化工企業會計檔案應用有效性提升策略

摘 要：在當前的化工企業會計管理過程中，做好會計檔案的管理工作，提高檔案應用的有限性，對于化工企業會計管理與整體管理工作水平的提高有著重要作用。正因如此，我們結合化工企業會計檔案管理與應用的實踐工作內容，開展了檔案應用有效性提升策略研究，為檔案管理質量提升提供了有效支持。

關鍵詞：化工企業；會計檔案；有效性；提升策略

隨著我國化工產業建設的開展，利用會計管理工作提高化工企業發展，是我們化工企業會計管理工作的重要內容。在這一工作中，企業會計檔案的應用在企業會計管理與整體管理中，發揮著較為重要的作用。但是在企業會計實踐中我們發現，當前企業會計檔案在應用過程中，依然存在著應用有效性較差的問題。造成問題的主要原因是企業會計檔案管理中，長期問題積累的結果。為了解決這些問題，我們結合企業會計檔案實踐工作內容，開展了企業會計檔案應用有效性提升策略研究。此項研究的開展，為化工企業會計檔案管理工作發展提供了有效支持。

1 建立細節化要求的檔案管理制度

在當前的會計檔案管理過程中，制度化管理模式的應用對于檔案應用的有效性提升有著重要的作用。但是在實踐調研中我們發現，企業會計檔案管理制度中過于追求整體工作內容的管理，缺乏細節化管理內容的體現。所以在實踐工作中，我們需要利用以下工作內容，建立細節化的檔案管理制度。一是在制度中體現數據細節。在新的會計檔案管理制度中，我們需要將原有的部分制度內容進行細節化數據處理，發揮其管理的實際作用。如將制度中的“十分鐘內”、“快速”等表述，轉變為“五分鐘”、“一分鐘”等細化的時間數據，這是制度數據細化的重要內容。二是工作職責的細化。在制度管理過程中，工作職責安排是否到位是確保檔案管理質量的重要內容。在新型細化制度建設過程中，我們需要將原有的制度責任進行細化，確保管理責任有效落實。如將原制度中部門的管理責任，細化為個人管理責任，確保責任人對工作的責任感，是我們制度細化的重要內容。

2 利用信息技術實現檔案數字化過程

在當前的檔案管理過程中，檔案數字化過程的實現是其主要的發展方向。在化工企業會計檔案的有效性提升過程中，信息化技術支持下的數字化檔案建設，是我們的重要工作內容。在信息化數字檔案應用中，其主要信息化過程包括以下內容。一是檔案的數字過程。會計檔案的數字化過程就時將報表、單據、報告等檔案資料，利用掃描等數字化手段進行處理，實現這些檔案的數字化過程。在數字化完成，我們可以將紙質檔案進行封存，保證紙質檔案的保存質量。二是檔案的數字化存儲。在檔案數字化完成后，我們需要將數字化的會計檔案，利用計算機硬件系統進行存儲。在存儲過程中，計算機技術理論上為存儲工作提供了無限大存儲空間，保證了檔案保存管理質量的提高。三是數字化檔案的應用。在檔案數字化完成后，我們可以利用數字化的檔案，利用網絡實現遠程借閱、應用等多種工作。同時數字化的檔案可以實現多臺設備的同時應用，保證了檔案應用有效率的提升。

3 采用數據庫技術提高檔案歸檔與檢索效率

在化工企業的會計檔案管理過程中，如何更好的提高檔案歸檔與檢索工作效率，是我們檔案應用有效性提高的重要內容。在這實際工作中我們發現，計算機數據庫技術的采用，對于數字化會計檔案歸檔與檢索質量的提高有著重要促進作用，這些作用主要集中在以下實踐內容中。首先在數字化檔案的歸檔過程中，數據庫技術可以根據數字化檔案的名稱、主體等因素，在數據庫中開展自動歸檔工作。其次是在檔案的檢索過程中，我們利用數據庫技術的檢索功能，在為檔案提供檢索服務。管理人員只需要在計算機中輸入檢索內容，數據庫就可以自動完成檢索工作。這種數據庫自動歸檔與檢索的完成，對于提高檔案管理效率有著重要的促進作用。最后是在檔案的借閱過程中，我們通過數據庫安全技術的支持，提高數字化檔案的安全性。特別是對于安全級別較高的數字化檔案的檢索過程中，數據庫保密技術通過密鑰認證的方式確定檔案借閱人員，保證了數字化檔案安全保密性能的提升。

