論企業檔案管理中的幾個問題

張秋華

摘 要：企業檔案屬于企業軟實力的一種，是企業文化形成、傳承的載體，是企業的一種寶貴資源。做好企業檔案管理，對企業文化的培育、企業的生產經營活動都有巨大的支撐作用。然而反觀國內企業的檔案管理工作，工作質量堪憂，企業的許多寶貴資源都在不恰當的管理過程中價值流失。本文從檔案管理的制度建設、設施建設、人員隊伍建設及成果運用等四個方面，對當前企業檔案管理中存在的問題進行了剖析，并借鑒國內外先進經驗，對如何這些問題提出了一些建議。

關鍵詞：企業；檔案管理；資源

1 企業檔案管理中的制度建設問題

檔案管理工作是一項巨大的工作，同時也是一項長期性的工作，檔案管理工作的持續健康開展，才能為企業生產、經營及管理活動提供有效數據和資料。建立企業檔案管理制度，保證企業檔案管理工作的正確方向，才能實現企業檔案管理工作的良性運轉，才能發揮企業檔案資源的應有作用。

從當前我國國內企業的檔案管理工作現狀來看，大多數企業對檔案管理都存在錯誤認知，把檔案管理片面的解讀為檔案歸檔、儲存。認為檔案管理工作就是把有用的資料收集并存放起來，之后便天下太平，不需要制定一些瑣碎的制度來給企業工作增加負擔，于是便導致了各種疑難雜癥的出現。如企業并沒有建立借閱制度，一些部門和個人在借閱資料后，由于沒有登記，也沒有人及時提醒，便忘了將資料歸回檔案室，當其他部門或者個人借閱此份資料時，卻找不到了這份資料的蹤影，這就造成了資料的浪費甚至是丟失。

面對上述問題，要想做好企業的檔案管理工作，必須首先制定完善的管理制度，將檔案管理納入到制度的條框當中，這樣才能夠保證企業檔案資源的完整性。具體來講，就是要建立檔案管理的歸檔制度、借閱制度、交接制度及銷毀制度。建立企業檔案歸檔制度，要求歸檔管理人員每隔一定周期就對需要歸檔的資料進行收集整理，在歸檔時要注明歸檔部門、歸檔時間，編制統一的歸檔編號，建立歸檔電子檔案等；建立企業檔案借閱制度，要求檔案借閱人在借閱記錄薄上簽字，記錄節約時間，告知應歸還時間等等；建立企業檔案交接制度，明確交接雙方的責任和義務，確保交接雙方在交接檔案時無異議；建立企業檔案銷毀制度，對需要及時銷毀的檔案資料，由兩人以上檔案管理工作人員在場共同進行銷毀，等級銷毀記錄薄等。

2 企業檔案管理中的設施建設問題

企業檔案管理中的設施建設，既包括檔案管理的硬件設施建設，也包括檔案管理中的軟件設施建設。硬件設施方面，主要包括檔案管理室、檔案柜等存儲設備、檔案歸檔裝訂機等歸檔設備等。軟件設施方面，主要是指在信息網絡化時代背景下企業檔案管理的信息網絡建設及檔案管理軟件平臺建設等。企業檔案管理的軟硬件設施，是企業檔案管理工作的必備基礎條件，是企業檔案安全性、完整性的保障。

從國內當前企業的檔案管理工作現狀來看，狀況不容樂觀。首先在硬件設施方面，很多企業對檔案管理工作重視不足，特別是對檔案管理的安全性認識不足，檔案管理室多為已經淘汰了的辦公室，這些辦公室沒有加裝防火裝置，一旦發生火災，檔案資源損失巨大。也沒有加裝除潮除濕機，部分手寫檔案資料受潮自己逐漸模糊，檔案資源信息收到損壞。在一些企業當中，也沒有購買專門的檔案儲藏柜，往往用一般辦公用的鐵皮柜來儲藏，極易導致檔案資源受損；其次在軟件設施方面，很多企業的檔案管理工作仍停留在手工管理階段，沒有建立檔案管理的現代信息網絡，缺少檔案資源的電子備案，檔案資源一旦丟失便永遠丟失，成為不可再生資源。而在已經建立了檔案管理信息網絡的企業中，極少有企業能夠安裝專業的檔案管理軟件，雖然實現了電子信息化管理，但管理效率和管理質量依然很低。

