事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設面臨的問題與對策研究

摘 要：隨著中國經濟的迅猛發(fā)展和社會的變革，檔案數(shù)字化已經成為了未來發(fā)展的趨勢。所以，對于事業(yè)單位來說，不斷開展和完善數(shù)字化的檔案建設是十分重要的工作之一。但是，由于事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設起步較晚，在構建和發(fā)展的過程之中難免會遇到問題。筆者在這個基礎之上，對于事業(yè)單位檔案數(shù)字化進程中面臨的問題進行了綜合性的整理和分析，試圖能夠從中找出解決的對策，以促進事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；問題；對策

事業(yè)單位的檔案包含了人才的選撥、業(yè)績的考核等諸多信息，傳統(tǒng)的管理模式已不能充分發(fā)揮人才資源共享、優(yōu)勢共享等信息共享；另外，數(shù)字化的檔案建設能夠在查詢信息的時候更加方便及時，有利于工作的順利進行和開展。因此，建立事業(yè)單位檔案數(shù)字化對于提高事業(yè)單位的工作效率具有十分重要的意義。就目前而言，大多省、市級事業(yè)單位都建立起了自己的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，而縣級事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設起步較晚，發(fā)展相對滯后，大多數(shù)單位仍然沿用原有的傳統(tǒng)的數(shù)字化模式。事業(yè)單位的數(shù)字化檔案建設的進一步普及和完善還需要做出很大的努力。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化面臨的問題

1.1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設沒有引起足夠重視

檔案數(shù)字化建設對于事業(yè)單位的重要性剛才我們已經提過，它不僅可以提高工作人員查詢信息的速度，還可以對于重要的機密文件進行封閉性保存，有利于原件的保存和信息的保密。但是在很多事業(yè)單位，檔案數(shù)字化并沒有引起足夠的重視，在檔案數(shù)字化建設中并未投入足夠的精力，導致很多事業(yè)單位雖然擁有數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，但是發(fā)展卻并不完善，甚至沒有充分地被利用起來等諸多問題。這樣一來，很多事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理形同虛設，很多檔案未及時的分門別類，管理工作相對滯后，沒有實現(xiàn)及時地更新信息，這是目前在檔案數(shù)字化的過程中很多事業(yè)單位存在的問題之一。

1.2 事業(yè)單位的檔案管理人員素質不夠

一個單位發(fā)展的好壞，在很大的程度之上取決于工作人員所持有的態(tài)度和應該具備的專業(yè)水平。但是在事業(yè)單位中，檔案管理人員對于工作的認知不到位，對待工作的態(tài)度不夠端正，進取心不強，在工作態(tài)度上存在著應付了事的心態(tài)。對于信息的發(fā)布和更新不夠及時，也不能及時的對檔案進行分類整理，更缺少發(fā)現(xiàn)問題的耐心和細心。工作人員的這種消極的工作態(tài)度也在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案數(shù)字化的發(fā)展。另一個方面，隨著辦公自動化的普及，對檔案管理人員的管理技術也提出了新的要求，檔案管理人員除了會傳統(tǒng)的手工整理檔案外，還要學會利用現(xiàn)代化的手段對檔案進行管理。但在實際工作中，檔案工作也大多停留在手工管理階段，不利于檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。

1.3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方式過于傳統(tǒng)

檔案數(shù)字化的工作是一項技術含量比較高的工作，相比較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，它在管理的方式的要求更加規(guī)范，在技術層面上也更加精準。在事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的過程之中，要求檔案管理人員對于電腦掃描技術、流程、方式、色彩模式等等都要有良好的掌握。要求事業(yè)單位以更加智能的模式進行檔案管理工作。但是，就目前而言，很多事業(yè)單位并沒有跟上時代進步的潮流，還在沿用2005年國家檔案局發(fā)布的《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》是紙質檔案數(shù)字化的標準，很多事業(yè)單位并沒有根據(jù)自身的實際情況制定相應的標準和管理制度，這樣就導致很多事業(yè)單位的管理制度已經遠遠落后于現(xiàn)有的技術水平。致使事業(yè)單位檔案數(shù)字化的進程緩慢。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設優(yōu)化策略