4 以網絡技術為支持建立檔案應用新型平臺

同時隨著數據庫技術與網絡技術的發展，我們還可以通過網絡平臺，實現數字檔案的遠程檢索共享功能。在這一基礎上，我們積極的開拓了檔案應用的新型平臺。一是云網絡平臺。隨著化工企業的不斷發展，對外銷售、采購等業務已經出現了網絡化發展的趨勢。在這一過程中，會計檔案在云網絡平臺中的應用成為了我們最新的應用方式。通過這一功能，我們可以在網絡經營中展示公司的經營狀況，保證企業經營工作網絡化的完成。二是建立多種平臺的檔案借閱形式。在檔案數字化完成后，在理論上會計檔案的借閱可以實現多種平臺的閱讀，如計算機、平板電腦甚至手機閱讀。這一功能的實現，保證了大型化工企業可以在網絡技術支持下，實現遠程借閱、應用檔案共享工作的完成。這就使得化工企業內會。計檔案的應用更加靈活方便。

5 規范化管理要求提升檔案服務質量

在化工企業會計檔案管理過程中，高效檔案服務的開展是提高檔案有效性的重要保障。在檔案服務有效性的提高過程中，服務規范化要求的提出是我們重要的工作內容。在檔案服務規范化管理過程中，其主要的工作內容包括了以下內容：一是以制度化管理模式規范服務工作。在檔案服務規范化管理中，服務管理制度的應有發揮著重要作用。在實際的管理過程中，制度的執行對于規范化的形成作用，包括了兩個方面內容。一方面制度的執行使工作人員安裝制度程序開展工作，是服務人員的整體工作趨于規范。另一方面制度化管理的進行，可以使工作人員的服務責任感加強，保證了服務有效性提高。二是以檔案文化建設促進服務規范的形成。在檔案規范化管理執行的過程中，檔案文化建設的開展是促進檔案規范化管理的重要內容。對于管理工作人員開展檔案文化的教育，使其對會計檔案服務管理對企業發現的作用有深刻認識，可以很好地改善其工作服務態度，實現規范化管理的開展。

6 嚴格控制檔案保存與銷毀工作，提高檔案有效性

在化工企業會計檔案的管理過程中，檔案根據其分類具有一定的保存期限。在保存期限內，我們需要嚴格保存制度確保其在管理期限內檔案保管安全。而在期限到達后，我們需要嚴格按照制度進行檔案銷毀工作。在此過程中我們必須注意，隨著檔案數字化的完成我們除了需要做好傳統紙質檔案的保存與銷毀工作外，還需要很好的保證數字化檔案的保存與銷毀工作。在數字化檔案的保存過程中，我們需要利用計算機安全技術提高檔案管理計算機系統的安全性，保證數字化檔案的管理安全。而在檔案的銷毀過程中，我們要確保已銷毀的數字化檔案不可恢復。所以在實際工作中，我們將數字化的會計檔案按照使用期限分硬盤保存，在銷毀過程中進行硬盤的格式化處理，確保數據完全銷毀。

7 結束語

在化工企業的經營與管理中，會計檔案的管理應用有效性的提升發揮著重要作用。在這種情況下，我們以檔案管理應用中的實踐工作內容為研究基礎，利用制度化管理、數字化建設、數據庫技術應用、新型平臺應用、規范化服務以及保存與銷毀工作，提高企業會計檔案應用的有效性。

參考文獻

[1]羅希.淺析如何做好企業會計檔案管理工作[J].機電兵船檔案. 2013（01）.

[2]王義.數字化背景下的企業會計檔案管理研究[D].吉林大學. 2012.

作者簡介

楊萍（1976-），女，新疆烏魯木齊人，新疆中泰化學股份有限公司財務資產部，檔案會計，大學專科學歷，研究方向：會計檔案管理，會計檔案信息化利用。