衛生監督執法檔案數字化管理研究

摘 要：由于衛生監督機構具有特殊的職能，其監督執法檔案具有類別眾多、分類精細、數量巨大等特征。衛生監督執法檔案數字化管理，旨將傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，從而提升建庫效率，最終提高檔案的應用效率。本文主要分析了衛生監督執法檔案數字化管理的重要性，衛生監督執法檔案數字化內容，衛生監督機構構建數字化檔案的相關建議。

關鍵詞：衛生監督執法；檔案；數字化管理

1 衛生監督執法檔案數字化管理的重要性

衛生監督執法檔案是指衛生監督機構在依據衛生法律、法規和規章規定，對行政管理相對人遵守法律、法規和規章規定的情況進行監督檢查，對違法行為追究法律責任的行政執法活動中，直接形成的具有保持價值的文字、圖表、聲像等各種形式為載體的文件材料。

（一）推動檔案數字化管理

衛生監督執法檔案將保管和利用檔案從傳統手工操作轉變為采集信息和現代化管理，科學配置衛生監督執法檔案信息資源，是將優質服務提供給社會的主要途徑。通過衛生監督執法檔案數字化建設，可使衛生監督執法機構及時、準確的收集信息，從而共享檔案信息資源。采用信息技術，不但可以節省時間，還對檔案內容有效豐富。利用檔案數字化，促使衛生監督執法檔案載體的多樣化，對檔案原件積極保護，提升管理檔案效率，獲得直觀與形象的檔案信息，為檔案應用提升便利性。

（二）充分保證領導決策

及時準確的決策，恰當的管理措施，需要通過可靠、穩定的信息和迅速的綜合分析能力提供保障。對此，衛生監督執法檔案數字化管理將體現出其優勢：一方面，處理衛生監督文書過程與管理完成數字化管理，為領導提供了科學決策的手段；另一方面，衛生監督執法機構依法監督產生的電子檔案，對于衛生管理水平的提升制造了條件。衛生監督執法檔案是衛生監督工作的初始資料，是掌握衛生監督管理情況的重要條件。同時，各級領導還可以結合衛生監督檔案相關信息，制定工作計劃，進一步提升管理水平。

（三）提高執法工作效率

檔案數字化能夠實現一次投入，多次產出，資源共享，不僅節約保管空間，避免紙張與人員的浪費，而且對于檔案的保存提供了更為可靠的安全保障，杜絕發生篡改檔案的行為。數字化管理要求檔案及時歸檔，從而保障衛生監督執法檔案數據的完整性、即時性，方便執法檔案的查閱，極大程度的提升檔案利用效率，提高衛生監督機構執法服務質量。

2 衛生監督執法檔案數字化內容

衛生監督執法檔案數字化是指將衛生行政執法全過程記錄中所產生的文字記錄、同步音像資料、采集的電子數據信息等各種載體的檔案資源，利用掃描、壓縮、轉化等方式轉化為圖片、聲音等數字化的檔案信息，在磁盤、光盤等容量大的存儲介質上以數字化的形式保存，同時采取各類便捷的查詢方式對需要的檔案資料快速檢索，向局域網、政務網、互聯網等發布，進而達到數字化檔案管理目標。

1.檔案數字化。衛生監督執法檔案數字化過程也就是對衛生行政執法全過程記錄進行收集、整理與歸納。由于一些檔案資料大小制式不統一、數據格式不一致，所以在掃描、轉化等建檔過程中必須通過人工進行輔助，特別是在實物檔案的人工整理歸檔中可以恰當融合輔助。針對頁面超大的材料，可以采取成本低廉的數字照相方法；利用掃描圖像化各種監督執法文書；在監督執法中拍攝的各類圖像資料可以實施技術處理，有效實行壓縮處理，建立較為完整的數字檔案庫。

