論信息技術對學校檔案管理工作的作用與要求

摘 要：檔案管理是學校工作不可缺少的部分，信息技術突破了傳統檔案管理工作的局限，促進了學校檔案管理工作的創新，同時也對學校的檔案管理工作提出了新的要求。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；創新

1 信息技術突破傳統檔案管理局限

1、提高檔案管理效率

現代學校檔案客觀地反映著領導決策、基礎設施建設、學科建設、人才培養等各方面的過程和成果，檔案管理第一要務是要求能做到處理迅速、查閱方便。學校檔案因往應屆學生數目大、教職工個人信息變化大以及上下級單位信息交流多，客觀上對檔案管理工作帶來了新的要求，驅使學校檔案工作必須與時俱進，與現代信息技術接軌。引入信息技術，檔案資料的利用以及多種信息的共享，降低了人工對信息的多次重復輸入、手動加工等人工成本，在信息輸出上則更快捷方便。比如筆者所在單位，目前的檔案分類有大致九大類：黨群類、行政類、教學管理類、學生學籍類、教師業務類、基建類、設備類、會計類、特種載體類，均對應相應的目錄號；所有文件均分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。在保證紙質為主的檔案形式的同時，絕大部分檔案均對應建立了電子檔案。在電子檔案輸入上，我們要求各單位檔案歸檔時就要提供電子檔案方便歸檔。而在查閱和使用電子檔案時，通過專人或口令直接查閱就十分的迅速和方便，有效的提高了效率。在信息化的時代，信息技術無疑為學校檔案管理提供了新的思路，與信息技術接軌并充分利用信息技術，能確保學校檔案管理工作的高效，更貼切檔案管理工作的本質。

2、突破檔案管理空間限制

就載體來講，檔案一般包括實物檔案、文字檔案和電子檔案。其中電子檔案，是現代信息技術在檔案工作中的運用實踐。電子檔案使檔案管理工作走向了信息化階段。網絡技術為檔案管理工作提供了便捷的工具。檔案數據庫和數字圖書館是實現檔案管理信息化的必由之路。檔案數據庫是在PC存儲設備上存儲的檔案信息數據的集合，可以存儲歷屆的學生檔案及教師、教學信息，高效地實現檔案日常管理。數據庫及自動化辦公系統能有效節省學校管理信息的數據倉庫存儲空間，有效減少信息查找時間，既提高了效率，又能因靈活性、精準性突破空間上的限制。另外，成熟的電子檔案管理系統能為學校的檔案現代化管理提供了完整的解決方案。這種自身即是一個完整的系統，發揮完整的檔案功能，同時也與學校系統中的OA辦公自動化及地方教育系統的信息管理系統有機結合，突破地域甚至是行業領域的空間限制。

2 信息技術推動檔案管理創新

1、推動檔案管理觀念創新

信息時代的到來無疑對學校檔案管理工作提出了新的要求。學校檔案管理工作必須適應信息時代的要求，引入并有效運用現代信息技術，服務學校的教書育人主旨。目前，我國各級學校的檔案信息化建設尚處于發展之中，還未達到成熟的程度。檔案信息化建設還處于被動而非主動的地位，其原因之一就是還沒有全面轉換到信息建設觀念，對信息技術在解決傳統檔案管理工作諸多突出問題上的作用有所懷疑。傳統上，檔案管理工作的重點是管理；而在信息時代，檔案管理工作的重點是服務，服務對象也由以前的特定的師生和教育行政管理單位發展為面向社會化提供全方位服務。如前所述，提高效率、發揮檔案的功能是時代的要求。從而要求檔案管理工作必須順應時代潮流，與信息時代接軌。

2、推動檔案管理行為創新

創新是行動的先導，思想觀念的創新是管理創新的前提。檔案管理工作也如此，必須確立信息管理意識，既要樹立檔案利用的效率意識也要樹立檔案信息的轉化意識，把知識和創新貫穿于檔案管理工作的全過程。一是推動學校信息應用技術創新，以自動化集成管理的工作搞好檔案資料的收集。二是推動學校信息技術投入的創新，保證檔案事業的可持續發展。三是推動學校不斷更新檔案人員專業結構和知識結構，專職工作人員的信息技術能力。四是推動學校在信息資源共享方面的創新，既要保證學校檔案自身系統的獨立性和安全性，也要能與其他信息公開系統對接。

3 信息技術對學習檔案管理工作的要求

1、對系統建設的要求

一是宏觀上檔案標準化、規范化水平的建立和適時修正。檔案管理的信息化系統建設必須以檔案標準化和規范化為前提，這就要求處理好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。需要相關部門在充分研究的基礎上高屋建瓴的制訂出規范化標準。同時注意隨著信息技術的一日千里，適時修訂才能真正做到與時俱進。二是在具體單位中檔案信息系統的具體建設實施中，既要投入足夠的資金完善硬件系統，也要挑選合適的軟件系統，保證軟件的合理性和使用便捷性。三是硬軟件的投入要到位，這是個艱巨的任務，因為硬軟件的投入并不是一次到位即可的，應隨著信息技術的發展，適時、不斷的更新，保證能跟上技術的發展。四是要處理好系統的獨立性和兼容性，即要保證系統的相對獨立性，能安全、共享信息，也能做到與系統外接口有一定程度的相互協調。

2、對管理主體的要求

學校檔案的管理主體是指掌握學校檔案管理權力、承擔檔案管理責任的相關組織和人員，具體由檔案管理部門和檔案管理人員有機組成。對檔案管理部門來說，要發揮其效能，即提高其利用學校資源的經濟性、效率和效益，必須建立可行的目標體系、設置合理的權責關系、創造基于績效評估的內外部競爭關系，以人為本，不斷創新。對檔案管理人員而言，應具有良好的政治素質、業務素質。是否具備專業的技能，是檔案管理信息化建設成敗的關鍵。要制定相應的培訓計劃，鼓勵參加培訓，不斷強化其檔案管理技能。同時也要努力學習相關領域的知識，以適應檔案管理最新發展的動態。

3、對管理模式的要求

從大方面講，檔案的管理模式是學校以有效地應對學校與學校外部環境互動的規范化、制度化的行為制約體系。確立其管理模式，主要是要建章立制，在學校教書育人主旨的指導下明確內部各部門之間以及各部門內部的職權關系，建立崗位職責，規范工作程序、紀律要求、資源配置等各項規章制度。從小的方面講，檔案的管理模式是能理順工作關系，提高工作效率，最終體現檔案管理工作的必要性和優勢，即服務內外部公眾和機構。科學的管理就是生產力，管理就是組織高效運作的關鍵。學校檔案管理工作要改善服務質量、提高效率，必須適當的授權和放權，打造富有團隊精神和創造力的部門文化，加強交流與合作，廢除繁文縟節等。

4 結束語

隨著信息時代的來臨，學校檔案管理工作必須順勢而為，借信息技術來推動檔案管理工作創新，要保證硬軟件的投入，建好檔案信息系統，檔案管理部門要改革管理模式，檔案工作人員也要不斷學習提高自己，以適應新時代的要求。

參考文獻

[1]屈國華.《現代信息技術條件下學校檔案工作的管理》.教育教學論壇.2013年19期

[2]常文娟.《信息技術視角下檔案管理新模式的構建》.山西青年. 2013年第7期

作者簡介

畢仲怡，女，大學本科，湖北省十堰廣播電視大學（教育學院）專職檔案管理人員。