2.1 加強重視程度，調配硬件設施

事業(yè)單位進行檔案數(shù)字化的最終目標是能夠提高事業(yè)單位的工作效率，縮短辦事的日程，增強部門辦事的能力。所以，要想實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的順利發(fā)展，首先事業(yè)單位的決策部門要提高對于檔案數(shù)字化的重視程度，把檔案數(shù)字化建設工作盡早提上日程，將其納入到事業(yè)單位長久的發(fā)展規(guī)劃之中，明確各個管理人員在檔案數(shù)字化建設過程之中應該肩負起的責任，把責任明確到個人，充分調動起每一個人對于檔案數(shù)字化建設的積極性。另外，除了在明確檔案管理人員的職責之外，還要在檔案數(shù)字化建設的資金和硬件設施上給予足夠的支持。事業(yè)單位要設立檔案建設專項基金，用于檔案數(shù)字化建設，并把每年檔案數(shù)字化建設所需要的費用列入年度經費預算之中，保證檔案數(shù)字化建設的后續(xù)發(fā)展。同時要為事業(yè)單位的檔案管理部門配備配置合理的計算機、掃描儀和各項工作必備的設施，并根據(jù)需要進行更新?lián)Q代和最新優(yōu)化升級，使之完全符合檔案數(shù)字化工作的需要。檔案管理部門要多與領導溝通協(xié)商，爭取支持，這樣才能更好的保證事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設的長足發(fā)展。

2.2 強化人才建設，培養(yǎng)專業(yè)能力

21世紀是人才發(fā)展的時代，作為事業(yè)單位而言，人才的培養(yǎng)對其檔案數(shù)字化的發(fā)展是十分重要的。高素質的人才是其順利開展工作的必要保證。所以，要想實現(xiàn)良好的檔案數(shù)字化建設，首先必須要引進高技術人才來對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理進行指導，組織培訓檔案工作人員學習目前最為先進的檔案數(shù)字化技術。其次，在檔案管理人員不夠的情況下，應盡量從別的部門抽調計算機水平相對較高或具有一定檔案管理能力的專業(yè)技術人員進行幫忙，杜絕社會招聘和兼職人員，要術業(yè)有專攻。最后，作為檔案管理人員，一定要認可和喜歡自己所從事的行業(yè)，不斷調整心態(tài)，端正工作態(tài)度，積極學習專業(yè)的檔案知識，不斷豐富自己的計算機和多媒體技術的使用和掌握技巧。通過外出學習、業(yè)務交流、專業(yè)培訓、自學等方式不斷優(yōu)化自己的檔案數(shù)字化相關知識和技術，努力把自己培養(yǎng)成為一名擁有專業(yè)知識和技術的專業(yè)型人才，并結合工作實際，把這些知識運用到實際工作之中，不斷提高自己的工作能力，為更好地開展事業(yè)單位檔案數(shù)字化的建設工作服務。

2.3 完善管理制度，確保信息安全

每個事業(yè)單位都有自己各自不同的特點，現(xiàn)有的檔案管理制度并不是適用于每一個事業(yè)單位。所以，事業(yè)單位要想在檔案數(shù)字化上取得成績，就要根據(jù)自身單位的特征，立足于本單位的發(fā)展現(xiàn)狀，制定一個適合本單位發(fā)展的檔案數(shù)字化的管理制度。一個好的檔案管理制度不僅必須確保本單位的高效辦公，還要能夠確保工作制度、檔案使用制度、以及檔案保密機制、網絡檔案使用安全機制等能夠相互聯(lián)系、熔于一爐，進而實現(xiàn)檔案建設文檔一體化。另外，規(guī)范管理制度要在信息安全上下功夫，檔案的信息安全是檔案數(shù)字化管理的核心所在，只有充分保證檔案信息的安全，才能發(fā)揮出檔案數(shù)字化的最大意義。事業(yè)單位要不斷優(yōu)化自己的檔案管理系統(tǒng)，做好系統(tǒng)的維護工作，避免信息被非法分子竊取、惡意篡改，防止機密文件丟失，真正地保障檔案信息安全。

3 結語

當今已經進入到新媒體時代，在高速、便捷的網絡背景之下，事業(yè)單位也要緊跟時代發(fā)展的潮流，滿足新時期媒體信息的新要求，擺脫傳統(tǒng)的紙質檔案管理繁瑣復雜的弊端，不斷提高事業(yè)單位的工作效率，提高檔案管理的價值。通過研究，我們可以總結出事業(yè)單位數(shù)字化管理發(fā)展中存在重視程度不夠、人員素質不足、管理規(guī)定不合理等問題，就要在實際的發(fā)展過程之中不斷創(chuàng)新進取，針對問題采取不同的對策，通過調配硬件設施、提高專業(yè)能力、優(yōu)化管理制度的方式來解決問題，這樣才能促進事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的發(fā)展和完善。

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作者簡介

王梅（1979-），女，陜西戶縣，大專，事業(yè)單位檔案類，助理館員，西安市戶縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保養(yǎng)基金管理中心。