，各個企業的人員管理也變得尤為重要。各企業中對人員的終身雇傭逐漸演變為合同制雇傭，企業人員的工作變得更為自由，不再受到終身制的影響。合同制雇傭關系的建立，使得企業人員流動性增加，這對企業的檔案管理來說，也相應的增加了檔案的流動性，使得檔案的管理更加繁瑣和管理內容更加專業化和精細化。因此，企業檔案管理社會化可以使企業的管理更科學、更精確，同時企業檔案管理社會化，可以保障檔案的真實性、公平性和安全性，單純的依靠企業內部管理已經無法滿足企業的持續發展要求，也給企業的檔案管理帶來一定的隱患。

2.3 對社會人員的影響

企業將檔案交由外界專業機構進行管理，不但降低了企業自身的管理成本，運用外界的技術來為自身服務，而且對于社會來說也有一定的好處，實現了社會化分工的倡導。企業檔案管理社會化，給社會上更多的人員提供了就業機會和學習機會，在企業減少技術、資金等資源的同時，統籌了社會的資源，這種企業發展模式為企業和社會打造了雙贏的平臺，在企業穩步發展的同時，也能帶動社會的經濟發展[2]。

3 如何呈現企業檔案管理社會化

3.1 檔案管理由分散到集中

根據市場經濟的發展，企業檔案管理的社會化逐漸體現出來。在傳統的企業檔案管理中，都是由各個企業內部相關人員進行分類管理，企業中不同級別的員工、不同年齡的員工、不同地區的員工都劃分出來，很容易混亂和出錯?，F在，企業檔案管理社會化的出現，把傳統分散的員工檔案管理方式轉變為由社會統一集中管理，把分散的檔案進行集中統籌管理，使企業的檔案管理更明確、更有保障。

3.2 檔案管理由落后到先進

一個企業能否順利的發展，關鍵在于企業內部的員工知識素質和企業發展的信息。如果企業不注重員工的知識水平和企業的發展歷程，那么這個企業在不斷的發展的社會中必定會被淘汰。在傳統的企業檔案管理中，企業由內部檔案部門進行管理，運用一套計算機系統來管理整個公司的大小事情，沒有科學合理的管理方案，也不能確保檔案的真實性和安全性。企業檔案管理社會化，不但很好的解決了企業檔案管理的隱患，而且緊跟了社會潮流，利用網絡化和數據化來實施管理，不但增加了工作效率，而且對于人員流動性較大的企業來說，這樣的檔案管理更科學、更準確。

3.3 杜絕自帶檔案

在企業中，自帶檔案大多出現在人事檔案管理中，而杜絕這一現象主要是為了防止自帶檔案所造成的檔案丟失和檔案管理困難的情況出現。有的企業對于員工的檔案并不重視，導致員工檔案丟失和損壞，但是員工的檔案對員工來說是至關重要的，尤其是在核算工齡、考公務員、社會各項保險的辦理等等都需要檔案作為根本依據。在企業檔案社會化管理中，要堅決杜絕員工自帶檔案的現象出現，為企業的發展奠定良好的員工基本[3]。

3.4 具有明確的法律保障

在我國，對檔案的管理可以說是有明確的法律法規來保障。對檔案管理機構也有一定的明文規定，使企業檔案的保密性得到一定的保障。隨著企業檔案管理社會化的普遍應用，社會的檔案管理市場也在應求發展，而且比企業的管理更科學、更明確，對企業想不到、做不到的問題都準確的進行預估和預防。以此來為企業提供更好的服務。這也是檔案管理機構的義務[4]。

4 結束語

綜上所述，企業檔案管理社會化對于企業的健康發展有很大幫助，為企業的經濟可持續發展提供了重要的依據，同時，企業檔案管理社會化又大大推動了我國檔案管理的進程。企業檔案管理社會化，是我國社會快速發展、科技不斷壯大、經濟持續增長的必然結果，也是企業實現健康發展的必經之路[5]。企業檔案關系著企業的發展歷程和員工的基本信息，對企業檔案進行科學、合理的管理是企業面臨的重要問題，而企業檔案管理社會化的出現，不僅幫助企業解決了這個問題，使企業能夠有更多的時間、成本來管理其他事務，而且對于我國檔案管理的發展和社會上的一些基本問題地解決也提供了可靠的依據和辦法。因此，企業檔案管理的社會化是具有可行性的。

參考文獻

[1]于騰霄，王立玲.企業檔案管理社會化問題研究[J].黑龍江檔案，2013（4）：65.

[2]楊曉英.檔案管理社會化問題研究[J].中國管理信息化，2015（14）：202-202.

[3]白愛云.企業檔案管理社會化問題初探[J].新西部（下旬刊），2013（3）：73.

[4]楊艷翠.關于當前企業檔案管理社會化問題的分析[J].決策與信息（中旬刊），2014（12）：75-75.

[5]李鳳艷.淺議企業檔案管理社會化問題[J].網友世界·云教育，2014（20）：49-49.