高職院校行政秘書工作淺析

劉蕓

摘 要：在我國高等教育快速發展的背景下，高職院?，F已發展成為教學、管理和科研為一體的比較獨立的個體，目前它在高校的地位也越來越重要。行政秘書是各高職院校中不可或缺的一支團隊，他們是高職院校行政管理層與師生員工間相互溝通的橋梁和紐帶，其工作直接關系到學院行政管理的質量與效能。本文分析了高職院校行政秘書工作的現狀，并提出了對行政秘書工作的改進對策。

關鍵詞：高職院校；行政秘書；工作現狀；對策

行政秘書在高職院校的管理中是必不可缺少的，既是學校教學管理層的參謀和助手，又是管理層與師生間交流的紐帶和橋梁，是管理部門中必不可少的一支力量。需要有良好的文字表達能力，工作效率高，條理性強，具有較強的應變能力，并具有團隊合作精神，對各種情況比較熟悉。行政秘書看似平凡而瑣碎的工作卻起著至關重要的作用，工作以廣而多、雜而亂、細而碎“著稱”，若處理不當，會影響了師生之間的關系和工作效率。因此，通過對高職院校行政秘書工作的現狀進行分析，提出改進的對策，從而更好地開展行政工作。

1 行政秘書的工作職責

1.1 日常行政工作

做好與學校各部門的日常聯系；負責傳文、印文、發文、信件和報刊雜志等工作；負責各種行政文件復印、掃描、打印工作；負責上報各類檔案的校對、呈送和收集管理及保密工作；收發各類文件傳真工作。

1.2 公文辦理工作

負責做好文件主要涉及各類信息資料、來函的保存、回收、清退、銷毀工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦、督辦工作；審核有關文檔的簽署，證明材料，并及時做好歸檔備查工作。

1.3 會務工作

協助領導做好會議安排、會務籌備的工作，包括準備相關材料、發通知、會場會務等；做好公務接待、來人來訪、綜合協調等工作。

1.4 資產管理工作

承擔本部門及會議室各類固定資產和家具管理工作；負責領取、發放、保管各種辦公用品等工作。

2高職院校行政秘書工作現狀分析

2.1 工作任務較多并且繁瑣

高職學院的行政秘書在工作中具有較多的頭緒，工作的范圍涉及面也較廣，每天都有很多工作需要做，不但有各類文件的登記與傳閱需要登記完成，各種會議的通知及各種來電來訪需要接待與處理，另外，還要做好領導交辦的臨時性的工作。與此同時，需要與不同的老師和學生接觸，對他們提出的問題要及時的處理。在實際的工作中有很多工作內容都不在行政秘書的崗位職責范圍內。

2.2 高職院校對行政秘書隊伍建設不夠重視

雖然行政秘書工作具有服務性和輔助性的特征，但是由于很多學院沒有意識到這一工作的重要性，大多不設行政秘書崗位，工作得不到足夠的重視。高職學院行政秘書的工作是非常繁忙的，經常是幾件事放在一起做。不僅是學生還是老師，都要服務于，工作做不好，就會有人投訴，所以，行政秘書不被重視，付出與回報無法形成正比，使得有些行政秘書心生抱怨。

2.3 沒有太多的晉升的機會，外出培訓機會少

高職學院的行政秘書中有很多人并不是學秘書專業，從事行政事務通常不會得到高級的職稱，評到中級職稱就算是到頭了。在實際工作中，高職學院的行政秘書得不到重視與關愛，不具備專業知識的培訓與交流，也沒有明確的職業規劃，對未來也很渺茫。行政秘書平時大都忙于具體事務， 個人學習進修的時間少， 也少有機會外出參觀考察、學習和工作研討， 缺少接受系統性、專業性再教育和職業再培訓的機會。

2.4 學校在對行政秘書利益分配方面存在不合理現象

在校園評定秘書職稱中，往往忽視了秘書的特殊性。對于教師的評定有一套完整的評價體系，通過取得不同的職稱來提高個人收入，得到工作上的滿足。但是行政秘書的評定卻恰恰相反，工作壓力大，項目多且繁雜，工作量巨大也得不到相應的尊重和理解，相對應的工資和升值空間也很難得到，而且這些工作沒有過多的技術性，對職位的要求也不高，導致了工作的創新能力下降。

3 改進高職院校行政秘書工作的對策

3.1 高職院校領導要轉變思想觀念，給行政秘書更多理解與關愛

高職院校領導應樹立“管理是學問，優秀的行政秘書是人才”的理念，認識到行政秘書對提升學院行政管理的重要性，建立合理的評價機制，重視行政秘書隊伍建設，提升個人業務能力培養、完善專業知識、發揮協調能力、強化服務意識，提高工作效率，使行政秘書在高職院校能發揮出積極的作用。

3.2 適當提升行政秘書的職業地位和待遇

高職院校應對現行的分配制度進行適度調整，建立完善合理的薪酬體系與激勵機制，將收入與獎勵向教學第一線傾斜的程度控制在合理、適當的范圍內，逐步縮小教學人員與行政秘書收入的差距，適當提高行政秘書的待遇水平，包括行政待遇和工資待遇。在晉升、評定、培訓等方面要與老師有相同的機會，消除行政秘書在工作中的不穩定感。制定有效的激勵政策，對優秀的行政秘書人員給予適當的獎勵和補助。

3.3 行政秘書人力資源發展規劃問題

制定完善的行政秘書教育培訓計劃，確定培訓流程，明確培訓方式和內容，將行政秘書職業發展列入到高職院校人力資源發展規劃之中。為行政秘書營造良好的職業發展環境和多元化的職業發展路徑，建立高職院校和行政秘書相互促進、相互發展的互動機制。

4 結語

總而言之，我們國家的高職院校在不斷的深化改革，對高職學院的行政秘書也提出越來越高的要求。所以，行政秘書必須從思想觀念上進行轉變，把角色定位明確下來，以服務為宗旨，努力多辦事、辦好事，從多角度、多方面來強化自己，不斷培養自己工作的意識，提升自己工作的能力，同時學校也應該給予相應的支持和激勵，充分調動高職院校行政秘書的工作積極性。作為行政秘書，還要保持樂觀開朗、積極向上的心理，保持刻苦的學習，銳意創新的工作態度，在工作中要踏踏實實，與時俱進，為學校的健康快速的發展貢獻自己的智慧和力量。

參考文獻

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