試論高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建

楊毅

摘 要：對于高等院校而言，檔案管理可以反映出該校歷史的發(fā)展以及人才培養(yǎng)計劃等多方面情況，因此，高校檔案管理質(zhì)量的提高是各高校加強管理的必然趨勢。本文主要根據(jù)高校檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，研究出高校如何構(gòu)建完善的檔案管理體系，這對提高高校檔案管理質(zhì)量十分重要。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；質(zhì)量保障；體系構(gòu)建

近幾年，越來越多的高校開始注重檔案的質(zhì)量管理，因為它記載著高校從建校到至今的人才培養(yǎng)計劃、科技成果、社會各項活動的開展等內(nèi)容，在高校教育管理體系中具有特別深刻的意義。目前，高校在檔案的管理過程中，越來越向信息化與現(xiàn)代化的方向發(fā)展，那么在發(fā)展的同時高校也需要提高檔案的質(zhì)量管理，同時構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理質(zhì)量保障體系，這也是高校開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。

1 高校檔案管理的問題分析

現(xiàn)階段，我國各高校的教育發(fā)展水平都在穩(wěn)步提升，但是它們的檔案管理工作卻與實際發(fā)展水平不相符，在實際檔案管理工作中，仍然存在許多問題，從而也影響了高校檔案管理工作的前進步伐。下面我們就來分析一下高校檔案管理中存在的問題。

1.1 管理人員對工作重視程度不夠

在高校檔案管理過程中，很多高校都有管理人員對檔案管理工作疏忽大意的現(xiàn)象發(fā)生，由于他們的監(jiān)管力度不到位，使檔案丟失的現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，久而久之，就會阻礙檔案管理工作的順利開展。

1.2 檔案管理硬件設(shè)施落后

有許多高校在完善教育過程中，比較注重科研體系的建設(shè)，而忽略了對檔案工作的管理。在檔案管理工作中，由于經(jīng)費投入不夠，導(dǎo)致檔案管理硬件設(shè)施逐漸落后，相關(guān)設(shè)備開始老化失靈，因此不能滿足檔案室中的相關(guān)需求，在這種情況下極容易造成檔案丟失或者損壞。

1.3 檔案管理手段比較落后

在檔案管理工作中，仍然有一些高校采用傳統(tǒng)的管理模式進行管理，這種方式會影響整個檔案管理的工作效率。隨著我國科技水平的不斷提高，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)社會發(fā)展的需求。雖然有一些高校利用信息技術(shù)來管理檔案信息，但是相關(guān)數(shù)據(jù)管理模式與數(shù)字化管理還有一定的差距，因此，對檔案信息工作的管理還需要進一步提高。

2 提高高校檔案管理質(zhì)量水平

在高校檔案管理過程中，有很多高校都有一個普遍存在的現(xiàn)象，就是檔案不公開政策，只有管理人員才可以接觸到學(xué)校檔案，因此，各高校需要適時調(diào)整檔案管理政策，這樣才能提高檔案管理質(zhì)量水平。

2.1 實施檔案管理開放政策

高校在對檔案進行管理過程中，首先需要對該校教師與學(xué)生進行開放，因為教師與學(xué)生是學(xué)校的主體，應(yīng)該對檔案管理的質(zhì)量水平進行監(jiān)督。如果教師與學(xué)生掌握檔案管理的流程并了解檔案管理的重要性，就可以加強對學(xué)校檔案管理工作的重視，同時增強對檔案管理保密性的意識，使高校的檔案管理工作可以順利的進行。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

高校在檔案管理過程中，有必要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。在我國科技水平的不斷提高下，檔案管理工作的業(yè)務(wù)性逐漸增強，同時也向更高層次的工作中發(fā)展，因此高校需要加強檔案工作的管理力度，提高檔案管理人員的服務(wù)意識與工作態(tài)度，另外，還需要對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，使他們在工作中能夠熟練掌握軟件設(shè)備的運用。

3 高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建

3.1 建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系

高校在構(gòu)建檔案管理體系中，要以網(wǎng)絡(luò)化管理為主要管理體系。首先，高校需要成立檔案管理委員會，委員會由領(lǐng)導(dǎo)及各部門負責(zé)人組成。在建立的同時還需要成立相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，另外還需要配備工作人員對高校的檔案進行綜合管理。其次，高校需要成立部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，將學(xué)校的檔案管理工作落實到位。同時，高校需要在院系中選擇一名負責(zé)人來監(jiān)管檔案工作，該負責(zé)人要明確自己的工作職責(zé)，認真負責(zé)，做好相應(yīng)的檔案工作。除此之外，高校還需要將各種考核制度與檔案管理工作聯(lián)系在一起，這樣可以有效保障檔案工作的管理質(zhì)量。最后，高校需要確定檔案管理人員。在檔案管理室中，需要配備相應(yīng)的兼職檔案管理人員，該檔案員主要負責(zé)對檔案進行收集、整理等工作，使檔案的所有內(nèi)容從上到下形成系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從而把檔案管理工作真正落實到位。

3.2 加強高校檔案信息化建設(shè)

近幾年，隨著信息化水平的不斷提高，我國高校檔案管理的現(xiàn)代化進度也在逐漸加深，因此，對檔案信息化管理的目標也需要不斷實現(xiàn)。各高校在實現(xiàn)的過程中要以本校的實際情況為根本，選擇合適的檔案管理數(shù)據(jù)庫，這樣就可以最大限度的實現(xiàn)檔案的信息化管理。在建立檔案數(shù)據(jù)庫的同時，學(xué)校還應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案查詢系統(tǒng)、排序系統(tǒng)以及匯總系統(tǒng)等。另外，學(xué)校還應(yīng)該利用當前互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的有力資源，進一步實現(xiàn)學(xué)校檔案信息的公開查閱。在未來科技形勢的發(fā)展進程中，檔案管理人員也應(yīng)該跟隨時代的角度不斷創(chuàng)新，把檔案信息發(fā)展成開放的信息資源，這樣可以為學(xué)校的建設(shè)以及人才的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

3.3 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

在高校檔案的管理過程中，檔案室主要由專職管理人員與兼職檔案人員組成。因此，高校需要加強對檔案管理人員的隊伍建設(shè)，不斷提高檔案人員的綜合素養(yǎng)。在建設(shè)過程中高校一方面可以定期開展相關(guān)檔案教育培訓(xùn)活動，給檔案管理人員灌輸現(xiàn)代科技理念，同時增強他們對信息科學(xué)技能的學(xué)習(xí)，尤其要鍛煉他們的創(chuàng)新能力與管理能力；另一方面，高校需要健全并完善檔案人才培養(yǎng)的相關(guān)機制，使檔案管理人員在工作中有一定的危機感與緊迫感，推動他們在參加學(xué)校的教育活動中不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平與能力。另外，學(xué)校為了讓該校檔案管理的質(zhì)量得到進一步提升，還應(yīng)該組織檔案管理人員進行外出學(xué)習(xí)，從而豐富自己的檔案管理知識。

4 結(jié)語

目前，對于高校來說，檔案管理工作已經(jīng)成為衡量高校教育水平與管理的主要標志之一。在現(xiàn)代化信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展下，高校檔案的管理工作被逐漸受到重視。因此，高校應(yīng)該以現(xiàn)實的社會發(fā)展需要為根本，制定完善的檔案管理保障體系，讓檔案的管理工作可以穩(wěn)定、有序地進行，從而為我國高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)做出貢獻。

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