設備檔案管理中存在的問題及解決對策

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，無論是各大高校、企業還是醫院，其設備檔案管理工作都起著至關重要的作用。然而，設備檔案的管理問題卻沒有得到廣大領導的足夠重視，檔案管理者的綜合素質不高，設備檔案管理的一些規章制度也沒有得到足夠的完善，這也使得檔案管理中存在的問題比較嚴重。本文對企業設備檔案管理中存在的一些問題進行分析并提出解決對策。

關鍵詞：設備；檔案管理；檔案管理人員；存在問題；解決對策

一個企業的輝煌與否雖然與它所獲得的經濟效益成正比，但是若要看這個企業是否有良好的發展前景，就要看這個企業能否做好其內部的協調工作。企業的日常運作離不開設備的運轉，因此，設備管理者必須特別注意設備的日常存放與更新維護。檔案的管理也是一樣，管理好企業內部員工的個人檔案，是檔案管理者必備的素質。所以，只有將企業的檔案管理工作做好，才能使企業的設備以及員工檔案得到正確地利用，從而有效地協調企業內部的管理工作，促進企業能夠更好地發展。

1 設備檔案管理中存在的問題

1.1 企業領導對設備檔案的管理不夠重視

許多企業領導在對設備檔案的管理上存在著一個誤區，他們認為檔案管理工作只是負責存放保管企業的一些資料以及員工的檔案，只要將檔案進行安全保管做到不丟失、不泄密就可以了，這個想法過于陳舊片面，這也導致了企業內部檔案利用率不高，甚至使檔案造成損毀，使企業的內部資源不能得到有效地利用，不利于企業管理內部的協調工作。

1.2 設備檔案管理制度不夠完善與規范

設備檔案管理缺乏完善的管理制度，不能有效地約束檔案管理人員的行為，導致一部分檔案不能及時有效地整理，造成了檔案的丟失，使檔案不能得到有效地利用，不利于體現檔案的真實性與有效性。

1.3 大多數設備檔案管理人員的綜合素質不高

在我國絕大多數企業中，設備檔案管理人員都沒有得到過專業的技能培訓，檔案管理人員的素質整體不高，文化水平參差不齊，檔案管理者的專業知識以及管理經驗都不夠豐富，這也導致無論是企業領導還是管理者本身都認為設備檔案管理是一項非常簡單的工作，因此企業領導也忽略了對檔案管理者的專業綜合素質培訓，這也是我國企業檔案管理者素質普遍不高的原因之一。

2 解決問題的對策

2.1 企業領導應該提高設備檔案管理的意識

作為企業領導，首先應該充分認識到設備檔案管理在企業日常運作當中的重要意義，提高設備檔案管理的意識，加強對檔案管理工作的宣傳力度，以身作則，積極地投入到設備檔案的管理工作中去，同時對檔案的規格質量提出嚴格的要求，有效地組織協調各個部門積極參與設備檔案的管理工作。作為檔案管理者，應該從自身的角度去掌握有關檔案管理的知識，對工作有著積極的熱情與向上的心態，認真對待工作，按照上級領導的要求認真完成工作任務，使檔案能夠及時有效地得到歸納整理和分類保管，從而使檔案得到充分有效的利用。

2.2 建立完善的設備檔案管理機制

俗話說得好：“無規矩不成方圓。”完善的規章制度是檔案能夠得到有效管理的重要基礎。所以從根本上必須建立完善的設備檔案管理機制，這樣才可以有效地制約住檔案管理人員，從而實現檔案管理的規范化。比如，為提高檔案管理者的工作熱情，建立獎懲制度，在規定時間內能認真完成任務的人，給予一定的物質獎勵，而那些自由散漫并在工作中有重大疏忽的人給予懲罰，做到賞罰分明，有效地約束檔案管理人員的行為，從而體現出獎懲制度的絕對權威。

2.3 提高設備檔案管理的信息化水平

由于設備檔案管理在各大企業中沒有得到足夠的重視，所以當今很多發達的科技手段并沒有應用其中，很多企業的檔案管理還是運用手工抄錄的方式，這不僅加大了檔案管理員的工作量，也不能有效地進行檔案設備的管理，不利于檔案信息的收集與檢索。另外，人工保管設備檔案，很可能會造成檔案發霉、破損等情況的發生，甚至還會導致個別檔案無法使用，使檔案無法得到有效地利用。所以企業應合理有效地運用現代化技術手段來保管電子檔案，做好備份的儲存工作。

2.4 使檔案的管理功能得到進一步的修正和完善

在企業追尋經濟效益的同時一定不能忽略設備檔案的管理功能，所以企業應該對檔案管理功能進行精準的定位，以企業能夠長遠建設并獲得較多的經濟利益為目標，強化設備檔案的管理功能，完善企業的設備設施，實現設備檔案的規范化，提高設備檔案的質量，從而使企業更能符合日后發展的目標要求。

2.5 對設備檔案的存放和管理進行定期的更新維護和檢查

對于無法以電子版形式存放的設備以及檔案，企業的管理者應該統一設立專門的存放庫房，并對這些庫房進行定期的打掃與檢查，同時對存放的設備進行定期的維護與更新，防止所存放的設備檔案由于時間問題出現破損。

3 結論

隨著高科技的普及與社會生產力的提高。企業的設備檔案管理在其日常運作的過程中扮演著重要角色。所以，筆者認為最重要的一點就是要提高各大領導對設備檔案管理的重視，這樣檔案管理部門才能更深一步地去了解設備檔案管理中存在的問題，然后再通過建立系統完善的設備檔案管理機制，建立相應的獎懲制度，提高檔案管理的信息化水平，完善設備檔案管理功能，從根本上解決我國大部分企業設備檔案管理中存在的問題。

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作者簡介

姜曉玲（1968-），安徽合肥人、畢業于安徽醫科大學，護理專業，現供職于安徽省產品質量監督檢驗研究院、中級，研究方向：檔案管理。