如何做好高校基層檔案工作

摘 要：本文分析了高校基層檔案工作中存在的問題，提出相應的解決方法，以便使檔案工作更好地服務于教學科研管理工作。

關鍵詞：檔案管理；問題

高校的檔案是國家重要的信息資源，真實記載了高校發展的歷史過程，是辦學歷史、辦學特色的積淀，是高校管理工作的重要組成部分，也是衡量高校教育質量和管理水平的重要標志。高校基層檔案管理工作，是高校檔案管理工作的基礎和有機組成部分。加強基層檔案管理，不斷推進檔案人才隊伍建設和檔案信息化建設工作，才能有效地服務高校教學科研管理工作。

1 高校基層檔案管理工作中存在的主要問題

高校基層檔案管理工作是一項長期、細致和科學的管理工作，基層檔案管理工作一般由高校院系辦公室承擔，檔案管理人員相當一部分是兼職。檔案管理與日常工作中存在一些問題：

1.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

基層單位缺乏對檔案工作重要性的認識，沒有充分認識到基層檔案管理工作是高等學校檔案管理工作的重要基礎，同時日常工作中沒有把檔案管理納入基層工作統籌管理之中，沒有為基層檔案管理營造良好的工作環境。機構設置與人員配備不到位，基本上沒有專職檔案管理人員，兼職檔案管理員缺乏必要的檔案管理培訓和教育且崗位調動頻繁。

1.2 檔案資料收集中的問題

基層檔案收集工作不及時，主要是基層檔案管理人員一般都身兼多職、工作繁雜，工作中不能分階段及時收集相關材料，工作結束后產生的各種文件材料不能及時整理歸檔，比如在持續時間較長的基建項目和科研項目檔案收集工作中，極易出現資料收集不全、遺失等現象。最終基層檔案室將收集不完整的歸檔材料上交高校檔案館（室），久而久之，就會造成高校檔案整體殘缺不全。基層檔案管理人員基本上都不是檔案專業出身，再加上有些基層單位沒有明確的收集歸檔范圍和要求，在檔案收集過程中，往往針對性不強，一些重大活動的聲像資料、電子檔案往往會被忽略；有些專項活動中其他相關單位形成的通知、計劃、決定和報告等材料，有時會收集不全，造成重要資料不能歸檔。

1.3 檔案交接工作中存在的問題

歸檔材料眾多且形式多樣，有紙質的、電子的、聲像的和實物的，一般紙質材料都有明確的歸檔管理辦法，但對聲像檔案、電子檔案和實物檔案的歸檔管理，基層單位一般沒有明確的管理辦法或要求。基層檔案管理人員缺乏檔案管理專業知識，往往在工作中摸索一套自己的檔案管理方法，但這不一定適用于下一任管理者，不同的方法，不同的思路，有時會出現同類檔案資料歸檔類別不同，組卷混亂的現象。同時，在檔案交接過程中，由于領導對檔案工作不重視，監管不嚴，有時交接手續不全，有時甚至不交接，從而使檔案工作出現前后脫節，斷檔或丟檔現象，造成不可挽回的后果。

1.4 檔案信息化建設工作滯后

高校辦公系統自動化程度較高，計算機及網絡技術在日常管理中廣泛應用，基本上實現了無紙辦公。檔案信息化建設的目標主要是利用信息技術提高檔案的現代化管理水平，實現檔案數字化、網絡化管理與服務。但高校基層單位對檔案工作整體投入仍然不足，主要是信息化建設的資金投入和相關人才儲備不足。目前相當一部分基層檔案管理工作仍然采用手工收集加工，不能實現自動檢索應用，檔案的收集整理和開發利用之間還不能形成良好的循環和互動，高校檔案管理整體水平難以從根本上實現提升。

2 如何做好高校基層檔案管理工作

2.1 增強檔案意識

基層檔案專兼職管理人員要牢固樹立“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的理念，不斷提高對檔案工作重要性的認識。大力加強《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》及檔案工作重要性的宣傳力度，積極宣傳利用檔案解決重大問題，并產生較大效益的案例。通過各種形式切實加強基層教職員工的檔案意識，切實增強做好新時期檔案工作的責任感和使命感，努力創造檔案工作的良好氛圍，不斷推進基層檔案工作的可持續發展。

2.2 加強檔案隊伍建設

基層單位要配齊配全一定數量的專兼職檔案工作人員，確保其相對穩定，保證檔案工作正常持續開展。采取專家輔導、參觀學習等形式，加強對高校基層檔案人員的業務培訓和經驗交流，不斷提高其業務素質。對檔案工作成績突出的單位和個人，及時給予表彰和獎勵，提高檔案工作者的待遇和地位，樹立檔案工作的榮譽感，保持檔案工作可持續發展的人才充足。

2.3 規范檔案管理制度

進一步建立健全檔案工作的崗位責任制度、檔案工作管理制度、檔案借查閱制度、立卷歸檔制度等，強化制度建設。明確電子檔案、聲像檔案、實物檔案的管理方法和標準，加大在移交接收檔案方面的監管。檔案工作要納入基層單位崗位責任制和年度考核中，嚴格執行檔案管理獎勵與處罰制度，確保檔案工作發展有一個良好的環境。

2.4 加強檔案工作信息化建設

把檔案信息化建設納入高等學校信息化建設總體規劃，制定檔案信息化建設實施方案，加快推進以計算機網絡設備和數據庫為核心的檔案信息化基礎設施建設。加強檔案信息網站建設，優化欄目設置，及時更新內容，完善技術支撐，開展網上服務、在線服務、遠程服務。建立與國內同類院校檔案信息網站的互聯互通，最大程度地實現信息資源共享。抓緊做好原有紙質或其他傳統載體檔案的數字化工作，建立完備的目錄信息數據庫和功能齊全的檔案信息資源數據庫，確保數字檔案信息格式統一，數據規范。加強信息安全保障系統建設，確保檔案信息安全。

參考文獻

[1]劉俊.對高校合并后檔案管理的思考. 湖北廣播電視大學學報，2011.2

[2]周繼娥.淺談基層檔案管理工作現狀及工作對策. 法制與經濟，2011.4

[3]林曉娟.檔案管理的信息化建設. 信息技術，2012.7

作者簡介

張鐵（1977-），女，河北省廊坊市人，河北省廊坊市武警學院維和培訓部副教授，主要研究方向：圖書館學。