傳統載體檔案與電子檔案的比較分析

邱玥

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，檔案文件的存儲也發生了很大的變化，各種新類型載體形式層出不窮，從過去的傳統紙質載體到現在的電子載體。相對于傳統載體檔案而言，電子檔案是一個全新的事物，具有與傳統載體檔案不同的特性，因此，科學探討二者的優劣利弊，充分發揮各自在檔案管理上的優勢，對于合理有效地運用現代科學技術和先進設備，推動檔案管理更加科學、安全、系統地向前發展，加速實現檔案管理現代化進程具有重要意義。

關鍵詞：傳統載體；電子檔案；比較

1 傳統檔案和電子檔案利用的特點比較

1.1 傳統檔案和電子檔案利用的特點共性

1.檔案利用需求的社會性與層次性

檔案利用需求的社會性，體現在具有廣泛的社會作用和社會價值。檔案利用需求的社會作用，在于實現信息資源社會共享和促進社會進步的歷史進程中，電子檔案利用與紙質檔案利用都發揮著積極的作用。檔案利用的社會價值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來的工作提供了借鑒。檔案利用需求的層次性體現在利用者所從事的職業不同，需求的檔案信息也不盡相同，有的需求的是一次檔案文獻信息，有的需求二次檔案文獻信息或三次檔案文獻信息。

2.檔案利用需求的多樣性與動態性

電子檔案利用與紙質檔案利用的需求，受其自身的職業、素質和愛好等的不同而顯現出千差萬別。檔案利用者需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系。社會越發展，社會所擁有的職業越多，生活文明程度越高，人們的愛好就會越多，愛好的層次就會越高，也更加多樣化，而檔案利用者需求隨著時間、地點、條件的變化而變化體現了需求的動態性。

3.檔案利用需求的重復性

檔案利用者利用檔案的需求往往不只產生一次，檔案利用者的需求滿足只是相對的、暫時的，原有的需求滿足了，又會產生新的利用需求。只要具備一定的條件，檔案利用需求就會多次重復出現。

1.2 傳統檔案和電子檔案利用的特點差異

1.從傳統檔案和電子檔案的載體方面比較

傳統載體檔案是人們無須依靠特定技術就有可識別檔案的內容，載體、結構形式和檔案的內容一旦形成相互關系后就無法分離，載體、結構形式成為檔案不可分割的重要組成部分。在溫度、濕度相對穩定和適合的情況下，不會變質腐化。因此，在存檔時間方面具有明顯的優勢。

傳統檔案也存在著一些不足。紙質檔案在保存的信息量上很有限，信息表達和傳輸能力也十分有限。檔案的利用具有一定的“獨占性”，一個利用者在利用這件檔案時，其他利用者便無法利用此件檔案，降低了利用效率。紙質檔案堆積需要占用大量的空間。隨著檔案的增多，存放檔案所需要的空間將越來越多。同時，傳統載體的檔案不便于檢索，人工翻找費時費力。

電子檔案存儲載體以磁帶，磁盤，光盤為主要載體，占用空間小，存儲信息容量大，傳輸信息速度快。而且，電子檔案有著很強的備份能力，可以輕松復制為多種形式的存儲方式，在利用者利用時，也不會破壞電子檔案的載體，保護了檔案原件。

但是，電子檔案載體壽命仍需進一步驗證。另外，電子檔案對存儲技術和設備有依賴性，不可單獨存在。人們只有采用這種記錄檔案內容的電腦和設備，進行逆處理還原、輸出，才能識別它的內容。