檔案存儲的方式有兩種：文件與數據庫方式，文件方式雖然比較簡單容易完成，但是卻不能保證檢索效率與安全性，僅在沒有要求較高速度、安全性低的小型檔案庫中應用。當出現較大數量的檔案時，應利用數據庫方式，選擇高性能、大容量、操作便捷的存儲系統。

2.檔案管理網絡化。目前，大部分衛生監督機構都已成功應用了網絡化。衛生監督執法檔案管理也需要利用這一優勢，只有檔案管理實現網絡化，才可以充分表現出檔案數字化的所有優勢，促使衛生監督工作程序化、規范化。檔案管理網絡化有效的解決了傳統查詢檔案的很多問題，在時間與空間上不會對檔案的利用造成限制。通過提供優秀的由數據庫支撐的檔案系統管理軟件，多人同時進行檔案查詢時不會出現沖突，不僅提升工作效率以及檔案信息的共享程度，而且對資源配置有效進行了優化。

3.建立檔案管理軟件。根據衛生監督執法檔案工作和提供服務的需求，建立功能完善、操作便捷的管理軟件。衛生監督執法檔案已經從卡片式目錄轉變為電子目錄管理，實現“一戶一檔”管理，自動將日常衛生監督工作中對一個監管對象的許可、監督和處罰信息歸類在一起，設置在線歸檔、查閱、統計分析等多種功能，與日常業務緊密結合，有效整合衛生監管的信息資源，為衛生監督執法提供幫助。

3 衛生監督部門構建數字化檔案的相關建議

當前，我國大部分衛生監督機構都已開始推行衛生行政執法全過程記錄，衛生行政許可、日常監督、行政處罰數字化程度較高，可是徹底實現衛生監督檔案數字化管理的卻極少，究其原因是檔案數字化管理還缺少一整套完善的規范之外，還存在基礎設施設備、技術條件等限制。還需要從以下幾方面進行不斷努力。

1.培養數字化檔案管理的優秀人才。數字化檔案管理工作不但要了解監督執法工作，還要熟悉數字化的開發與應用，體現出很強的實踐性，這一優秀的復合性人才是當前全部管理工作中急需培養的重點，應當受到各級領導的極高關注。

2.檔案數字化管理工程體現出系統化特點，其并不是一蹴而就的工作，必須在科學規劃下，分步驟分階段的進行實施。數字化過程需要對衛生監督執法檔案管理龐大的歷史存量檔案以及每一年增加的檔案全面考慮，科學設計建檔程序。對于存量檔案，可以通過具有較高利用率的、有效的監督執法材料先實施建檔，充分確保在短時間內發揮數字化檔案庫的應用價值。

3.衛生監督檔案數字化必須形成一致的標準。國家檔案局已經制定了電子文件檔案要求，為全國性電子文件管理制定了科學規范。監督執法檔案其更加具有獨特性，當前還是缺少一致的規范。一些單位已經走了很多冤枉路，不能獲得較好的應用效果。因此，最關鍵的是構建一整套與衛生監督執法管理數字化檔案相適合的標準，以便對各級衛生監督執法檔案工作進行規范。

4 結束語

隨著不斷發展和應用的計算機技術，檔案事業將信息化建設作為發展重點。衛生監督機構將信息化建設作為主要工作，也開始在檔案管理過程中啟用數字化。本文具體是對衛生監督執法檔案數字化管理實行分析，研究怎樣在確保質量、提高效率的基礎上，對有著龐大數量的紙質、電子檔案規范管理?？茖W制定衛生監督執法檔案數字化管理系統，為檔案數字化工作提供大量經驗，對信息化進程有效促進，提高應用檔案的效率。

參考文獻

[1]王雪萍.淺析我國檔案數字化建設實踐與發展策略[J].檔案學通訊，2011，（2）

[2]劉新安，桑書宇.檔案實體屬性的研究及其意義[J].浙江檔案，2013，（4）

作者簡介

丁偉明（1979-），男，河北承德，助理館員，本科，主要研究方向：檔案管理。