談電子檔案的保護與整理工作

郭仲陽

隨著計算機的廣泛應(yīng)用和辦公自動化的實現(xiàn)，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?電子文件的誕生標(biāo)志著檔案開始發(fā)展到一個新的階段——電子檔案階段。信息技術(shù)融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化后，最大限度的利用了檔案資料，產(chǎn)生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術(shù)產(chǎn)物一樣，從出生時起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問題、原始性問題、保密性問題等等。隨著國際社會對個人資料的保護，電子檔案所涉及的個人的權(quán)利問題成為一個十分敏感的法律問題，這個問題在我國的檔案管理中更是突出。

1 電子檔案的整理

目前 ，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于 計算 機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入 網(wǎng)絡(luò) ，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。

2、 科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A.基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B.設(shè)備檔案。 企業(yè) 引進技術(shù)和購置各種設(shè)備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向 發(fā)展 ，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件 內(nèi)容 說明和注意事項。

3、會計電子文件整理

A.工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。

B.賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

2 電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1、軟磁盤的保護

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接 影響 到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。 目前 市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24℃。

D、加強病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強 計算 機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護

A.規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

B.保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對濕度40%-65%。

C.注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。

3 電子檔案中個人資料保護的原則

個人資料保護得到立法的支持后，很快形成了一些原則：

1、限制收集原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，對個人資料的收集原則上應(yīng)加以限制；資料的收集應(yīng)有法律上的依據(jù)或當(dāng)事人的同意。

2、資料完整正確原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，收集、處理、保存和利用的個人資料應(yīng)是關(guān)于個人的某一方面的完整的信息，資料的內(nèi)容反映資料本人當(dāng)前的而不是過去的實際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。

3、目的明確原則。收集個人資料應(yīng)基于特定目的，目的應(yīng)當(dāng)是合法的；利用個人資料原則上應(yīng)與收集時的目的相一致；只有在為維護自身重要利益、社會公益或經(jīng)資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時的目的。

4、利用限制原則。個人資料的利用除法律規(guī)定和經(jīng)當(dāng)事人同意外，不得為收集時目的以外的利用。

5、安全原則。收集、處理、保存和利用個人資料的主體應(yīng)當(dāng)盡謹(jǐn)慎小心之注意義務(wù)，采取各種可能的措施保證個人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險。

6、本人參與原則。本原則是指個人資料本人對其個人資料得依法進行支配和控制的權(quán)利，與個人資料相關(guān)的其他主體負(fù)有不干預(yù)權(quán)利人實現(xiàn)其權(quán)利的義務(wù)。

7、公開原則。這一原則是指收集個人資料應(yīng)當(dāng)公開，不應(yīng)秘密進行。收集方式、方法、程序、個人資料目錄等內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公之于眾。這里需要指出的是，公開的信息不應(yīng)包括個人資料的內(nèi)容，這里的公開主要是為了使個人資料本人知道何人于何時在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個人資料。

上述這些原則的主要任務(wù)在于保障資料本人對其個人資料依法進行支配和控制，從而保護資料本人的存在于個人資料上的人格利益。