檔案管理設施在檔案管理中扮演者不可或缺的角色，要改進當下國內企業檔案管理工作的現狀，就必須做足基礎工作，加快企業檔案管理的設施建設。首先在企業檔案管理的硬件設施建設方面，企業應重視檔案管理工作，將檔案管理工作當做一項基礎工作來做，按照國家《企業檔案管理辦法》及其他相關的法律法規，建設標準化檔案室，以確保檔案資源的完整性、安全性為出發點，購置高標準的檔案柜等等；其次在企業檔案管理的軟件設施方面，加快企業檔案管理的信息化建設，購置檔案管理軟件，提高檔案管理的現代化、信息化水平。

3 企業檔案管理中的人員隊伍問題

企業檔案管理工作屬于企業管理的一個具體的范疇，何為管理工作呢？所謂的管理工作其實就是采取一定的措施，為了讓某個人達到某種行為效果的各種行為的總和。管理的具體實施者不可能是組織，只可能是組織中的某個人，這個人我們通常稱之為管理者。在企業檔案管理工作當中，管理者就是企業檔案管理工作人員。企業檔案管理工作人員隊伍的建設情況，直接關乎到企業檔案管理工作的正常運轉，也決定著企業檔案管理工作的工作質量。

從國內企業檔案管理工作的現狀來看，國內企業檔案管理工作人員隊伍建設主要還存在以下幾個問題：其一，尚未設立專職的檔案管理人員工作崗位，尚未明確專職的檔案管理人員。大多數企業的檔案管理工作都被列入到辦公室來負責，檔案管理工作人員也沒有固定下來，辦公室工作人員誰有時間誰就是檔案管理工作人員，半路出家的和尚其工作質量可想而知；其二，檔案管理工作人員隊伍的整體素質偏低。一方面很多檔案管理工作人員多為兼職，缺少必要的專業基礎教育，理論基礎薄弱，另一方面很多檔案管理工作人員信息網絡素養較低，很難滿足當前信息網、網絡化檔案管理工作的需求。

國內企業要想做好企業檔案管理工作，必須加快檔案管理工作人員的隊伍建設。其一，重視企業檔案管理工作，明確專人專職的負責檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，挖掘人才、留住人才；其二，嚴格檔案管理工作人員的準入制度，檔案管理工作人員隊伍建設的根本準入準則即受過專業檔案管理教育，擁有扎實的理論基礎；其三，檔案管理工作人員必須加緊自身信息現代化素養的培育，學習檔案管理軟件的操作，為推進信息化、網絡化檔案管理工作做好準備。

4 企業檔案管理中的成果運用問題

企業檔案管理工作是企業的一種寶貴資源，為企業的生產、經營及管理活動提供一手資料，讓企業少走彎路。企業檔案管理的成果運用是對企業檔案管理工作成績的肯定，同時也是企業檔案管理工作價值的具體體現。

從當前國內檔案管理工作實際來看，大多數企業對企業檔案管理工作的成果運用還不到位，可以說超過半數企業從檔案歸檔之后就讓其走入了養老院，棄之不理，難以把企業檔案管理工作的成果充分的運用起來。

企業要想為實現檔案管理工作的價值，就必須學會通過多種途徑充分發揮檔案管理工作的價值，如將整理完成的檔案信息按照部門分類劃分保管，設置關鍵詞，一旦某個部門需要查閱資料，只要通過關鍵詞檢索就能夠迅速找到檔案資源等。再如組織一次主題為“回顧歷史”的主體活動，讓企業領導層及各部門負責人充分參與進來，通過梳理、規整企業檔案信息資源，增進他們對企業檔案資源的熟悉程度，方便其需要時信手拈來。

參考文獻

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