辦公室文書日常事務處理技巧

尹秀珍

摘 要：在實際工作中，辦公室又是領導的參謀和助手，是單位或部門的“綜合信息中心”，辦公室文書處理工作就顯得尤為重要。公文處理是按照規范要求和規定程序進行文書處理的一系列相互關聯銜接有序的工作，也是各級行政機關工作的重要組成部分。它是辦公室工作的一項重要任務，是辦公室人員為領導當參謀和助手的一個重要方面。公文處理工作的優劣直接關系到機關工作的辦事效率，關系到機關的對外形象，關系到政府的威信。它對政府各項工作的順利進展起重要作用。但當前在公文處理中存在一些問題，影響了機關工作效率，給工作帶來負面影響。

關鍵詞：辦公室文書；事務；處理

隨著企業的發展，文書職業特性比以前有了顯著的擴展和強化，工作內容中管理比重逐步增加，專業取向更加明確。辦公室作為中心綜合辦事機構，接觸人多、信息量大、工作要求高，不管是辦文、辦事還是辦會，必須反應快、行動更快。新情況、新問題層出不窮，新業務、新知識不斷增多，要做到提筆能寫、開口能講、遇事能辦，而且還要把小事辦細、急事辦對、難事辦好，這些都決定了一名訓練有素的文書人員不但要有淵博的知識、精湛的能力和過硬的作風，還要具備良好的職業素養。

1 公文處理中存在的主要問題

1.1 文種誤用、亂用

文種誤用、亂用，是目前公文寫作中的普遍現象。原因是黨、人大、國務院三家公文規范不一致。中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）、人大頒發的《人大機關公文處理辦法》、國務院頒發的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》），不僅在文種類別規定上有所不同，而且對同一文種的解釋也不同，這就容易造成公文處理工作的混亂。最常見的是黨、政公文不分；表彰性公文中的命令 決定、通報混淆；告知性公文中的公告、通告、通知、公報亂用；任免性公文中的令、決定、通知誤用等。

1.2 公文處理不及時

《辦法》對公文處理程序和辦理時間均有明確規定，但在收文處理中，不能按規定時限處理文件，致使公文處理遲緩，甚至出現推諉、扯皮、積壓、滯辦等現象，貽誤工作。有些部門對于上級機關交辦的領導批示或批辦文件，沒有建立限時辦結制，而是屢催不辦；有的擬辦意見遲遲不到位，致使文件運轉出現問題；有的沒有找準政策依據或沒有根據實際情況提出辦理意見，出現誤時誤事的現象，給工作帶來負面影響。在發文處理中，因某一環節辦理不時及，導致上級機關研究決策或下級機關貫徹執行的時間太少，也會影響公文效用。

1.3 公文處理程序不嚴肅

有的單位既要承辦外來公文，又要起草下發公文，公文運行多渠道、多頭管理也就不足不奇。《辦法》規定：“公文南文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀?！钡谵k理過程中有些單位不按程序辦事，如簽發不到位，上報文件沒有經單位主要負責人簽發；有的政府部門向下一級政府下發不該下發的文件，甚至內設機構對外正式行文；有的不根據隸屬關系和職權范同越級行文；有的將文件抄送或直送領導個人。如此不按規定處理，致使問題多多：難以形成統一的辦文規范和標準；不利于簡化程序；不便于明確責任；影響工作質量和效率。例如，公文銷毀是一項嚴肅、縝密的工作 無論采用何種方式，都必須執行二人監銷制度，任何人不得私自銷毀公文，而一些單位單人銷毀的現象卻屢屢出現，以致造成重大失密事件，教訓是極其深刻的。

2 辦公室文書日常事務處理技巧

辦公室工作非常重要，文書工作的核心就是為領導服務，這決定了文書工作必須緊跟領導的需要，要高質量地完成崗位職責規定的各項任務，做到在繁忙的工作中不漏事、不誤事，要恰如其分地處理各類事務，保證每一個環節、每一道程序都有條不紊、滴水不漏。

2.1 會熟練地使用和操作辦公自動化系統

運用中油辦公自動化系統，熟練地接收郵件和處理公文，并能分門別類建立已發郵件記錄、打開郵件記錄、公司收文記錄和公司公文記錄等多種文件夾來管理工作中處理的各種文件信息，使工作從雜亂無序走向規范有序，增加處理網上工作的計劃性和條理性，提高工作效率。比如要通知單位近2O個部室幾點開會，通過往各部室發郵件及查看他們的打開郵件記錄，就知道在開會前哪個部室沒接到通知，如果沒接到再打電話，另行通知，極大地減少了工作強度，更加方便、快捷、高效。

2.2 及時處理公司的郵件和公文

隨時點擊機器查看是否有新進來的郵件和公文，及時發現來文，及時處理來文，不壓活，使領導和各部室能在第一時間掌握公司的指令性信息，及時完成公司的工作安排。

2.3 采取備忘提醒法

文書工作非常瑣碎，從接聽電話、接待來訪、會議安排、處理文件、資料檔案管理，到承辦領導交辦的各類事情很容易出錯，因此在工作中我采取備忘提醒法。就是在我收發文件用的電腦桌面上總是放一個自己裝訂的小本本，隨時把從公司收文中的重要通知，記錄在本本上；把領導交辦的事務記錄在本本上；把接聽電話的內容記錄在本本上，按輕重緩急的原則，優先處理重要的急事，暫緩處理一般性或不急的傳閱文件，這樣可避免因瑣事而頻繁地打攪領導。有時接到讓領導參加的會議通知是十幾天后才開會，這樣，雖然已經通知了領導，但由于領導工作繁忙難免會忘記了，我通過小本本上的記錄就可查看到多少號領導要開會已加了重點提醒的記錄，及時的再次提醒領導，使領導能準時參加會議。

2.4 辦公室工作要嚴謹細致

辦公室日復一日重復性、程序性的工作容易使人疲勞懈怠，出現差錯。因此在工作中要牢記“辦公室工作無小事” 的道理，做任何事情之前，最好把每個環節以及可能遇到的各種情況和問題想清楚，在腦子里“過電影”，盡量做到考慮周全，心中有數。對容易出錯和犯過錯誤的地方要及時總結，吸取教訓，避免再犯。比如，由于打印機和復印機卡紙、夾紙等原因，在打印領導講話稿或復印會議材料的時候，出現夾頁、串頁、缺頁或裝訂錯誤，結果忙了半天卻因為這個小差錯而使工作成效大打折扣。我們常說“細節決定成敗”，可見能在繁雜的工作中不出錯也是一種能力和水平。

2.5 文字表達能力是辦公室文書所應具備的能力之一

如果沒有這個能力，起碼不是一個合格的文書。比如有一個通知，讓你發出去，你必須具備這個能力把通知中的時間、地點、要求交待清楚明白。因此，會寫機關公文、總結材料、會議記錄等等，是辦公室文書的基本技能。

總之，公文處理工作是一項多層次、多環節的系統工作，要優質高效地做好這項工作，不論是部門領導還是辦公室人員都要時刻保持高度的責任感、使命感，不斷提高自身的政治修養和專業素養，自覺按公文處理程序辦事，嚴格執行考核制度，把好公文處理中的每一關，以確保公文處理工作正常、有序、高效的運行。