2.從傳統檔案和電子檔案的安全性方面比較

檔案的安全性包括檔案的載體安全和載體所存儲的內容信息安全。

在載體安全方面，傳統檔案有著明顯的優勢，傳統的紙質檔案信息載體性質穩定，在自然條件下可以存放很多年，在溫度、濕度相對穩定和適宜的情況下，不會變質腐化。在防護技術上，傳統紙質檔案的防護主要是在防霉、防潮、防蛀、防塵、防火、防水、對破損的紙張和擴散的字跡進行修復等方面下工夫。而且這些載體只要避開天災人禍，遵守管理制度和防護的有關要求，就能長期保存。而電子檔案除了以上各點以外還要注意防磁，防強光等。而且在正常地條件下保存地時間相對紙質檔案來說較短。只有通過定期地備份來實現長期保存。而這些備份無疑會產生費用，會增加管理保護的成本。

在載體所存儲的信息安全方面，傳統檔案保存的難度也比電子檔案小得多。對紙質檔案的安全保護實際上就是對其載體的保護，而電子檔案對信息的保護難度卻要大得多。它的安全受其對系統依賴性和系統本身的脆弱性，以及電腦病毒的干擾和影響。在保存檔案信息的同時還要保存檔案載體的信息。同時，檔案的信息是通過計算機的輸入設備錄入進去的，極易被修改或者錄入錯誤，使檔案的內容真實性降低。加上病毒的泛濫，使得電子檔案信息更容易被攻擊，存儲的電子檔案信息也有可能丟失。因此，對于病毒和黑客的防范也是檔案信息安全的重要部分。

3.從傳統檔案和電子檔案的服務方式方面比較

雖然傳統檔案和電子檔案都是現在利用率很高的形式，但是傳統載體檔案與電子檔案的服務方式在服務對象、服務原則等方面仍然有所區別。

1）兩者的服務對象有所不同

傳統檔案館的服務主要是針對本地區、本單位或外單位的利用者，以提供檔案文獻為主，傳統載體檔案對利用者沒有要掌握計算機應用知識和網絡知識的要求和限制，所以傳統載體檔案仍然擁有龐大的用戶群體。

電子檔案通過計算機網絡系統將本館的數據庫信息傳送到用戶終端。通過個人電腦鏈接互聯網登陸該館，就可以成為電子檔案的服務對象。但對服務對象必須加以區分，對不同的服務對象提供不同的服務內容，檔案利用者要通過身份驗證才能夠查閱檔案。

2）兩者的開放原則有所不同

傳統載體檔案不泄密的內容到開放期便可以向社會公眾開放。電子檔案與傳統載體檔案相比，其服務方式多樣，服務手段先進，服務面廣泛。但電子檔案的信息還受時間與密級的限制，不能完全上網。電子檔案的信息也有訪問限制。對于有限制條件的檔案信息，用戶必須按有關規定履行一定的手續才能獲得服務。

2 多元化載體的管理對策

傳統載體檔案和電子檔案都是檔案信息保存的一種形式。由于紙質檔案的真實性能夠得到保證，所以很多利用者還是喜歡利用紙質檔案。而電子檔案作為一種新興的儲存工具也由于其瀏覽方便，使用效率高而受到大家的喜愛。因此，兩者都是不能互相替代的，而且兩者還可以進行有利的互補，對利用率高，檔案質量較為殘破的，具有重要史料價值的檔案進行數字化，充分發揮計算機高速的運算能力和強大的邏輯判斷能力，以及對檔案快速檢索、遠距離傳輸、海量存儲等方面的優點，從而實現檔案信息資源的反復利用和資源共享，以解決日益增長的檔案數量和有限的保管條件之間的矛盾，提高檔案信息資源利用率。而對于存有重要信息資料的電子文檔，如果沒有與其對應的紙質檔案，應該將其紙質化。

盡管近年以來，電子檔案保持著迅猛的增長勢頭，但是紙質檔案有7%左右的速度增長，在一段時間內，要保持著多種載體類型共存的局面，這就要求我們堅持多元化的對策，統籌兼顧，即要保護好紙質檔案的價值，又要發揮電子檔案的利用效率，才能更好地的發揮檔案的文化傳播功能，服務于社會。