重點工程檔案管理的幾點體會

陳久麗

摘 要：重點工程的建設對城市的發展有著重要的意義，是城市提高設施功能、促進經濟的主要手段。因此，相關部門要加強對重點工程檔案的管理，促進重點工程項目建設的有序開展。鑒于此，本文將針對重點工程檔案管理中存在的問題，提出加強檔案管理工作的新思路，以期為當前的檔案管理工作提供一些借鑒和參考。

關鍵詞：重點工程；檔案管理；檔案驗收

重點工程檔案的管理對工程項目的開發工作有著重要的意義，它能夠準確反映施工單位在施工過程中的真實情況，為日后項目的驗收和維修工作提供重要的保障。因此，施工單位要重視對工程檔案的管理，積極研究管理工程檔案的辦法。

1 重點工程檔案管理尚存的問題

現實中，部分城建檔案管理部門對重點工程的檔案管理工作較為忽視，檔案管理過程中存在許多明顯的缺陷，這主要有以下幾個方面的原因：

一是領導層對城建檔案管理的意識較弱，城建工作普遍呈現出“重建設、輕檔案”的情況。同時，城建指揮部在進行重點工程項目建設時，并沒有制定出一套詳細規范的檔案管理工作明細，這使得大部分的資料被滯留在承辦施工隊的手中，給后期檔案的歸檔工作造成了極大的阻礙。另外，許多領導的檔案管理意識較差，在任上沒有整理資料的習慣，離任后也沒有及時將資料交接給相關人員，這使得重點工程檔案管理工作始終沒有進一步的發展。

二是大型建設工程竣工資料收集困難。與其他普通項目相比，重點工程的竣工資料收集難度較大。這主要是因為重點工程的施工普遍存在“先建設，后報建”的情況，且項目完工后也沒有及時備案，甚至有部分項目到最后不了了之，使得工程項目資料的收集渠道無法暢通，給后期檔案的歸檔工作帶來了較大的阻礙。

三是從事檔案管理工作的人員素質參差不齊。許多檔案管理人員都不是檔案管理專業出身，沒有強有力的專業知識儲備。并且，目前工程上的檔案管理工作多數是由施工人員臨時兼職完成，這些兼職人員也沒有豐富的檔案管理經驗，導致檔案資料時常出現遺漏、失真等情況，給重點工程檔案管理工作帶來了極大的困難。

2 重點工程檔案管理的幾點體會

重點工程檔案是對工程項目建設的記錄資料，是有關部門驗收、審查的重要參考依據。因此，加強重點工程檔案管理有著重要的意義，提高重點檔案管理工作水平的方法有以下幾點：

（一）加強對檔案管理重要性的認識

由于長期受到“重建設，輕檔案”思想的影響，許多檔案館管理人員并沒有足夠強的管理意識，存在施工項目檔案混亂，記錄不明確的現象，對項目后續的管理工作帶來了極大的阻礙。因此，有關職能部門的領導層首先要改變原有的管理觀念，正確認識到檔案管理工作的重要性。其次要定期對城建檔案管理人員進行思想教育和知識宣傳，強調檔案管理的重要性，使管理人員深刻意識到自己的工作責任，營造良好的檔案管理工作氛圍，從而為城建管理工作做出更大的貢獻。

（二）加強檔案前期管理

做好檔案前期管理工作能夠對施工合同上的條例進行有效的監管，從而減少工程項目在建設過程中出現問題。因此，有關部門要加強對檔案的前期管理工作，應做到以下幾點：綜合檔案室要及時與工程建設部門進行溝通，確定工程竣工檔案的歸檔時間和具體要求，確保工程建設部門在建設初期就意識到竣工檔案的重要性，并引起重視。其次，在工程項目正式開工后，綜合檔案室要對施工單位及監理部門的資料人員進行統一的培訓，明確每個部門的工作任務和職責，為后期大宗資料的整理工作打下良好的基礎，確保工程竣工資料的歸檔效率和質量。

（三）加強檔案收集管理

目前，多數重點工程項目竣工后，檔案驗收是由建設單位、監理和檔案部門共同完成的，這種驗收方法比較粗糙，不適合大型項目的檔案驗收工作。因此，有關部門要在原先的基礎上對驗收方法進行完善和細化，如下文所列：

1.根據國家制定的工程驗收方法，結合相關施工企業的實際情況，制定檔案管理和驗收的具體規定。

2.在移交竣工資料時，相關部門要對資料員不正規的操作進行細心的指導和糾正。對于那些不符合檔案管理要求的資料，有關部門要退回并要求修改，直到施工單位的資料員將資料整理到符合要求再接收。同時，要對督促一些資料員及時移交漏交的竣工資料，防止檔案遺失。

3.定期對部門內的檔案管理人員進行培訓，告知管理人員竣工資料收集的范圍和組卷規范，從而提高檔案管理人員的從業素質，加強對重點項目檔案的管理。

4.在檔案移交期間，審核部門應要求施工企業的檔案管理人員進行就地組卷，從而有效避免組卷過程中出現的問題，提高檔案移交的效率。

5.為了提高對竣工資料檔案的移交工作質量，防止資料的缺漏，各個作業部的人員要在竣工資料驗收資料上簽字，對移交工作負責。

6.監理單位在對竣工資料進行審核簽字后，應將資料交到檔案室進行妥善保管，并建立三級目錄，方便人員資料的查閱。

（四）完善監管考核機制

強有效的監督考核機制能夠有效減少違規檔案管理工作現象的發生，提高檔案管理工作的效率。因此，檔案館要及時完善監督考核機制，這就要求檔案館要做到以下幾點：

一是加強與職能部門的溝通。城建檔案館要積極與財政評審和審計等職能部門溝通，得到他們對檔案管理工作的重視和支持。并且積極在工程竣工的關鍵節點介入，對一些重要工程段和隱蔽工程段進行考察，一旦發現問題，及時督促施工單位參與補救。

二是定期對代建單位和參建單位進行考核。這種做法有利于有關部門及發現工程建設處出現的問題并及時進行整治，從而更好的做好重點工程項目管理工作，保障城建項目的順利完成。

（五）提高工作人員綜合素質

資料管理人員的專業技術和職業素養對檔案管理效能影響重大，甚至將導致重點工程項目的資料收集出現失真或是遺漏，嚴重影響項目的驗收，從而給城市建設帶來了不利影響。因此，有關部門要加強人才隊伍的建設，緊緊抓住“培養人才，提高人才素質”這條主線，摒棄陳舊的人力資源管理思想，大膽培養年輕干部，調動人才的積極性。同時，相關部門還要對材料人員進行統一培訓，每年都應對材料人員進行考核，不斷提高資料人員的專業素質。并且，對于那些在工程建設檔案中弄虛作假的資料人員進行嚴厲懲罰，將其不良行為記錄在案，甚至撤銷其崗位證書，以確保工作人員的高素質，從而更好地推進城建檔案工作發展。

3 結語

重點工程檔案的管理工作不僅能保證工程項目的有序進行，還能促進城建檔案工作的發展，城建檔案館要打破原先陳舊的檔案管理工作辦法，提高工作人員公關能力，善于運用公共關系，從而促進城建檔案工作的快速發展。

參考文獻

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