如何搞好事業單位檔案管理

代慧敏

摘 要：隨著市場經濟的逐漸深入，我國事業單位也隨著社會的發展而在不斷的變革，現階段的事業單位檔案管理工作在一定程度上被忽視，也還存在著一些問題。如何做好事業單位的檔案管理，就需要從管理意識、管理人員、管理手段、管理措施、信息化管理這些方面入手，大力加強對檔案管理的人力、物力的投入，建設科學的信息化檔案管理措施，才能有效做好事業單位檔案管理。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；信息化建設；管理制度

事業單位的檔案管理是社會發展和國家進步的需要，也是建立和諧社會的需要，為我國的基礎設施建設、文化建設、教育和科研建設奠定了基礎。在長時間的發展過程中，事業單位的檔案管理工作已經初見成效，但是隨著社會的發展，國家的組織架構的逐漸復雜，事業單位的檔案管理工作也出現了瓶頸。本文針對事業單位檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并給出了相關的解決對策，為實現事業單位

1事業單位檔案管理重要性分析

事業單位只要涵蓋醫療、衛生、教育、科研和文化這些行業，決定了國家的重要而基礎的社會活動。事業單位的檔案又是記載這些社會活動的最重要的資料，教育、醫療檔案是提升國民素質的依據，文化檔案是人類重要的精神財富，科研檔案是能有效推動我國的科學技術，所以這些事業單位的檔案都在很大程度上決定了國家的發展、社會的穩定和進步。事業單位檔案管理具有服務性、政治性和管理性，它對推動社會發展起著不可忽視的作用，并且在社會的轉型、創新和改革中，其功效顯現的更加突出。所以，我們應該加大對事業單位的檔案管理，發揮事業單位的基礎服務功能，為群眾謀福利，為國家實現規劃化的科學管理，從而推動生產力的快速轉化，促進生產力的發展。

2事業單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業管理人才

雖然事業單位檔案管理屬于基礎性比較強的工作，但是隨著社會的發展和科技的進步，以及現階段越來越復雜而多變的需求，事業單位的檔案管理采用了高效的信息化管理，這就對管理人才的素質提出了更高的要求。如何能有效實現事業單位檔案的安全管理，如何能在檔案管理的信息化建設中發揮作用，這就是現階段需要考慮的問題。但是就目前來看，事業單位檔案管理作為基礎性工作，它并沒有受到多大的重視，沒有相應的專門的檔案管理人才，它的工作也只是由部分工作人員同時兼任，出現一人多崗的現象。這就給事業單位檔案管理的質量帶來了問題。事業單位檔案管理工作人員存在這些問題：不是專職管理人員、技術管理素質不高、管理的思想素質不高等等。這些都是管理人員方面存在的問題。

（二）離職交接制度不完善

在信息化檔案建設中，由于人事的變動，各個單位檔案管理人員必然會出現新舊交接的現象，這是社會發展的必然，也是工作交替的必然。但是，在事業單位檔案管理工作中，工作人員的離職交接制度并不完善，離職交接問題也是現階段檔案管理部門非常頭疼的問題。比如，突發性離職中的生病、離職、退休等等，這些事件都可以引起離職交接過程沒有盡善盡美，而只是草草了事，這就給事業單位的管理工作的順利開展帶來了巨大的隱患，產生了很大的影響。同時，有些管理部門本身離職交接的制度并不完善，從而交接人員也無法依章辦事。

（三）機密保護機制不健全

事業單位檔案管理的機密保護問題，是事業單位檔案管理的最核心部分，也是最關鍵的一部分。事業單位檔案現階段是實行的信息化管理的方式，由于網絡的廣泛使用，網絡上出現的一些安全問題也影響到了事業單位的檔案管理方面。但是，到目前，事業單位檔案管理采取信息化管理措施之后，卻針對相應的機密保護、重要文件備案等問題的措施，卻沒有跟上腳步，安全管理意識不強，缺乏有效的安全管理措施，這使得檔案的丟失或者是損壞現象嚴重。在查找過程中，對于檔案的信息利用價值卻沒有完全實現，從而阻礙了檔案信息化管理的進步。

3做好事業單位檔案管理的措施

（一）轉變思想，重視檔案管理

轉變思想，是做好事業單位檔案管理的基本前提，沒有正確的對待事業單位檔案管理的思想，就不會對相關的工作制度和管理措施遵照實行。所以，首先，我們需要轉變事業單位相關人員的管理思想，提升他們專業管理的積極性，重視檔案管理工作，制定完善的管理措施和管理辦法。結合實際需要展開具有針對性的管理方案，從而促進事業單位檔案管理的有效性。轉變思想，需要從事業單位管理者和全社會兩個方面共同出發，加強管理者的管理思想，使得他們能從政策上加以支持。

（二）加強培訓，提升檔案管理

有了管理思想，第二步就應該是管理人員的問題。管理人員的綜合素質有待提高，信息化管理的專業技術水平也有待加強。所以，應該加強對管理人員的培訓，提升管理人員檔案管理的各方面素質。具體培訓內容，應該包括管理理論、技巧、檔案修復技術以及檔案管理制度的培訓等等。使得檔案管理人員不僅能從理論上加以重視，而且能在實際操作技術上有所提高。加強培訓，促進其專業技術的提升，讓管理人員能掌握現階段的信息管理技術。另外，在管理工作中應該對管理工作人員進行明確的責任分工，做好交接管理工作。并且為管理人員提供福利，包括工作上的提升和工資上等方面的福利等等。最后，應該加強檔案管理人員正確人生觀和價值觀的培養，使得他們能以身作則，落實管理工作。

（三）完善制度，健全檔案管理

完善管理制度，也是非常重要的一部分，有了管理理念和管理人才，還需要管理制度管理者進行規范和監督。完善檔案管理的管理制度，健全檔案管理流程和措施，是現階段檔案管理工作中的核心部分，也是非常關鍵的部分。完善檔案管理制度，包括完善保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案監督制度、檔案鑒定制度等等、檔案管理人員的責任制度等等方面。完善檔案管理制度，其目標是能夠促進檔案管理信息的真實性、保密性以及及時性，并且能夠實現檔案管理工作的監督和有效管理。

（四）采取措施，強化科學管理

現階段的社會是科技的社會，也是信息的社會。科學技術快速發展，技術不斷更新和改進，所以，在事業單位的檔案管理工作中，也應該采取一定的措施，來強化科學管理和高效管理，加快檔案管理現代化進程，促進檔案管理與時代同步，并能實現高效、安全的管理目的。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。我國要向西方發達國家學習其檔案管理技術，利用先進的管理方法和技術，根據實際需要，開發或者采用專業的檔案管理軟件，以推進檔案管理高效運行為目標，實現現代化的檔案管理技術。

總之，事業單位檔案管理是國家建設和發展的基礎部分，也為社會的進步起到了推動作用。在現階段的事業單位檔案管理工作中，我們要改善檔案管理缺乏專業管理人員、管理制度不完善、保密性管理沒有落實等現狀，采取事業單位高效的檔案管理措施，從提升管理意識、加強專業人才的培訓、完善管理制度、強化科學管理等方面出發，落實符合現階段社會發展的檔案管理制度和辦法，促進事業單位檔案管理工作的高效實現。

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