高職院校學生檔案管理和利用途徑分析

彭雪琴

摘 要：高職院校學生檔案是學校管理學生的具體依據，同時也是學校培養、教育學生的第一手資料。在學生畢業之后也是各事業單位選用人才的重要依據。對學生自己而言，學生檔案更是每個學生從學校走入社會的成長記錄，所以高職院校在整理保存學生檔案上一定要注意做好學生檔案的開發利用工作，所以本文對相關的管理措施和利用途徑進行了探索。

關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理；利用途徑

高職院校為社會提供了大量的專業技能型人才，高職院校作為培養社會人才的教育基地，學生檔案管理工作非常的重要，但是在實際的工作當中，學生檔案的利用率非常的低，學生檔案重復的歸檔、管理、銷毀。所以如何降低檔案的閑置率，提高檔案的實用性，是一個非常重要的問題，在具體的工作中，如何發揮檔案的管理工作，讓檔案有效的為學校的教學科研發揮作用是亟需解決的問題。

1 高職院校學生檔案的特點

1.1 周期性

高職院校學生檔案具有非常明顯的周期性，學生的檔案隨著高考結束進入高職院校，又隨著學生畢業遷出學校，并且學生在學校期間學制短、流動性非常的強，穩定性很差。

1.2 廣泛性

高職院校學生檔案的內容與其他的檔案相比具有非常大的差異性，學生檔案在具體的內容上不僅包括了學生的基本情況，還包括學生在學校當中接受的教育和院校的管理情況，學生檔案的涉及面非常的廣泛，它和其他的文書檔案相差很大，文書檔案中是不允許有太多的內容出現在同一個案卷當中，但是學生檔案包括了學生在學校的學生成績，獎懲情況以及學籍變動等多個方面。

1.3 綜合性

高職院校在學生檔案管理工作當中需要記錄的內容非常多，學生檔案的內容非常的豐富，學生在學校當中的各種表現以及相關的證明材料，學生的入學情況，在學校的受教育情況和相關資料的變更等等都要有詳細的記錄，學生在學校參加的各種活動以及獲得獎項和學生的思想品德和入黨資料等等都需要有詳細的記錄，對于具體的學生而言，只有把這些情況綜合的記錄分析，才能全面展示學生在學校的學習情況。

1.4 動態性

學生檔案的積累過程是一個動態的發展過程，高職院校對有關學生基本素質發展狀況材料的收集和記載也隨之分階段進行。對于學生的學習成績，我們大多采用一個學年或者一個學期進行一次記錄。如升級、留級；特殊情況則隨時記載，如過失、處分等。學生基本素質在發展變化，學生檔案也在不斷補充和完善。

2 高職院校學生檔案管理中突出存在的問題

2.1 領導重視程度不夠

由于社會的快速發展，高職院校的升學競爭力越來越大，學校的相關領導把重心放在學校的硬件設施建設和學校師資隊伍的建設上，對于學生檔案管理工作沒有太高的重視，在學生檔案管理工作中缺少專門的技術人才，大多數檔案管理人員都是其他崗位的工作人員兼任，所以在具體的工作當中缺少完善的管理機制和必要的檢查監督。

2.2 管理和利用不規范

高職院校的相關領導部門不重視或者漠視學生檔案管理工作，以往的檔案管理制度大都是從其他行業借鑒過來的，缺乏嚴格的與自身發展相匹配的檔案管理制度，因此，現行的檔案管理制度不能適應現在高職院校的發展趨勢，日常的檔案管理工作當中，管理人員無章可依，大量的非工作人員隨意翻閱，涂改學生檔案，造成學生檔案的嚴重損壞和失真，在學生檔案的利用過程當中，由于管理不規范，造成機密信息的泄露等等問題。

2.3 學生檔案材料質量不高

從目前情況來看，學生檔案基本上都是一些主觀性的資料填寫，學校在對這些資料進行認定的時候只是簡單的以上情況屬實或者是同意以上觀點等等，缺少分析性的客觀的評價部分，這就導致高職院校學生檔案在社會上的認同率比較低，特別是在即將畢業的時候，出于就業方面的考慮，學校將學生的處分以及懲罰情況大范圍的撤銷，這就嚴重影響了檔案的真實性，導致學生檔案的利用率大大降低。

2.4 學生檔案利用價值普遍偏低

學生檔案伴隨著學生的一生，因為學生檔案具有著原始性和真實性，但是在高職院校當中，學生不能接觸自己的檔案，學生檔案信息也一直存放在檔案管理室中，學生檔案只藏不用，這就導致學生檔案的利用率非常的低，學生檔案的優勢和價值無法顯現出來。

3 高職院校學生檔案管理和利用的有效途徑

3.1 提高素質，強化檔案管理意識

任何工作只有從人的思想意識上徹底的重視，才能真正有效的提高工作質量，高職院校的學生檔案管理情況要想改善，首先要從領導層真正的重視學生檔案管理工作，領導層重視檔案管理工作，并且有意識的不斷對相關的工作管理人員進行業務培訓，強化其工作意識，培養工作人員的計算機能力，使相關的工作人員盡快掌握網絡化技術，盡可能的提供業務交流學習活動，增強工作人員的業務能力。

3.2 完善制度，規范檔案管理利用

高職院校應該根據自身的實際情況以及學生檔案的使用情況制定適合自己院校的檔案管理工作制度，徹底的改變檔案管理只藏不用的原則，保證學生檔案能夠得到合理有效的利用，由于原有的學生檔案管理制度不夠完善，這就需要相關的檔案管理工作人員及時的發現問題并且努力尋找相關的改善措施。

3.3 豐富檔案內容，提高檔案利用價值

高職院校的社會職能是為社會培養專業技能型人才，所以在教學特點上非常的重視學生的實際動手能力，這樣在整理學生檔案的時候學校也應該注意更多的去搜集學生的各種技能證書以及參加活動的榮譽獎勵，在學生求學期間，嚴格客觀的記錄學生在學校的一舉一動，包括學生因何種錯誤受到何種處分，以及在隨后的學習當中通過自己的努力讓學校撤銷相關處分等等，這些都需要如實的記錄，因為這樣一方面反映了學生最為真實的成長記錄，另一方面也對其他學生有警醒作用，通過記錄學生在學校的全方位情況，如實反映學生的成長歷程，豐富學生檔案，這樣在學生畢業之后，社會各單位也能從檔案當中看到最為真實的學生情況，為社會提供最為真實的選材依據。

3.4 加快檔案數字化、信息化建設

隨著大數據時代的到來，高職院校的學生檔案數字化建設和信息化建設顯得更加的重要，開發并且提供網上查詢系統，讓學生能夠及時掌握自己的檔案信息，學生畢業之后各單位在錄用人才的時候查詢信息更加的方便快捷。對學生檔案的信息化管理是未來的發展方向，也是檔案管理的必由之路，信息化檔案建設必將成為以后檔案管理的主體。

4 結語

綜上所述，學生檔案是學生信息的最為直觀真實的呈現，從事檔案管理工作的人員必須要有強烈的責任心和社會責任感，嚴格遵循相關的檔案管理規定，認真做好檔案管理工作，，為高職院校的檔案管理工作和檔案利用工作貢獻自己的力量。

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